ベンダー管理は何をする？総務が複数業者とのやり取りで決めておきたいこと

総務をしていると、複合機、PC、ネットワーク、設備、リースなど多くの業者とやり取りします。

私自身も複数のIT・OA・レンタル系ベンダーと同時にやり取りすることがあり、「誰に何を頼んでいるのか」を整理しておかないと、問い合わせだけで時間を使うと感じています。

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ベンダーごとに担当範囲を明確にする

PCはA社、複合機はB社、ネットワークはC社というように、誰が何を担当しているかを一覧にします。

障害が起きてから契約書を探すのではなく、普段から問い合わせ先をまとめておくと初動が早くなります。

営業担当者へ電話すれば何でも解決するとは限りません。

この情報を台帳へ入れておくと、担当者不在でも対応できます。

総務では安い会社を選びたくなりますが、見積比較では保守範囲、納期、作業内容、契約期間、解約条件も確認します。

本体価格が安くても、設置や初期設定が別料金なら総額は高くなることがあります。

打ち合わせで決まった内容は、メールや議事メモで残します。

担当者が変わったとき、「前の担当者とはこういう話だった」という状態になると確認に時間がかかります。

専門分野は業者へ任せても、会社側が何も分からない状態にはしません。

構成図、設定情報、契約期間、管理者アカウントの所在など、会社として持っておくべき情報は自社でも管理します。

何年も同じ契約を続けていると、現在の利用状況に合わなくなっていることがあります。

更新時には利用実績や故障件数も見ながら、今の契約が必要かを確認します。

ベンダー管理は、連絡先一覧を作るだけではありません。

担当範囲・契約・費用・障害時の連絡先・決定事項を会社側で把握することが重要です。

契約管理とあわせて整理すると、担当者が変わっても業務を続けやすくなります。