個人情報を総務が扱うときの基本｜集めすぎ・共有しすぎ・残しすぎを防ぐ
総務を長くやっていると、「本当は知らなくてもよかった情報」まで見えることがあります。
社員の住所、家族情報、給与、健康情報、退職に関する情報。
総務は仕事上必要だから知るのであって、知った情報を自由に扱ってよいわけではありません。
総務は“情報を知る側”になる
社員からすると一つの申請書でも、総務側には多くの個人情報が集まります。
だからこそ、必要以上に集めないことが最初の基本です。
収集目的を明確にする
「昔からこの項目を書いてもらっている」ではなく、何のために必要かを確認します。
閲覧できる人を必要最小限にする
総務メンバー全員がすべての情報を見る必要があるとは限りません。
健康情報、給与、評価、家族情報などは特に権限を分けます。
健康情報は特に慎重に扱う
健康診断結果の回収を総務が担当することもあります。
私はこの作業をかなり慎重に扱ってきました。
本人にとって非常にセンシティブな情報なので、机上放置や不用意な共有を避けます。
紙も個人情報
申請書、健康診断結果、住所変更届など、紙は複合機・机・共有棚に残りやすいので注意します。
メール送信前に宛先と添付を確認する
個人情報ファイルは誤送信したときの影響が大きいため、送信前確認を徹底します。
共有フォルダは「置ける」より「誰が見えるか」
便利だから同じフォルダへ置くのではなく、閲覧権限を確認します。
退職・異動時にアクセス権を見直す
異動後も旧部署の個人情報へアクセスできる状態を残さないようにします。
Microsoft 365のユーザー管理も参考にしてください。
保存期限を意識する
必要な期間を超えて情報を残し続けるほど、漏えい時の影響も大きくなります。
総務内の雑談にも注意する
業務上知った情報を「知っているから」と社内で話題にしないことも重要です。
本人が公表していない情報は、仕事上必要な範囲だけで扱います。
「知ってしまう仕事」だから信頼が必要
総務へ安心して相談してもらうには、「この人に話したら広まる」と思われないことが大切です。
情報管理はシステムだけではなく、担当者の姿勢にも関わります。
採用業務では「応募者情報」を誰でも見られる状態にしません
私は採用担当として、応募書類、連絡先、面接日程、選考結果などの情報も扱います。
採用では社内共有が必要な場面もありますが、関係者だからといって全員がすべての情報を見る必要はありません。
たとえば、面接担当者へ共有する情報と、総務側で管理する連絡先・書類情報は分けて考えます。
また、メール添付で応募書類をやり取りすると、担当者の受信箱やPCへコピーが残りやすくなります。共有場所を決め、選考終了後も不要なコピーを残し続けない運用が必要です。
私は個人情報を扱うとき、次の4点を基準にしています。
- この情報は本当に必要か
- 誰が見る必要があるか
- どこへ保存するか
- いつまで残すか
総務・採用は多くの情報を扱える立場だからこそ、見られるかどうかではなく、見る必要があるかで権限を考えることが大切です。
電子ファイルの正本・保存場所は、総務の文書保存・ファイル管理も参考にしてください。
まとめ
個人情報管理では、集めすぎない・見せすぎない・共有しすぎない・残しすぎないことが基本です。
文書保存・ファイル管理もあわせて確認してください。
