PC・スマホ・ライセンスをどう管理する？総務のIT資産台帳に入れたい項目
PCを何十台も管理していると、「このPCは誰が使っている？」「何年目？」「どのライセンスが付いている？」が分からなくなります。
私はPC入替やMicrosoft 365などのライセンス整理をする中で、IT資産台帳の重要性を何度も感じました。
PC台帳に入れたい項目
- 資産番号
- メーカー・型番
- シリアル番号
- 購入日・導入日
- CPU・メモリ・SSD
- 使用者・部署
- 保証期限
- 状態
スマホ・タブレットも同じ台帳で考える
電話番号、機種、利用者、契約情報、返却状況を管理します。
ライセンスを端末・ユーザーと紐づける
Microsoft 365、Adobe、業務ソフトなど、誰へ割り当てているかを確認できるようにします。
サブスクリプションは更新日を入れる
年額・月額契約は、更新時期と自動更新有無を記録します。
入社時に台帳へ追加する
PCを渡したあとで登録するのではなく、キッティング工程に台帳更新を含めます。
異動時に利用者・権限を更新する
部署だけ変わって台帳が旧所属のまま、という状態を防ぎます。
退職時に回収とライセンス解除をセットで行う
端末返却だけでなく、アカウント停止・ライセンス解除まで確認します。
PC更新時期を予算へつなげる
導入年が分かれば、「来年何台更新になりそうか」を年間予算へ反映できます。
総務の年間予算の考え方も参考にしてください。
故障履歴も残す
修理、メモリ増設、SSD交換などを記録すると、延命か入替か判断しやすくなります。
台帳を細かくしすぎない
入力項目が多すぎて更新されない台帳では意味がありません。
購入・貸出・異動・返却・廃棄のときに必ず更新する項目へ絞ります。
実物と台帳を定期照合する
年1回など、実際の端末・利用者と一致しているか確認します。
OS更新や端末入替の対象を決めるときは、台帳だけでなく実際の更新運用もセットで考えます。Windows Updateを会社PCでどう運用する？もあわせて確認してください。
私が台帳で特に重視しているのは「更新時期」と「ライセンス」です
私が約30台規模のPC入替を検討したとき、単に現在のPC一覧があるだけでは足りませんでした。
必要だったのは、「誰が使っているか」だけでなく、いつ導入したか・どの程度の性能か・何のライセンスを使っているかまで分かる状態です。
たとえば、PC更新では同じ部署でも端末の世代やメモリ容量が違います。Microsoft 365の契約見直しでは、誰にどのライセンスを割り当てるかも確認する必要があります。
AdobeのようにStandard・Proなど複数プランがあるソフトも、契約数だけではなく、実際に誰がどの機能を必要としているかまで見ないと無駄が出ます。
そのため、私は台帳へ次の項目をつなげておく方が使いやすいと考えています。
- 端末の使用者・部署
- 購入日・導入日
- CPU・メモリ・SSD
- 保証期限
- Microsoft 365などの契約・ライセンス
- Adobeなど追加ソフトの割当
- 故障・増設・修理履歴
- 次回更新予定
こうしておくと、故障したPCだけを見るのではなく、「来年度に何台更新が必要か」「不要ライセンスが残っていないか」を予算へつなげられます。
台帳は資産管理のためだけではなく、PC更新・入退社・ライセンス費用・年間予算をつなぐ基礎データとして使うと価値が上がります。
新PCを社員へ渡す前の登録タイミングは、Windows初期設定で総務が確認することも参考にしてください。
まとめ
IT資産台帳は、端末・利用者・スペック・契約・ライセンス・期限・状態をつなげることで、更新・退職・予算管理に使える資産になります。
