総務のコスト削減は何から始める？契約・ライセンス・PC更新を見直す実務手順
総務に「コストを下げたい」と言われると、まず単価を安くすることを考えがちです。
でも、安いPCへ替えて社員の待ち時間が増えたり、必要な保守を外して障害復旧が遅れたりすれば、会社全体では高くつきます。
最初に固定費を一覧にする
ライセンス、保守、リース、クラウド、通信、設備など毎月・毎年発生する費用を出します。
使っていないライセンスを探す
退職者、異動者、使われていないソフトの割当を確認します。
契約更新前に利用実績を見る
自動更新だから続けるのではなく、利用者数・問い合わせ数・必要性を確認します。
PCは購入価格だけで判断しない
私は約30台規模のPC更新を検討しましたが、CPU・メモリ・SSD・保証・キッティングまで含めて考える必要があります。
新品・中古・延命・リースを比較する
用途と残存年数によっては、メモリ増設や信頼できる中古機なども選択肢になります。
実例｜新品約20万円/台をそのまま選ばなかった
私が調子の悪くなったPCの代替機を用意したとき、新品PCも検討しました。
ただ、必要な性能を満たす構成では1台20万円近くなるため、「新品を買う」だけで決めず、信頼できる業者からの中古PCも比較しました。
中古だから安ければよいわけではありません。CPU・メモリ・SSD容量を確認し、社員の仕事内容に対して不足がないかを見ます。
Excelや社内システム中心の社員と、CADや画像編集を行う社員では必要な性能が違います。全員へ同じ高性能PCを配れば安心ですが、使わない性能に費用をかけることにもなります。
逆に、安さを優先しすぎて動作が遅くなれば、毎日の待ち時間が人件費として積み上がります。
「安いものを買う」より、選択肢を並べて比較する
PC更新では、私は次の選択肢を並べて考えます。
- 新品へ交換する
- 信頼できる中古機へ交換する
- メモリやSSDを交換して延命する
- リース・レンタルを利用する
購入価格だけでなく、残り何年使えそうか、保証、故障時対応、キッティング工数まで含めて比較する方が、実際のコスト削減につながります。
PCを社員へ渡すまでの作業は、Windows初期設定で総務が確認することで実例をまとめています。
ベンダー契約を重複確認する
似たサポートを複数契約していないか確認します。
備品は単価より消費量を見る
ボールペンやコピー用紙も、年間数量で見ると削減余地が分かります。
手作業時間もコスト
毎月数時間かかる転記・集計は、自動化や手順変更で削減できる場合があります。
削減後の業務影響を確認する
社員の作業時間、問い合わせ、故障率が増えていないか見ます。
一度削って終わりではない
契約・ライセンス・資産は毎年変わります。更新時期に合わせて見直します。
ライセンス削減では「安いプランに戻す」だけでは判断しません
PC以外でも、Microsoft 365やPDFソフトなど、毎月・毎年発生するライセンス費は見直し対象になります。
ただし、私は単純に安いプランへ戻せばよいとは考えていません。たとえばMicrosoft 365では、デスクトップ版Officeだけでよいのか、Exchange OnlineやTeamsまで必要なのかで適切なプランが変わります。
PDFソフトも同じで、閲覧だけなら無料版で足りますが、編集・墨消しなど実務で必要な機能があるなら有料版の方が作業時間を減らせます。
そこで、ライセンスを見直すときは次の3点をセットで確認します。
- 実際に使っている人は何人か
- その人が必要としている機能は何か
- その機能がない場合、手作業がどれだけ増えるか
コスト削減は「支払額を下げること」ではなく、不要な費用を減らしつつ、必要な業務効率は落とさないことです。
特にPC・ライセンス・保守契約は、年間予算と一緒に見直すと判断しやすくなります。
更新予定をまとめる方法は、総務の年間予算の考え方も参考にしてください。
まとめ
総務のコスト削減は、不要契約・未使用ライセンス・PC更新・備品・手作業を見直し、会社全体の生産性を落とさず費用を減らすことが重要です。
総務の年間予算の考え方も一緒に使ってください。
