プリンタードライバーを会社PCへ入れるとき総務が確認すること｜印刷できないを減らす手順
会社PCのキッティングでは、メールやOfficeだけでなくプリンター設定も必要です。
「テストページは出たのに業務システムから印刷できない」ということもあるため、ドライバーを入れて終わりにはしません。
実機の型番を確認する
同じシリーズでも型番違いがあるため、複合機本体と対応ドライバーを照合します。
メーカー公式のドライバーを使う
会社の運用に合う推奨版を確認します。
接続方式を確認する
USB、IPアドレス、プリントサーバーなど、会社の方式に合わせます。
IPアドレス・プリンター名を確認する
別拠点の機器を誤登録しないようにします。
カラー・白黒の既定値を決める
会社で多い使い方に合わせると、無駄なカラー印刷を減らせます。
両面・用紙サイズを確認する
帳票によってA4、A3、片面、両面が違います。
テストページだけで終わらない
Excel、PDF、ブラウザ、業務システムなど実際に使う帳票で確認します。
スキャン設定は別に確認する
印刷できてもスキャン保存先・認証が別設定の場合があります。
複合機のスキャンが送れないときの確認も参考にしてください。
PC入替前に旧PC設定を記録する
プリンター名、ポート、特殊設定を控えておくと新PC設定が早くなります。
部署固有の印刷設定を残す
伝票・ラベルなど特殊帳票がある部署は、標準キッティングと分けます。
社員へ渡す前に印刷確認する
初日に「印刷できません」とならない状態まで仕上げます。
複合機は「印刷できる」だけでキッティング完了ではありません
実務では、複合機のプリンタードライバーだけでなく、PCからFAX送信するためのFAXドライバーまで必要になることがあります。
私自身、社内PCへFAXドライバーを導入したあと、「PCからどう送信するのか」まで確認する場面がありました。
この経験から、PC入替時はドライバーが入っているかだけでなく、実際の業務操作まで確認するようにしています。
- ExcelやPDFから通常印刷できるか
- 白黒・カラーの既定値は合っているか
- A3・A4など必要な用紙が選べるか
- スキャン保存ができるか
- PC-FAXを使う部署ではFAX送信画面まで開けるか
- 宛先入力や送信方法を社員が迷わないか
特にPC入替では、旧PCでは当たり前に使えていた機能が、新PCでは設定されていないことがあります。
そのため私は、プリンター設定を「ドライバー導入」で終わらせず、その部署が実際に使う帳票・FAX・スキャンまで通すところを完了ラインにしています。
複合機のスキャン側の切り分けは、複合機のスキャンが送れないとき総務が確認することも参考にしてください。
まとめ
プリンター設定は、型番・ドライバー・接続先・既定値・実帳票・スキャンまで確認して完了です。
