ストレスチェックを総務が運営するときの流れ｜案内・未実施者・情報管理で気をつけること

ストレスチェックは、社員へ案内を送って回答してもらえば終わり、という業務ではありません。

総務が関わる場合、特に注意したいのが健康情報の扱いです。

健康診断結果の回収でも感じますが、健康に関する情報は非常にセンシティブです。

最初に実施体制を確認する

誰が実施者なのか、総務はどこまで事務を担当するのか、委託先はあるのかを整理します。

総務が医学的判断をしない

総務は日程・案内・事務運営を担当しても、結果の医学的判断は専門家の役割です。

社員への案内を分かりやすくする

実施期間、方法、問い合わせ先、情報の取扱いを整理して案内します。

実施状況と個人結果を混同しない

事務運営上必要な進捗確認と、個人の具体的な結果は別物です。

誰が何を見られるのかを明確にします。

健康情報の閲覧範囲を限定する

総務だから全員の結果を自由に見てよい、ということではありません。

会社の体制・ルールに沿って権限を限定します。

紙・ファイルの保管場所を決める

机上や一般共有フォルダに置かず、アクセスできる人を限定します。

個人情報を総務が扱うときの基本も参考にしてください。

問い合わせ対応も慎重にする

社員本人からの問い合わせと、上司など第三者からの問い合わせでは扱いが違います。

不用意に個人情報を伝えないようにします。

職場全体の改善へつなげる

個人を特定するためではなく、必要な範囲で職場環境の改善へつなげます。

安全衛生委員会と連携する

職場全体の課題は、安全衛生委員会など適切な場で検討します。

安全衛生委員会を総務が運営するときの進め方も確認してください。

毎年同じ運用でよいか見直す

担当者、委託先、社員数、制度変更などに合わせて手順を見直します。

まとめ

ストレスチェックの総務実務では、実施体制・案内・進捗・健康情報の権限・保管・職場改善を分けて考えることが重要です。