総務の予算はどう作る？PC・設備・ライセンス更新を漏らさない年間予算の考え方

総務の予算は、毎月同じ金額が出ていくものばかりではありません。

PCの一斉入れ替え、ソフトウェアの年額更新、設備修繕、オフィス家具など、数年に一度まとまった費用が発生します。

私もPCを約30台入れ替える検討をしたとき、「今年の費用」ではなく「今後何年使うか」まで見ないと判断できないと感じました。

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最初に固定費と単発費を分ける

年間予算を作るときは、毎月・毎年発生する費用と、特定年度だけ発生する費用を分けます。

総務予算で漏れやすいのが年額契約です。

契約更新月を一覧にしておけば、前年実績をそのままコピーするのではなく、更新前に必要性を確認できます。

PC入替では、本体価格だけでなく、キッティング、周辺機器、保証、廃棄、データ移行まで費用が発生します。

30台規模になると、1台あたり数千円の差でも全体では大きな金額になります。

年度末に「余った・足りなかった」で終わらせず、なぜ差が出たかを記録します。

台数変更、値上げ、故障、契約変更など理由を残しておくと、翌年度の精度が上がります。

総務予算は、削ればよいわけではありません。

古いPCを無理に使い続けて社員の作業時間が増えるなら、会社全体では高くつく場合があります。

私は、金額だけでなく「その費用によって何の時間やリスクを減らせるか」まで考えて予算を見る方がよいと思っています。

総務の年間予算では、固定費、更新費、入替費、突発対応を分けて考えることが重要です。

契約と資産の更新時期を一覧にしておくと、予算作成が毎年ゼロからの作業になりません。

PC入替の考え方は、会社PCを30台入れ替えるときの選び方も参考にしてください。