入社・退社の手続きは、複数部署にまたがるため漏れが起きやすい業務です。

総務としては、頭で覚えるのではなく、1人につき1枚のチェックリストで進捗を追える状態にすると管理しやすくなります。

Contents
  1. 入社前に準備するもの
  2. 「作成」と「本人へ渡した」を分ける
  3. 退社は削除より先に回収・引継ぎ
  4. 返却物を一覧にする
  5. 部署変更時も同じ考え方を使う
  6. 完了者を明確にする
  7. まとめ

入社前に準備するもの

  • 社員情報・必要書類
  • PC・スマートフォン
  • メール・Microsoft 365等のアカウント
  • 社員証・鍵・カードキー
  • 席・備品
  • 業務システム権限

「作成」と「本人へ渡した」を分ける

PCを準備しただけでなく、本人へ引き渡し、ログイン確認まで終わったかを分けて管理します。

退社は削除より先に回収・引継ぎ

アカウントをすぐ削除するとメールやデータを引き継げなくなる場合があります。利用停止、データ確認、ライセンス解除、削除を順番に進めます。

返却物を一覧にする

PC、スマホ、社員証、鍵、カード、制服、書類など会社ごとに回収物を一覧にします。

部署変更時も同じ考え方を使う

異動は権限追加だけでなく、旧部署の不要権限を外す作業も必要です。

完了者を明確にする

誰が確認して「完了」にするかを決めます。複数部署でそれぞれ終わったつもりになるのを防ぎます。

まとめ

入退社手続きは、書類・端末・アカウント・権限・回収を一つのチェックリストで管理すると漏れを減らせます。

退職者のPC・メール・アカウント対応も参考にしてください。