複合機のスキャンが送れないとき総務が確認すること｜保存先・認証・ネットワークの切り分け
PCを交換するとき、Officeを入れて終わりではありません。
私が代替PC2台をキッティングしたときも、OS更新、サーバー接続、複合機接続、スキャン設定まで必要でした。
印刷はできるのにスキャンだけ送れない、ということもあります。
最初に送信方式を確認する
共有フォルダ、メール、PC保存など、何を使っているかで確認箇所が変わります。
全員か一人だけかを見る
全員使えないなら共通設定、一人だけなら端末・権限・認証の可能性を考えます。
保存先が存在するか確認する
PC交換やフォルダ変更で、以前の保存先がなくなっている場合があります。
書き込み権限を見る
フォルダが見えても、複合機から書き込めなければ保存できません。
認証情報を確認する
パスワード変更後にスキャンだけ失敗するケースがあります。
PC名・IP・共有名変更を確認する
PC入替時は、保存先の名前が変わっていないか確認します。
ネットワーク接続を見る
複合機と保存先PCが同じ社内ネットワークで通信できるか確認します。
同じスペックのPCでも同じように進まないことがある
2台同時にキッティングしても、片方だけ設定に時間がかかることがあります。
「同じPCだから同じはず」と決めつけず、一台ずつ状態を確認します。
変更前の設定を記録する
保存先、ユーザー名、ポート、設定画面などを控えてから変更します。
実際にスキャンして確認する
設定画面で保存しただけでなく、紙を一枚読み取り、正しい場所へ保存されるか確認します。
キッティング手順にスキャン確認を入れる
Windows初期設定で総務が確認することにも、周辺機器を含めてチェックすると再発を防げます。
複合機を新しいPCへ設定するときは、スキャンだけでなく印刷・FAXまで含めて確認します。プリンタードライバーを会社PCへ入れるとき総務が確認することも参考にしてください。
PC入替では、印刷・スキャン・FAXを別々に確認しています
代替PC2台をキッティングしたとき、複合機まわりは「プリンターが入ったから完了」ではありませんでした。
複合機では、印刷・スキャン・PC-FAXで使う設定やドライバーが分かれている場合があります。そのため、私は用途ごとに実際の操作まで確認します。
- Excel・PDFから印刷できるか
- スキャンしたデータが正しい保存先へ届くか
- 保存先フォルダへ書き込みできるか
- PC名や共有名が旧PCのまま残っていないか
- FAXドライバーを使う部署では送信画面まで開けるか
特にPC入替では、旧PCの名前や保存先を複合機側が参照していることがあります。新PCでOfficeやメールが使えても、スキャンだけ動かない原因になります。
そのため、旧PCを外す前に複合機設定を控え、新PCで実際に紙を1枚読み取って確認します。
周辺機器は「設定済み」ではなく、社員が普段行う操作を最後まで通せたかを完了基準にする方が、引渡し後の問い合わせを減らせます。
印刷・FAX側は、プリンタードライバーを会社PCへ入れるとき総務が確認することも参考にしてください。
まとめ
スキャン障害では、送信方式・対象範囲・保存先・権限・認証・ネットワークの順で切り分けます。
