PC・スマホ・ライセンスをどう管理する？総務のIT資産台帳に入れたい項目

会社のPCが数台なら、誰がどの端末を使っているか頭で覚えられます。

ですが台数が増えると、使用者、購入日、保証、リース、ライセンス、廃棄予定まで覚えるのは無理があります。

総務としてPC入替やアカウント管理をしていると、IT資産台帳は「あると便利」ではなく、更新や退職対応を漏らさないための基礎だと感じます。

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PC台帳に最低限入れたい項目

特に「誰が使っているか」と「いつ更新するか」が分かる状態にしておくと、PC入替計画を立てやすくなります。

PCだけ管理して、スマートフォンは別の担当者がExcelで持っていると、退職時に確認漏れが起きやすくなります。

端末種別を持たせて、PC・スマホ・タブレットを同じ考え方で管理すると棚卸ししやすくなります。

Microsoft 365のようにユーザーへ割り当てるライセンスは、PC台帳だけでは管理しきれません。

氏名、メールアドレス、契約プラン、割当日、退職時の解除状況などを別シートまたは関連台帳で追えるようにします。

Microsoft 365のユーザー管理でも、入社から退職までの考え方を整理しています。

退職者からPCを回収しても、台帳上の使用者がそのままでは情報が古くなります。

回収、データ引き継ぎ、初期化、再配布、廃棄まで進んだ段階でステータスを更新します。

廃棄したから行を削除するのではなく、廃棄日、処分方法、データ消去証明書の有無を残します。

あとから「この端末はどう処分したか」を確認できるためです。

台帳は作っただけでは古くなります。

年1回、半期ごと、PC入替前など、棚卸しするタイミングを決めて、実機と台帳が一致しているか確認します。

IT資産台帳で大切なのは、細かい項目を増やすことではありません。

誰が使い、いつ入れ替え、どの契約やライセンスと関係しているかが分かる状態にすることです。

PC・アカウント全体の管理は、総務がやるPC・アカウント・バックアップ管理も参考にしてください。