Microsoft 365のユーザー管理で総務が決めておくこと｜入社・異動・退職のアカウント運用
Microsoft 365は、契約したら終わりではありません。
社員が入社し、異動し、退職するたびに、アカウントとライセンスを更新する必要があります。
メール環境のExchange移行を検討したときも、サーバー移行以上に「人の増減をどう運用するか」が重要でした。
入社前にアカウント作成日を決める
初出社日に作り始めると、PC設定・メール・Teamsが間に合いません。
表示名・メールアドレスの命名ルールを統一する
社員ごとに形式が違うと管理しづらくなります。
必要なライセンスを職種別に決める
全社員へ同じライセンスが必要とは限りません。
メール・Teams・デスクトップアプリなど必要機能で分けます。
MFA登録まで入社準備に含める
本人へログイン情報を渡しただけで終わらず、認証設定まで確認します。
共有メール・Teams権限を追加する
部署・役割に応じて必要な共有先へ追加します。
異動時は“追加”だけでなく“削除”もする
新部署の権限を付けるだけでは、旧部署の情報へアクセスし続ける状態になります。
退職日はアカウント停止のタイミングを決める
最終出勤日・退職日・引継ぎの状況を見て、会社ルールとして停止時刻を決めます。
メール引継ぎを確認する
必要な業務メールを誰が引き継ぐのか、共有メールへ移すのかを決めます。
OneDriveの業務データを確認する
個人領域だけに重要ファイルが残っていないか、停止前に確認します。
ライセンス解除を忘れない
アカウント停止後、不要なライセンスが残ると費用が続きます。
管理者アカウントを通常利用しない
一般ユーザーと管理者権限を分け、管理者にはMFAを設定します。
台帳とMicrosoft 365を照合する
在籍社員一覧と有効アカウント・ライセンスが一致するか定期的に確認します。
総務のIT資産台帳も関連して使えます。
実際に、Apps for businessからBusiness Standardへの見直しも検討しました
私がMicrosoft 365環境を見直したときは、単純に「全員へ同じプランを付ける」ではなく、現在の使い方と今後必要になる機能を分けて考えました。
特に大きかったのが、メールをExchange Onlineへ移行する方針です。デスクトップ版Officeだけを使う契約と、Exchange・Teamsなども含めて使う契約では、管理方法も社員側の使い方も変わります。
そのため、ライセンスを決めるときは次のように整理します。
- デスクトップ版Officeが必要か
- Exchange Onlineのメールが必要か
- Teamsを利用するか
- 共有メールボックスを使うか
- スマホOutlookを利用するか
- 退職時にライセンスを回収できるか
また、入社者のPC準備では、PC本体・Windows設定・Microsoft 365アカウント・メール・プリンターまで一連で準備します。
逆に退職時は、アカウント停止だけではなく、メール引継ぎ・OneDrive・共有権限・ライセンス解除まで確認します。
つまりMicrosoft 365のユーザー管理は、ライセンス管理ではなく、社員の入社から退職までを支えるアカウント運用として設計した方が漏れにくくなります。
メール移行後の運用は、Exchange Online移行後に総務が管理することも参考にしてください。
まとめ
Microsoft 365のユーザー管理は、入社・ライセンス・MFA・異動・退職・メール・OneDriveを一つのライフサイクルとして管理することが重要です。
Exchange Online移行後の運用も参考にしてください。
