『総務に転職したいけれど、パソコンが得意ではありません』。未経験から総務を目指す方にとって、PCやExcelのスキルは不安になりやすいポイントです。

結論から言うと、最初から高度な関数やマクロが使える必要はありません。総務で大切なのは、日常業務を止めずに進められる基本操作と、分からないことを自分で調べられる力です。

Contents
  1. 総務に必要なPCスキルの最低ライン
  2. Excelは『表を壊さず扱える』ことから
  3. ファイル管理は意外と重要
  4. メール・Outlook・Teamsも仕事の一部
  5. PCトラブルは全部直せなくていい
  6. 公式情報を使って学ぶ
  7. 未経験者がPCスキルを伸ばす順番
  8. まとめ

総務に必要なPCスキルの最低ライン

まずは次の操作ができれば、日常業務で困りにくくなります。

  • 文字入力・コピー・貼り付け
  • ファイルやフォルダの作成・移動・名前変更
  • PDFの閲覧・保存・印刷
  • ブラウザで必要な情報を検索する
  • メールの送受信・添付ファイル
  • オンライン会議への参加
  • プリンター・複合機の基本操作

Excelは『表を壊さず扱える』ことから

総務では、社員名簿、備品台帳、支払一覧、採用管理、勤怠データなど、Excelを使う場面が多くあります。

まず覚えたいのは次の内容です。

  • 行・列の追加や削除
  • セルの書式設定
  • 並べ替え・フィルター
  • SUMなどの基本関数
  • 絶対参照・相対参照の考え方
  • 印刷範囲・ページ設定

VLOOKUPやXLOOKUP、IF関数なども使えると便利ですが、最初は『既存の表を壊さず使える』ことの方が重要です。

ファイル管理は意外と重要

総務は全社の書類やデータを扱います。どこに何を保存するかが曖昧だと、最新版が分からない、同じファイルが複数できる、退職者しか場所が分からない、といった問題が起こります。

ファイル名、保存場所、アクセス権限のルールを意識できるだけでも、業務品質はかなり上がります。

メール・Outlook・Teamsも仕事の一部

総務は社内外との調整が多いため、メール、予定表、会議依頼、Teamsなどを日常的に使います。単にメールを送れるだけでなく、予定表やオンライン会議まで使えると仕事がスムーズです。

Microsoft 365については、総務が覚えておきたいMicrosoft 365・Outlook・Teamsの基本で整理しています。

PCトラブルは全部直せなくていい

総務では『PCが固まった』『ネットにつながらない』『プリンターが動かない』と相談されることがあります。ただし、総務が専門家になる必要はありません。

症状を聞き、接続を確認し、影響範囲を整理して、必要なら情シスや業者へ渡せれば十分です。具体的な切り分けは総務がPCトラブル対応で最初に確認する7項目を参考にしてください。

公式情報を使って学ぶ

操作方法は検索結果だけで判断せず、Microsoftなどの公式情報も確認すると安全です。

未経験者がPCスキルを伸ばす順番

  1. 文字入力・ファイル管理
  2. メール・PDF・印刷
  3. Excelの基本
  4. Outlook・Teams
  5. PCトラブルの切り分け
  6. ネットワークの基礎

いきなり資格勉強から始めるより、実際の仕事で使う順番に覚えた方が身につきやすいです。

まとめ

総務に必要なPC・Excelスキルは、最初から高度である必要はありません。日常業務を正確に進め、困ったときに調べ、必要なら専門家へつなげられることが大切です。

さらにITスキルを伸ばしたい方は、総務のためのPC・IT・情シスガイドから順番に進めてみてください。