ベンダー管理は何をする？総務が複数業者とのやり取りで決めておきたいこと
総務をしていると、複合機、PC、ネットワーク、設備、リースなど多くの業者とやり取りします。
私自身も複数のIT・OA・レンタル系ベンダーと同時にやり取りすることがあり、「誰に何を頼んでいるのか」を整理しておかないと、問い合わせだけで時間を使うと感じています。
ベンダーごとに担当範囲を明確にする
PCはA社、複合機はB社、ネットワークはC社というように、誰が何を担当しているかを一覧にします。
障害が起きてから契約書を探すのではなく、普段から問い合わせ先をまとめておくと初動が早くなります。
営業担当だけでなくサポート窓口も管理する
営業担当者へ電話すれば何でも解決するとは限りません。
- 営業担当
- 保守受付
- 障害時の連絡先
- 契約番号
- 受付時間
この情報を台帳へ入れておくと、担当者不在でも対応できます。
見積は金額以外も比較する
総務では安い会社を選びたくなりますが、見積比較では保守範囲、納期、作業内容、契約期間、解約条件も確認します。
本体価格が安くても、設置や初期設定が別料金なら総額は高くなることがあります。契約書管理とあわせて確認しましょう。
口頭で決めたことを残す
打ち合わせで決まった内容は、メールや議事メモで残します。
担当者が変わったとき、「前の担当者とはこういう話だった」という状態になると確認に時間がかかります。
ベンダー任せにしすぎない
専門分野は業者へ任せても、会社側が何も分からない状態にはしません。
構成図、設定情報、契約期間、管理者アカウントの所在など、会社として持っておくべき情報は自社でも管理します。
定期的に契約と費用を見直す
何年も同じ契約を続けていると、現在の利用状況に合わなくなっていることがあります。
更新時には利用実績や故障件数も見ながら、今の契約が必要かを確認します。
複数ベンダーを同時に動かすときは「窓口」と「責任範囲」を分けています
私の実務では、PC、複合機、ネットワーク、レンタル機器など、複数のベンダーと同時にやり取りすることがあります。
この状態で困るのは、障害が起きたときに「どこまでが誰の担当か」が曖昧になることです。
たとえばPCがネットにつながらない場合でも、原因はPC本体、Wi-Fi、社内ネットワーク、回線のどこにあるか分かりません。そこで、私は最初から次の情報を分けて持つようにしています。
- 営業窓口
- 保守・障害窓口
- 契約対象
- 担当範囲
- 契約番号
- 受付時間
- 緊急時の連絡先
また、見積比較でも価格だけでは決めません。PCなら納期・保証・初期設定、複合機なら保守範囲、レンタルなら返却条件まで確認します。
ベンダーへ任せる部分と、会社側で持つ情報を分けることも重要です。構成図、管理者情報、契約期間、変更履歴まで外部任せにすると、担当者変更時に社内で何も分からなくなります。
私は専門作業は任せても、判断に必要な情報は会社側へ残すことをベンダー管理の基本にしています。
契約面の整理は、契約書管理で総務が確認することも参考にしてください。
まとめ
ベンダー管理は、連絡先一覧を作るだけではありません。
担当範囲・契約・費用・障害時の連絡先・決定事項を会社側で把握することが重要です。
契約管理とあわせて整理すると、担当者が変わっても業務を続けやすくなります。
