メールサーバー移行で総務が確認すること｜Exchange Onlineへ切り替える前に整理した手順
メールサーバー移行は、総務・一人情シスにとって緊張する作業です。
止まれば全社員のメールへ影響します。
私は実際に、ドメイン管理、旧メールサーバー、Webサーバーが別々になっている構成を整理し、Exchange Onlineへ移行する準備をしました。
最初に現状構成を図にする
ドメイン、DNS、メール、Web、SSLなど、誰が何を担当しているかを整理します。
歴史のある環境ほど、「なぜこの構成なのか」が担当者の頭の中だけに残っていることがあります。
メールとWebを分けて考える
同じドメインでも、Webとメールが別のサーバーを使っている場合があります。
メール移行でWebへ影響しないか確認します。
現在のDNS設定を保存する
MX、TXT、CNAMEなど変更前の値を記録します。
新環境に必要なDNSレコードを確認する
ベンダー資料・Microsoft側の指定値を使い、自己判断で省略しません。
移行対象アドレスを確定する
個人、共有、代表、転送用など、現在使われているメールアドレスを一覧化します。
使われていないアドレスを整理する
移行を機に、退職者や旧部署の不要アカウントを見直します。
共有メールの使い方を先に決める
代表・請求・採用など、複数人利用のアドレスを誰へ付与するか整理します。
過去メールをどうするか決める
旧サーバーのメールを移行するのか、一定期間旧環境で参照するのかを決めます。
PC・スマホの切替手順を用意する
Outlook、スマホアプリで再設定が必要かを確認します。
スマホ版Outlookの設定トラブルも参考になります。
切替日と問い合わせ体制を決める
社員がメールを多用する時間帯を避け、問題発生時の連絡先を用意します。
テストアカウントで事前確認する
送信、受信、社内外メール、添付、スマホなどを確認します。
切戻し手順を作る
新環境で重大な問題が起きた場合、どのDNS値へ戻すかを事前に準備します。
旧環境をすぐ消さない
安定確認期間を設け、受信漏れ・過去メール・転送を確認してから終了します。
実際の環境は「ドメイン・メール・Web」が別々でした
私が整理した環境では、ドメインを管理している会社、メールを動かしているサーバー、Webサイトを置いているサーバーが別々でした。
さらに、過去にWebだけ別サーバーへ移した経緯があり、wwwあり・なしの扱いやSSL、転送設定まで確認する必要がありました。
この状態でメールだけExchange Onlineへ移す場合、単純に「MXレコードを書き換える」だけでは不十分です。
私が先に整理したのは次の関係です。
- ドメインをどこで管理しているか
- 現在のDNSを誰が持っているか
- メールはどのサーバーで受信しているか
- Webサイトはどこで公開しているか
- wwwあり・なしのURLがどう処理されているか
- SSL証明書がどこへ紐づいているか
- 旧メールから新環境へ移すタイミング
一度図にすると、「メールを変えたいだけなのに、Webまで止めてしまう」といった事故を防ぎやすくなります。
また、移行前には個人メールだけでなく、代表アドレス・共有アドレス・転送設定まで一覧化しておく必要があります。メール環境は長く使うほど例外設定が増えるためです。
DNS変更の考え方は、DNSを総務が触る前に知っておきたいことにもまとめています。
まとめ
メールサーバー移行では、現状構成・DNS・アドレス一覧・共有メール・過去メール・端末設定・切戻しを事前に整理することが重要です。
DNSを総務が触る前に知っておきたいこともあわせて確認してください。
