社内イベントを総務が運営するときの手順｜参加者・会場・費用・当日役割を整理する

社内イベントは、当日の進行より前の準備でほぼ決まります。

総務が担当する場合は、参加者・会場・費用・案内・役割分担を同時に動かす必要があります。

最初に目的を決める

懇親、表彰、研修、方針共有など、目的によって会場や内容は変わります。

参加対象と人数を早めに確定する

社員だけか、家族や取引先も含むのかで手配内容が変わります。

予算を項目別に分ける

会場、飲食、備品、景品、交通などを分けて把握します。

当日の役割を決める

受付、司会、写真、会場対応などを総務一人で抱えないよう割り振ります。

社員案内は参加判断に必要な情報をまとめる

日時、場所、参加方法、服装、回答期限を一度に案内します。

終了後に次回用メモを残す

参加人数、費用、反省点、業者情報を残すと翌年の準備が早くなります。

まとめ

社内イベントは、目的・人数・予算・案内・役割を先に固めると当日の負担を減らせます。

総務の年間予算の考え方も参考にしてください。