オフィスレイアウト変更を総務が進める手順｜机・椅子・動線で失敗しない確認ポイント

オフィスレイアウト変更は、図面上で机を並べれば終わる仕事ではありません。

私も、机6台・椅子36脚を使うレイアウトを検討したことがあります。実際に考えてみると、座席数だけでなく、通路幅、電源、LAN、搬入、避難経路まで確認する必要がありました。

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最初に「何人が何をする場所か」を決める

会議室なのか、執務スペースなのか、研修スペースなのかで正解は変わります。

人数だけ先に決めると、椅子は置けても人が通れない、資料を置く場所がない、といった問題が起こります。

図面上では入っていても、実際には椅子を引くスペースが必要です。

私が机6台・椅子36脚の配置を考えたときも、単純な机の寸法だけでなく、人が座った状態と後ろを通る動線まで見る必要がありました。

レイアウト変更後に「コンセントが届かない」と気づくと、延長コードだらけになります。

家具を動かす前に、IT設備の位置を確認しておく方が安全です。

席数を増やすことを優先しすぎると、通路が狭くなることがあります。

非常口、防災設備、分電盤など、緊急時にアクセスが必要な場所を塞がないことも総務として確認します。

新しい机や椅子を買う場合、納品日だけでなく、搬入口、エレベーター、組立場所、古い家具の処分方法まで考えます。

業者へ依頼するときは、「配置までやるのか」「組立だけなのか」を見積書で確認しておくと当日の混乱を減らせます。

完成したら終わりではありません。

実際に使ってもらい、通りにくい、画面が見づらい、空調が当たりすぎるといった問題がないか確認します。

オフィスレイアウト変更は、家具配置ではなく人が安全に働ける環境を作る仕事です。

人数、動線、電源・LAN、安全、搬入、実際の使いやすさまで一つずつ確認すると失敗しにくくなります。

総務として環境改善を進める考え方は、総務の業務改善も参考にしてください。