総務の引き継ぎで必ず残したい9項目｜担当者が変わっても止まらない引継書の作り方
引き継ぎで一番困るのは、「何をしていたか」は分かるのに、「次に何をすればいいか」が分からない状態です。
総務は年間業務、契約、PC、ベンダー、申請など、進行中の仕事が多いため、業務一覧だけでは足りません。
1．目的
何のための業務・案件なのかを書きます。
2．これまでに実施したこと
調査、見積、打ち合わせ、設定など、どこまで進めたかを書きます。
3．完成していること
すでに確定・承認・公開済みのものを分けます。
4．未完成のこと
残作業、待ち、確認中の項目を書きます。
5．現在の設定
システム設定、運用ルール、ファイル場所などを残します。
6．重要な数値
予算、件数、期限、ライセンス数、対象者数など、判断に必要な数字を書きます。
7．判断済み事項
何を決めたかだけでなく、なぜそう決めたかも残します。
8．やってはいけないこと
既に失敗した方法、ベンダーから止められている操作、触ってはいけない設定などを書きます。
9．次の1操作
「次回確認」ではなく、「○日に担当者へ回答確認」「このファイルを更新」のように具体化します。
口頭だけで引き継がない
説明した内容は忘れます。文章・リンク・ファイルを残します。
重要な案件ほど“現在地”を一行で書く
「見積取得済み、承認待ち」「設定完了、社員テスト待ち」のように一目で分かる状態にします。
引継書からマニュアルへ戻す
引継ぎ中に見つかった不足は、通常の業務マニュアルへ反映します。
総務の業務マニュアルの作り方も参考にしてください。
私なら「次の1操作」まで書いて引き継ぎます
総務の案件は、途中で担当者が変わると「何が決まっていて、次に何をすればいいのか」が分からなくなりやすいです。
たとえばPC入替なら、「30台入替予定」とだけ残しても足りません。候補機種、希望スペック、見積状況、予算、未確認事項、次に連絡する相手まで必要です。
メールサーバー移行でも同じです。「Exchangeへ移行予定」だけではなく、DNS構成、旧メール環境、Webサーバー、共有メール、スマホ設定、切替前に残っている確認事項まで引き継ぎます。
私は、引継ぎで最低限次の形までそろえると後任が動きやすいと考えています。
- 現在地：どこまで終わったか
- 決定済み：何を決めたか
- 未完了：何が残っているか
- 重要数値：台数・金額・期限
- 注意事項：変更してはいけない設定
- 次の1操作：誰に何を確認するか
「確認してください」ではなく、「○○社へ見積回答を確認する」「DNS変更前の現在値を保存する」のように、次の動作まで具体化します。
引継ぎの目的は説明することではなく、後任がゼロから調べ直さず、その続きから動ける状態を作ることです。
まとめ
総務の引継ぎは、業務名だけでなく、目的・現在地・数字・判断理由・次の1操作まで残すと、後任がゼロから調べ直さずに済みます。
