SharePointを導入すると、最初にフォルダ構成を考えたくなります。

ですが、先に決めたいのは「誰が何を見るのか」と「何をここへ置くのか」です。

Contents
  1. サイトごとの目的を決める
  2. 権限を広げすぎない
  3. 所有者を明確にする
  4. ファイル名と保存場所のルールを決める
  5. 異動・退職時に権限を見直す
  6. まとめ

サイトごとの目的を決める

全社共有、部署共有、プロジェクトなど用途を分けます。

権限を広げすぎない

全員閲覧でよい情報と、限られた担当者だけが扱う情報を分けます。

所有者を明確にする

総務だけがすべて管理するのではなく、各サイトの業務責任者を決めます。

ファイル名と保存場所のルールを決める

同じ資料が複数箇所へ保存されないよう、正本をどこに置くか決めます。

異動・退職時に権限を見直す

追加だけではなく不要権限を外す作業を定期運用へ入れます。

まとめ

SharePointでは、フォルダ構成より目的・権限・所有者が先です。

Microsoft 365のユーザー管理も参考にしてください。