社内お知らせが読まれない原因は？総務が伝達文を短く分かりやすくする方法
総務から社員へ出すお知らせは、内容を全部書けば伝わるとは限りません。
長いほど「自分に関係あるのか」「結局何をすればいいのか」が分からなくなります。
社内連絡では、社員が次に取る行動を一番先に分かる状態にすることが大切です。
最初に対象者を書く
全社員、一部部署、管理職など対象を明確にします。
件名だけで内容を判断できるようにする
「お知らせ」だけではなく、「PC更新に伴う再起動のお願い」「健康診断予約のお願い」など具体的にします。
本文の最初に「やること」を置く
申請、回答、提出、再起動など社員側の行動がある場合は先に書きます。
期限を目立たせる
本文の最後だけに期限を書くと読み飛ばされます。
件名・冒頭・箇条書きなどで確認しやすくします。
背景説明は必要な分だけ
制度変更の理由は重要ですが、社員が最初に知るべき行動を埋もれさせないようにします。
問い合わせ先を一つにする
誰へ聞けばよいか分からないと、総務メンバー全員へ個別連絡が来ます。
重要連絡は一回で終わらせない
期限前のリマインド、Teams、掲示など重要度に応じて複数の接点を使います。
全員へ送る前に対象を絞る
関係ない通知が多いと、本当に重要な総務連絡まで読まれなくなります。
長文は見出し・箇条書きを使う
「対象」「対応」「期限」「問い合わせ」のように分けるだけで読みやすくなります。
よくある質問は次回へ反映する
同じ問い合わせが何件も来たなら、案内文で不足していた情報です。
次回のテンプレートへ追加します。
社内連絡も業務マニュアル化できる
総務の業務マニュアルの作り方を使って、頻繁な案内をテンプレート化します。
実際の社内周知では「機能説明を全部書かない」ようにしています
最近、PDFソフトを無料版から有料版へ切り替えた際にも、全社員向けの案内文を作りました。
最初は追加された機能を多く載せようとしましたが、文字量が増えるほど読まれにくくなります。そこで、事務担当者が使いやすい機能へ絞り、代表的な5項目だけを案内する形にしました。
特に重要な注意点がある場合は、便利機能より先に書きます。たとえばPDFの墨消しでは、見た目だけ隠して送るのではなく、送付用の新しいPDFとして確定させる必要がある、という運用上の注意を明記しました。
この経験から、社内周知では次の順番にすると伝わりやすいと感じています。
- 何が変わったか
- 社員が何をするか
- 特に注意すること
- よく使う機能・メリット
- 問い合わせ先
総務側が知っている情報を全部入れるのではなく、社員がその日から迷わず使える情報だけを残す方が、結果的に問い合わせも減らしやすくなります。
まとめ
社内お知らせでは、対象者・やること・期限・問い合わせ先を先に伝えます。
「全部説明する」より、「社員が迷わず次の行動を取れる」文章を目指してください。
