個人情報を総務が扱うときの基本｜集めすぎ・共有しすぎ・残しすぎを防ぐ

総務は、社員情報、応募者情報、健康情報、取引先情報など多くの個人情報を扱います。

重要なのは「漏らさない」だけでなく、必要以上に集めない・見せない・残さないことです。

何のために集めるかを明確にする

目的が分からない項目を慣例で集め続けないようにします。

閲覧できる人を絞る

共有フォルダへ置けば便利でも、全社員が見る必要はありません。業務上必要な人だけに権限を付けます。

メール送信前に宛先と添付を確認する

個人情報を含むファイルは、誤送信時の影響が大きいため送信前確認を徹底します。

紙も管理対象にする

机上放置、複合機への置き忘れ、廃棄方法など、紙の扱いもルール化します。

保存期限を意識する

不要になった情報を無期限に残すほどリスクが増えます。会社ルールや必要な保存期間に沿って整理します。

アカウント権限とセットで見る

異動・退職時にアクセス権が残らないよう確認します。

Microsoft 365のユーザー管理も参考にしてください。

まとめ

個人情報管理では、収集・閲覧・共有・保存・廃棄の各段階で必要最小限にすることが基本です。