SharePointを総務が運用するときの基本｜フォルダより先に権限と置き場所を決める
SharePointを使い始めると、最初に細かなフォルダ構成を作りたくなります。
しかし、先に決めたいのは「誰が何を見るか」「何を正本としてここに置くか」です。
サイトごとの目的を一文で決める
全社、部署、プロジェクトなど用途を明確にします。
所有者を決める
総務・ITだけが全サイトを管理するのではなく、業務側の責任者も決めます。
閲覧・編集を分ける
見られればよい人と、変更できる人を分けます。
権限を広げすぎない
個人情報、契約、経営情報など、全社員が見る必要のない情報を分けます。
正本の保存場所を決める
Teams、OneDrive、PCローカルにも同じファイルがある状態を減らします。
フォルダを深くしすぎない
何階層も掘らないと見つからない構成は、別保存を生みやすくなります。
ファイル名ルールを簡単にする
日付・案件名・版など、検索しやすい最低限にします。
外部共有を管理する
取引先へ共有する場合、誰が許可し、いつ解除するかを決めます。
異動・退職時に権限を見直す
Microsoft 365のユーザー管理と連動させます。
古いサイトを整理する
終了プロジェクトを現役サイトと同じ場所に残し続けないよう、アーカイブ方針を決めます。
個人情報管理とつなげる
個人情報を総務が扱うときの基本も確認してください。
SharePointは「フォルダ移行」ではなく、正本の置き場所を決める作業
Microsoft 365の利用範囲を広げるとき、既存の共有フォルダをそのままSharePointへ移したくなります。
ただ、総務側で先に決めたいのはフォルダ構成ではなく、「この資料の正本はどこか」です。
同じファイルがPCローカル、OneDrive、Teams、SharePoint、従来の共有フォルダへ複製されると、どれが最新版か分からなくなります。
そこで、移行前に次のように分類しておくと整理しやすくなります。
- 個人の作業中データ
- 部署で共同編集するデータ
- 全社で参照する正式資料
- 閲覧者を限定する人事・契約・経営資料
- 終了案件として保管するデータ
そのうえで、閲覧・編集権限と所有者を決めます。
SharePointを単なる新しいファイルサーバーとして使うより、正本・権限・所有者を決める仕組みとして考えた方が、異動や退職時の整理もしやすくなります。
個人領域との使い分けは、OneDriveを会社で使うとき総務が確認すること、Teams側の所有者・外部共有ルールはTeamsを社内運用するとき総務が決めたいルールも参考にしてください。
まとめ
SharePointは、目的・所有者・権限・正本・命名・外部共有・終了を先に決めると運用が崩れにくくなります。
