契約書管理で総務が確認すること｜締結・保管・更新・解約まで実務で迷わない管理方法

総務で契約書を扱っていると、「契約書はファイルに入れて保管すれば終わり」と考えがちです。

ですが、実務で本当に困るのは締結後です。更新日が分からない、解約期限を過ぎた、担当者が退職して契約内容を誰も把握していない。こうしたことが起きると、会社に余計な費用やリスクが発生します。

私も総務・法務業務を担当する中で、契約書は「保管」ではなく「期限まで含めて管理するもの」だと感じています。

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契約書を受け取ったら最初に確認すること

特に見落としやすいのが、自動更新と解約通知期限です。契約満了日の1か月前に確認すればよいと思っていたら、解約は3か月前通知だったということもあります。

契約書台帳を作るなら、契約名と締結日だけでは不十分です。

私なら、更新確認日、解約通知期限、担当部署、費用、契約書PDFの保存先まで一覧にします。

大切なのは、台帳を見たときに「次に誰が、いつ、何を確認するか」が分かることです。

紙の原本はキャビネット、PDFは共有フォルダという会社も多いと思います。

この場合、台帳に原本の保管場所と電子データの保存先を両方記載しておくと探しやすくなります。ファイル名の付け方も、取引先名・契約名・締結日など一定のルールにそろえます。

契約書管理は、期限管理だけではありません。

更新前には、実際に使っているか、料金は妥当か、契約内容が現在の運用に合っているかを確認します。長く続いている契約ほど、誰も見直さず更新されていることがあります。

総務のコスト削減は、値下げ交渉だけではなく、不要な契約を見つけることから始まる場合もあります。

契約内容を特定の社員だけが知っている状態は危険です。

担当者が異動・退職したときでも、台帳を見れば契約の概要、次回更新、問い合わせ先が分かる状態にしておきます。

契約書管理で大切なのは、きれいに保管することではありません。

契約内容・期限・費用・担当者・次のアクションを一つにつなげて管理することです。

総務の業務を属人化させない考え方は、総務の業務改善は何から始める？でも紹介しています。