Windows PCを設定していると、「Microsoftアカウント」という言葉が何度も出てきます。

個人用アカウントと会社で管理するMicrosoft 365アカウントを混同すると、PC入替や退職時に会社が管理できなくなることがあります。

Contents
  1. 個人用と会社用を分けて考える
  2. 誰が管理者かを決める
  3. PC初期設定の手順を統一する
  4. Microsoft 365アカウントとWindowsログインの関係を整理する
  5. MFAを設定する
  6. スマホ変更・紛失時の復旧を決める
  7. 管理者アカウントを通常利用しない
  8. 退職時はアカウント停止前にデータを確認する
  9. ライセンス解除まで行う
  10. PC返却とアカウント処理を一つのチェックリストにする
  11. 個人アカウントへ会社データを寄せすぎない
  12. メール移行を考えると、アカウントの役割分担が一気に重要になります
  13. まとめ

個人用と会社用を分けて考える

会社PCでは、会社として管理・停止・復旧できるアカウントを基本にします。

誰が管理者かを決める

社員本人しか復旧できない状態にしないよう、管理者体制を作ります。

PC初期設定の手順を統一する

端末ごとに個人アカウント・会社アカウントが混在するとサポートが難しくなります。

Microsoft 365アカウントとWindowsログインの関係を整理する

会社の環境でどのアカウントを何に使うか、総務・IT側で説明できる状態にします。

MFAを設定する

パスワードだけに依存せず、会社ルールに沿って多要素認証を使います。

スマホ変更・紛失時の復旧を決める

認証アプリを使う場合、端末交換時に管理者がどう支援するか手順を用意します。

管理者アカウントを通常利用しない

日常メール・Web閲覧と管理作業を分けます。

退職時はアカウント停止前にデータを確認する

メール、OneDrive、共有ファイルなど引継ぎ対象を確認します。

ライセンス解除まで行う

ログイン停止だけでなく、不要ライセンスを回収します。

PC返却とアカウント処理を一つのチェックリストにする

入社・退社手続きを総務が漏らさない方法も参考にしてください。

個人アカウントへ会社データを寄せすぎない

退職後も本人個人のアカウントへ会社情報が残る状態を防ぎます。

メール移行を考えると、アカウントの役割分担が一気に重要になります

私がMicrosoft 365の構成やExchange Onlineへの移行を整理したとき、改めて分かりにくいと感じたのが「Microsoftアカウント」という言葉です。

社員から見ると、Windowsへのログイン、Officeのライセンス、Outlookのメール、スマホOutlookなどがすべて同じ「Microsoftのログイン」に見えます。

しかし管理側では、何のためのアカウントなのかを分けて考えないと、PC入替や退職時に処理漏れが起きやすくなります。

私は少なくとも、次の用途を区別して説明できる状態にしておく方がよいと考えています。

  • Windowsへサインインするアカウント
  • Microsoft 365ライセンスを割り当てる会社アカウント
  • Outlookで利用するメールアカウント
  • 管理者が設定変更に使う管理アカウント
  • スマホやMFAで本人確認に使う認証情報

特にメールサーバーをIMAP環境からExchange Onlineへ切り替える場合、メールアドレス自体は変わらなくても、社員側のログイン方法は変わる可能性があります。

そのため、移行前に「社員は何を入力するのか」「管理者は何を管理するのか」を分けて手順化しておくと、問い合わせを減らしやすくなります。

Exchange Online移行後の運用は、Exchange Online移行後に総務が管理することも参考にしてください。

まとめ

Microsoftアカウント管理では、個人用・会社用の区別、管理者、MFA、復旧、退職、ライセンスを会社運用として整理することが重要です。

Microsoft 365のユーザー管理も関連して確認してください。