オフィス移転を総務が進める手順｜物件・レイアウト・回線・引越しを逆算する
オフィス移転は、引越し業者を決めれば終わる仕事ではありません。
総務から見ると、物件、レイアウト、家具、電源、LAN、電話、複合機、住所変更、社員周知が一斉に動くプロジェクトです。
移転日を基準に逆算する
回線工事や家具納品は時間がかかるため、移転日から工程表を作ります。
新オフィスの寸法を確認する
図面だけでなく、柱、扉、窓、コンセント、床配線などを現地で確認します。
座席レイアウトを早めに決める
座席が決まらないとLAN・電源・電話・複合機の位置も決まりません。実際にレイアウトを考えるときは、机と椅子が図面上に収まるかだけでは不十分です。
私が確認するのは、部署間の距離、複合機までの動線、会議スペース、通路幅に加えて、LAN・電源・モニター・電話線を無理なく配置できるかです。机や椅子の台数を先に確定し、設備側の条件と重ねると、移転直前の配線変更や席のやり直しを減らせます。
オフィスレイアウト変更を総務が進める手順では、レイアウト変更そのものを詳しく整理しています。
回線は最優先で確認する
家具が届いてもインターネットが開通していなければ仕事ができません。
電話・Wi‑Fi・複合機を別タスクにする
一括して「IT」とせず、それぞれ工事日・担当業者・動作確認日を持ちます。
住所変更対象を一覧にする
Webサイト、名刺、請求書、契約書、銀行、行政手続き、取引先案内などを洗い出します。
不要品を移転前に捨てる
古い家具・書類・PCを新オフィスへ運んでから処分すると二度手間です。
社員の荷造りルールを決める
個人荷物、共有書類、PC、周辺機器をどう梱包するか案内します。
当日の役割を決める
旧拠点、新拠点、業者対応、IT確認などを分担します。
翌営業日の動作確認項目を作る
ネット、電話、メール、印刷、入退室、空調、会議室を確認します。
移転後の不具合窓口を一本化する
社員からの「印刷できない」「席が違う」などを一箇所で受け、優先順位を付けます。
移転時のネットワーク設計・障害切り分けまで担当する場合は、社内Wi-Fiアクセスポイントを総務が管理するときの基本も事前に確認しておくと、移転翌日の通信トラブルに対応しやすくなります。
まとめ
オフィス移転は、レイアウト・IT・家具・住所変更・引越し・動作確認を移転日から逆算して管理すると進めやすくなります。
