Teamsを社内運用するとき総務が決めたいルール｜チーム乱立・権限・退職者を防ぐ

Teamsは便利ですが、自由に使い始めると似た名前のチームが増え、誰が管理者か分からなくなることがあります。

チームを誰が作れるか決める

全員が自由に作るか、申請制にするかは会社規模と運用負荷で決めます。

命名ルールを決める

部署名、案件名、年度など、見ただけで用途が分かる名前にします。

所有者を複数にする

1人だけが所有者だと、異動・退職で管理できなくなる可能性があります。

外部ユーザー招待を管理する

取引先との共同作業は便利ですが、誰を何の目的で招待したか確認できる状態にします。

使わなくなったチームを整理する

完了案件や旧部署のチームを放置せず、必要に応じて整理・保管します。

退職・異動で権限を見直す

所属変更時には、旧チームから外すことまで運用に含めます。

まとめ

Teamsはチャットツールではなく、権限と情報が集まる場所です。作成・所有・外部共有・終了までルール化すると管理しやすくなります。

Microsoft 365・Outlook・Teamsの基本も参考にしてください。