社内パスワード管理を総務任せにしない｜共有・退職・管理者アカウントの基本ルール
「ログインできません」と相談されたとき、最初に確認するのは意外と基本的なことです。
パスワードは合っていますか。大文字と小文字は大丈夫ですか。日本語入力になっていませんか。
実はこれだけで解決することも少なくありません。
変更直後は古いパスワード入力が起きやすい
本人は合っていると思っていても、以前のパスワードを入力しているケースがあります。
何度も試す前に止める
システムによっては複数回失敗するとアカウントがロックされます。
むやみに入力を繰り返さず、確認手順を決めます。
個人パスワードを総務が保管しない
本人用パスワードを一覧表で総務が持つ運用は避け、必要な場合は管理者によるリセット手順を用意します。
共有アカウントはできるだけ減らす
誰が使ったか追えない共有アカウントは、責任範囲が曖昧になります。
どうしても共有する場合は管理者を決める
利用者、用途、変更時期、退職時の対応を明確にします。
管理者アカウントを日常利用しない
強い権限を持つアカウントは、通常業務用と分けます。
MFAを組み合わせる
パスワードだけに依存しない仕組みを使います。
MFAを社内導入するとき総務が決めることも参考にしてください。
退職時はパスワード変更だけで終わらない
アカウント停止、共有権限、セッション、端末、ライセンスなどを確認します。
「パスワードを教えて」ではなく復旧手順を作る
担当者しか知らない管理画面があると、休職・退職時に会社が困ります。
会社として復旧できる状態を作ります。
問い合わせ手順を短くする
ログインできないときは、入力モード→パスワード変更有無→ロック→MFA→管理者対応、というように確認順を決めます。
実際の問い合わせでは「パスワードが違う」と決めつけない
私がスマホ版OutlookのIMAP設定を確認したときも、エラーが出ると最初にパスワードを疑いたくなりました。
しかし実際には、ユーザー名、SMTPホスト名、ポート番号、暗号化方式など、パスワード以外の項目でもログイン・送信エラーは起こります。
そのため、私は「ログインできない＝パスワード不明」と決めず、次の順番で確認する方が安全だと考えています。
- 入力しているアカウント名・メールアドレスは正しいか
- 直近でパスワード変更がなかったか
- 別端末・PCでは同じ認証情報で利用できるか
- MFAや認証アプリで止まっていないか
- メールの場合はIMAP・SMTPなど接続設定が正しいか
- 複数回失敗してアカウントロックされていないか
総務・情シス側が社員のパスワードそのものを集めるより、本人確認後にリセットできる管理手順を作る方が、退職・紛失・設定トラブルにも対応しやすくなります。
スマホOutlookの具体的な切り分けは、スマホ版OutlookでIMAP設定がエラーになるときに総務が確認することも参考にしてください。
まとめ
パスワード管理では、個人管理・共有削減・管理者分離・MFA・退職対応・復旧手順を会社ルールにします。
