来客対応を総務が仕組み化する方法｜受付・担当者連絡・会議室案内まで

ある日は、朝から来客予定がたくさん入っていました。

取引先の方、業者さん、採用面接の応募者。総務をしていると、同じ「来客」でも目的が全く違います。

来客対応は短い仕事に見えますが、会社の第一印象を作る仕事でもあります。

朝一番でその日の来客予定を見る

会社名、氏名、時間、担当者、会議室を確認します。

同時刻に複数組いる場合は、受付が重ならないよう準備します。

担当者へ事前確認する

担当者が外出予定になっていないか、会議室変更がないかを確認します。

受付後の連絡方法を統一する

内線、Teams、チャットなど、担当者へ何で知らせるか決めます。

待ってもらう場所を決める

担当者がすぐ来られない場合に、どこで待ってもらうかを決めます。

受付付近で立ったまま待たせないようにします。

採用応募者は特に緊張している

採用面接で来社する学生・応募者はかなり緊張しています。

受付での対応も、その会社の印象になります。

採用側として学生を見る一方で、学生側も受付や社員の対応を見ています。

会議室の状態を事前に見る

机、椅子、モニター、空調、飲み物、前の会議の資料などを確認します。

会議室管理を総務が整える方法も参考にしてください。

来客が重なる日は役割を分ける

受付、担当者連絡、会議室案内など、一人で全部持つと別の来客が来たときに止まります。

入館記録が必要なら運用を簡単にする

会社ルールに応じて、会社名、氏名、入退館時刻などを記録します。

終了後も確認する

会議室の片付け、忘れ物、次の予約を確認します。

会社の第一印象は総務だけで作るものではない

受付だけ丁寧でも、担当者が遅れる、会議室が汚れている、社員が挨拶しないと印象は変わります。

来客対応は会社全体の運用として考えます。

まとめ

来客対応では、予定確認・受付・担当者連絡・待機場所・会議室・終了後まで流れを決めると安定します。