メールサーバーをExchange Onlineへ切り替えると、DNSを書き換えて送受信できた瞬間に「移行完了」と思いたくなります。

ですが、実務ではそこから問い合わせが始まります。

私は実際に、既存メール環境からExchange Onlineへ移す構成を整理する中で、移行そのものより、移行後の運用を先に決める必要があると感じました。

Contents
  1. まず移行前後の構成を図にする
  2. 共有メールの使い方を決める
  3. 個人メールと共有メールを分ける
  4. スマホOutlookの設定手順を用意する
  5. MFAを同時に考える
  6. 退職者メールの扱いを決める
  7. ライセンス数を棚卸しする
  8. 旧メール環境をいつ止めるか決める
  9. DNS変更前の値を保存する
  10. 社員へ「何が変わるか」を伝える
  11. 問い合わせ記録を残す
  12. 移行前の段階で「移行後の問い合わせ」を先に想定しています
  13. まとめ

まず移行前後の構成を図にする

ドメイン管理、DNS、旧メールサーバー、新メール環境、Webサーバーなど、どこが何を担当しているかを整理します。

メールだけを変えるつもりでも、DNS設定はWebや認証と関係している場合があります。

共有メールの使い方を決める

代表アドレス、採用、請求など、複数人で使うメールは、誰が閲覧し、誰が送信できるか決めます。

個人メールと共有メールを分ける

担当者個人のアドレスへ業務を集めすぎると、退職・異動時に引継ぎが難しくなります。

スマホOutlookの設定手順を用意する

PCでは送受信できても、スマホだけ設定エラーになることがあります。

移行後に問い合わせが集中しないよう、画面付き手順や社内問い合わせ先を用意します。

スマホ版Outlookで設定エラーになるときの確認も参考にしてください。

MFAを同時に考える

クラウドメールへ移行するなら、認証方法やスマホ変更時の復旧も運用に入れます。

退職者メールの扱いを決める

アカウント停止、メール引継ぎ、自動返信、共有メールへの移行、ライセンス解除などを手順化します。

ライセンス数を棚卸しする

入社・退職のたびにライセンスを増減し、不要な割当が残っていないか確認します。

旧メール環境をいつ止めるか決める

新環境が動いた当日に旧環境を消すのではなく、受信漏れや過去メールの確認期間を考えます。

DNS変更前の値を保存する

問題が出たときに切り戻せるよう、変更前の設定値と変更時刻を残します。

DNSを総務が触る前に知っておきたいこともあわせて確認してください。

社員へ「何が変わるか」を伝える

メールアドレスが同じでも、ログイン方法、スマホ設定、パスワード、Outlookの挙動などが変わる場合があります。

問い合わせ記録を残す

移行直後に多かった質問をFAQ化すると、次のPC入替や新入社員設定でも使えます。

移行前の段階で「移行後の問い合わせ」を先に想定しています

私の環境では、Exchange Onlineへの移行準備を進める中で、DNSを書き換える作業そのものより、移行後に社員がどこで困るかを先に整理しています。

特に想定しているのは、次の問い合わせです。

  • PCのOutlookへどうサインインするか
  • スマホOutlookは再設定が必要か
  • 旧IMAP設定をいつまで使えるのか
  • 代表・共有アドレスを誰が見られるのか
  • 退職者メールをどう引き継ぐのか
  • 旧サーバーの過去メールをどこまで残すのか

現在のメールアドレスが変わらなくても、社員から見ればログイン方法やスマホ設定が変われば「メールが変わった」と感じます。

そのため、移行日までに管理者側の設定だけでなく、社員が実際に行う操作を1枚の手順にしておくことが重要だと考えています。

また、共有メールや退職者対応は移行後に考えるのではなく、移行前に運用ルールを決めておく方が混乱を減らせます。

移行前の構成整理は、Exchange Onlineへ切り替える前の確認手順も参考にしてください。

まとめ

Exchange Online移行後は、共有メール・スマホ・MFA・退職者・ライセンス・旧環境・DNSまで運用を決めて初めて安定します。

Exchange Onlineへ切り替える前の確認手順も参考にしてください。