OneDriveは社員ごとのクラウド保存に便利ですが、会社の共有データまで個人領域へ集めると退職時に困ります。

Contents
  1. 個人作業と共有データを分ける
  2. 共有リンクを広げすぎない
  3. PC同期を前提にしすぎない
  4. 退職時のデータ確認を決めておく
  5. まとめ

個人作業と共有データを分ける

本人だけが使う作業中ファイルと、部署全体で使う正式資料は保存場所を分けます。

共有リンクを広げすぎない

誰でもアクセスできるリンクを安易に使わず、必要な相手へ必要な権限だけ付けます。

PC同期を前提にしすぎない

端末故障時にもクラウド側の状態を確認できるよう、同期状況を意識します。

退職時のデータ確認を決めておく

本人のアカウント停止前に、業務上必要なデータが個人領域だけに残っていないか確認します。

まとめ

OneDriveは個人の業務ファイル、部署共有は共有領域というように役割を分けると管理しやすくなります。

退職者のPC・メール・アカウント対応も参考にしてください。