社内お知らせが読まれない原因は？総務が伝達文を短く分かりやすくする方法

総務からのお知らせは、情報を全部書けば伝わるとは限りません。

長い文章ほど、社員は「自分に関係あるのか」「何をすればよいのか」が分からなくなります。

最初に対象者を書く

全社員なのか、特定部署なのか、対象者を明確にします。

件名で内容を判断できるようにする

「お知らせ」だけではなく、「PC更新に伴う再起動のお願い」など具体的にします。

社員がやることを先に書く

申請、回答、持参、再起動など、必要な行動がある場合は文章の前半に置きます。

期限と問い合わせ先を明記する

いつまでに、誰へ確認すればよいかを書きます。

背景説明は必要最小限にする

制度変更やシステム変更の背景は必要ですが、本文の目的を邪魔しない長さにします。

重要なお知らせは一度で終わらせない

期限前に再通知する、Teamsや掲示板でも周知するなど、重要度に応じて複数の接点を使います。

まとめ

社内お知らせは、対象者・やること・期限・問い合わせ先がすぐ分かる形にすると伝わりやすくなります。

総務の業務マニュアルの作り方も参考にしてください。