総務の引き継ぎで必ず残したい9項目｜担当者が変わっても止まらない引継書の作り方

総務の引き継ぎで一番困るのは、「手順は書いてあるけれど、なぜそうしているのか分からない」状態です。

総務は契約、PC、メール、備品、社内ルール、ベンダー対応など業務範囲が広く、担当者が変わると判断の背景まで消えやすい仕事です。

私は引き継ぎを作るなら、操作方法だけでなく現在地と次の一手まで残すことが重要だと考えています。

Contents

1. 目的

その業務を何のために行っているのかを書きます。目的が分かれば、手順が変わっても判断しやすくなります。

調査、見積、社内確認、ベンダーとの打ち合わせなど、ここまで何をやったかを時系列で残します。

設定済み、契約済み、社内承認済みなど、終わった部分を明確にします。次の担当者が同じ作業をやり直すのを防ぎます。

まだ終わっていない項目は、期限と担当者を付けます。「確認中」だけではなく、何を待っているのかまで書きます。

メール、PC、ネットワーク、システムなどは、現在の設定や構成を残します。変更前後が分かるとトラブル時に戻しやすくなります。

契約金額、台数、ライセンス数、対象件数、更新日など、判断に必要な数字を残します。

「なぜA案ではなくB案にしたのか」を残します。結論だけではなく、比較した条件や社内事情を書いておくと再検討を減らせます。

削除してはいけないアカウント、勝手に変更できない契約、作業時間帯の制限など、事故につながる項目を明記します。

最後に「次に何をすればよいか」を1つ書きます。

たとえば「ベンダーへ見積回答を依頼」「10月1日にDNS変更」「退職者PCのデータ確認後に初期化」など、次の行動が具体的だと引き継ぎ後すぐに動けます。

最初から分厚い資料を作ると、更新されなくなります。

私は、担当者が見て次の行動を判断できることを優先し、必要な情報から追加していく方が実務では使いやすいと思います。

総務の引き継ぎは、作業手順だけでは足りません。

目的・現在地・判断理由・未完了・次の一手まで残すことで、担当者が変わっても業務が止まりにくくなります。

総務の業務マニュアルの作り方もあわせて参考にしてください。