入社・退社手続きを総務が漏らさない方法｜アカウント・備品・書類を1枚で管理
入社・退社手続きは、総務業務の中でも漏れが起きやすい仕事です。
書類、人事情報、PC、メール、Microsoft 365、鍵、社員証、備品。複数部署が関わるため、「誰かがやったと思っていた」が起きます。
1人につき1枚のチェックリストを作る
入社者・退職者ごとに、項目・担当者・期限・完了日を持ちます。
入社前に社員情報を確定する
氏名、所属、役職、入社日、勤務場所など、アカウントや備品準備に必要な情報を早めに受け取ります。
PCは利用者と用途を確認して準備する
部署によって必要ソフト・スペック・周辺機器が違います。
アカウントは初日に使える状態へ
メール、Microsoft 365、業務システム、共有フォルダなどを準備します。
「作成済み」と「本人確認済み」を分ける
アカウントを作っただけでなく、本人がログインできたところまで確認します。
鍵・社員証・カードを一覧化する
渡した物は退職時に回収する物でもあります。
異動もミニ入退社として扱う
新部署の権限追加だけでなく、旧部署の不要権限を外します。
退職は削除より先に引継ぎ
メール、OneDrive、業務ファイルなどを確認してからアカウントを停止します。
PC・スマホを回収する
返却日、状態、付属品を確認します。
ライセンスを解除する
端末回収だけでなく、サブスクリプション費用が残らないよう確認します。
会社の鍵も忘れない
実際に鍵の所在が分からなくなった経験もあります。鍵・カード類は返却物一覧に必ず入れます。
会社の鍵はどう管理する？も参考にしてください。
完了責任者を決める
各担当が終えたあと、最後に誰が全体を確認するか決めます。
採用担当から見ると「入社日は突然やってくる」
採用担当をしていると、面接をしていた時点ではまだ先に感じていた入社日が、気づけばすぐそこまで来ています。
内定を出し、条件通知を行い、入社承諾をいただくと、総務側ではすぐに受け入れ準備へ進みます。
- PCの準備
- メール・各種アカウントの発行
- 席や備品の準備
- 入社書類の準備
- 受け入れ部署との共有
候補者から見ると「まだ数週間ある」と思っていても、総務側では複数の準備が同時に走っています。
入社準備は「入社日」から逆算して締切を置く
私は、入社当日に必要なものを起点に逆算する方が漏れを減らしやすいと考えています。
たとえばPCなら、調達、キッティング、アカウント設定、プリンターや業務システムの動作確認まで必要です。
そのため、単に「PCを用意する」と書くのではなく、誰が・いつまでに・どこまで完了させるかまでチェックリストへ入れます。
Windows PCの具体的な準備は、Windows初期設定で総務が確認することも参考にしてください。
退職時は入社時に渡したものを逆向きに回収する
入社時にPC、アカウント、鍵、社員証、ライセンスを渡したなら、退職時は同じ一覧を逆方向に確認できます。
入社と退社を別々の業務として管理するより、同じ台帳・チェックリストで対になるよう設計すると、「渡したのに返却確認がない」「アカウントだけ残っている」といった漏れを減らしやすくなります。
まとめ
入退社手続きは、書類・端末・アカウント・権限・貸与物・ライセンスを一枚で管理し、最後に総合確認することで漏れを減らせます。
Microsoft 365のユーザー管理も関連して確認してください。
