会社PCを廃棄するときデータ消去はどうする？総務が返却・廃棄前に確認すること

会社PCを入れ替えると、古いPCをどう処分するかという仕事が発生します。

総務として怖いのは、「初期化したから大丈夫」と思って返却・廃棄したPCに、会社のデータが残ってしまうことです。

PCの処分方法は、購入品、リース・レンタル品、再利用する端末などで変わります。この記事では、総務が廃棄・返却前に整理しておきたい項目をまとめます。

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最初に所有区分を確認する

処分前に、そのPCが会社所有なのか、リースなのか、レンタルなのかを確認します。

リース・レンタル品は、勝手に廃棄したりストレージを物理破壊したりできない場合があります。契約書や返却条件を確認してから進めます。

データ消去を先に行うと、あとから必要なファイルが見つかっても戻せません。

OneDriveなどへ保存しているつもりでも、ローカルだけに残っているファイルがないか確認します。

PC本体のデータだけでなく、会社の管理対象から外す作業も必要です。

Microsoft 365、端末管理、ウイルス対策ソフト、資産管理ソフトなどで、その端末が登録されたままになっていないか確認します。

PCを再利用するのか、社外へ返却するのか、廃棄するのかで必要な対応は変わります。

社内で別の社員へ渡すだけなら、会社の標準手順で初期化して再キッティングする方法があります。一方、社外へ出す場合は、契約先や廃棄業者が求める消去方法まで確認します。

総務判断だけで「この方法なら絶対安全」と決めず、会社の情報セキュリティルールと処分業者の証明方法を確認することが重要です。

外部業者へデータ消去を依頼する場合、どの端末を、いつ、どの方法で消去したのか記録を残します。

資産番号やシリアル番号と、データ消去・廃棄の証明書を紐づけて保管すると、あとから確認しやすくなります。

処分したのに資産台帳上は「使用中」のままでは管理が崩れます。

使用者、端末名、シリアル番号、購入・リース情報、処分日、処分方法を更新し、会社からそのPCがなくなったことを記録します。

退職者PCでは、まず後任者や上司が必要なデータを引き継ぐことが優先です。PC入替では、新しい端末へ正常に移行できていることを確認します。

退職時の流れは、退職者のPC・メール・アカウント対応も参考にしてください。

会社PCの廃棄では、「初期化したから終わり」ではありません。

所有区分、データ引き継ぎ、アカウント、端末管理、消去方法、証明書、資産台帳まで一連で管理することが重要です。

総務がPCを管理する場合は、処分時まで含めてライフサイクルを決めておくと、入替のたびに迷わなくなります。