総務のコスト削減は何から始める？契約・ライセンス・PC更新を見直す実務手順

総務でコスト削減を考えると、「とにかく安い業者へ変える」「値下げ交渉をする」と考えがちです。

ですが、実際にはそれより先にやることがあります。私が総務として契約やPC、ソフトウェアを見直すときは、まず本当に使っているのか、今の契約内容が現在の働き方に合っているのかを確認します。

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最初に固定費を一覧にする

総務が管理している費用は、細かく分散しています。

1件ずつ見ると小さくても、年額にすると大きな金額になることがあります。まず月額・年額・更新月を一覧にします。

ライセンス系のサービスでは、契約数と実際に使っている人数が合っていないことがあります。

退職者分が残っていないか、部署異動後も不要な権限やライセンスを持っていないか、同じ機能のサービスを二重契約していないかを確認します。

単価を下げるより、不要な契約を1つ止める方が効果が大きい場合もあります。

PC更新でも、価格だけを下げればコスト削減になるとは限りません。

メモリ不足で動作が遅くなり、毎日数分ずつ社員の作業時間が増えるなら、会社全体では高くつく可能性があります。

私は約30台のPC入替を検討したときも、本体価格だけでなく、メモリ・SSD・画面サイズ・保証・キッティング工数まで含めて比較しました。

契約満了直前に慌てて確認すると、比較する時間がありません。

そこで、更新月の2〜3か月前など、社内で見直す時期を決めておくと動きやすくなります。

契約書台帳に更新日や解約期限を入れておけば、コスト削減のタイミングも逃しにくくなります。

安いサービスへ変えた結果、操作が複雑になって問い合わせが増えたら、別のコストが発生します。

総務では、金額だけでなく、社員の作業時間、問い合わせ件数、障害時の対応、サポート品質も含めて判断します。

総務のコスト削減は、値下げ交渉から始める必要はありません。

契約を一覧化し、利用実態を確認し、不要なものを止め、更新時に比較する。この順番の方が再現しやすいです。

契約管理については、契約書管理で総務が確認することも参考にしてください。