総務の予算はどう作る？PC・設備・ライセンス更新を漏らさない年間予算の考え方
総務の予算は、前年実績へ少し足して作るだけでは漏れが出ます。
PC、複合機、空調、家具、ライセンス、保守契約など、毎年ではない支出が多いからです。
私は約30台規模のPC更新を検討したとき、改めて資産の更新時期を先に見える化しないと予算化できないと感じました。
最初に固定費と更新費を分ける
毎月発生する費用と、数年に一度発生する費用を分けます。
契約一覧から更新費を拾う
ライセンス、保守、リース、クラウドサービスなどの更新月を確認します。
PC台帳から更新候補を出す
導入年、故障履歴、スペックを見て翌年度の更新候補を出します。
総務のIT資産台帳とつなげると管理しやすくなります。
全台一斉更新か分割更新かを考える
予算とキッティング工数を見て、年度を分ける方法もあります。
約30台のPC更新を考えたとき、台数×単価だけでは決められませんでした
私自身、約30台規模のPC更新を検討したことがあります。
仮に1台20万円なら、単純計算でも30台で約600万円です。ここに初期設定、周辺機器、保証、既存PCの処理などが加わる可能性があります。
だから年間予算を作るときは、「PC30台」と一括りにせず、次のように分けて考える方が現実的です。
- 今年中に交換しないと業務へ影響するPC
- メモリやSSD交換で延命できるPC
- 翌年度へ回せるPC
- 高いスペックが必要な部署
- 標準スペックで十分な部署
一斉更新には管理を揃えやすいメリットがありますが、その年の支出とキッティング作業は大きくなります。
分割更新なら支出を平準化できますが、機種や導入時期がばらつきやすくなります。
私は金額だけでなく、故障リスク・社員の業務・総務側の作業量まで含めて更新時期を考えるようにしています。
見積額だけでなく「導入後に必要な費用」も予算へ入れる
PC本体だけを予算化すると、あとから周辺機器や設定費用が発生することがあります。
必要に応じて、モニター、ドッキングステーション、Officeなどのライセンス、キッティング、廃棄・返却まで含めて総額を見ます。
購入方法の比較は、総務のコスト削減は何から始める？でも整理しています。
設備更新は“壊れてから”にしない
空調、複合機、家具など、止まったときの影響が大きい物は計画更新を検討します。
見積は早めに取る
前年価格をそのまま使わず、相場や仕様変更を確認します。
予備費を持つ
PC故障、設備故障、急な増員など、総務には突発支出があります。
「今年使わなかった予算」も理由を残す
延期したのか、不要になったのかを残すと次年度判断がしやすくなります。
削減だけを目的にしない
PC性能を下げて社員の作業時間が増えるなら、会社全体では高くつくことがあります。
価格と業務影響を一緒に見ます。
導入後の実績を翌年へ戻す
見積額と実際の費用、追加費用、運用上の問題を記録します。
年間カレンダーにする
1月は契約更新、4月は新入社員PC、10月は設備点検など、月単位で予定を置くと支出時期も見えます。
予算を作ったあと、実際の支出を承認へつなげる段階では、稟議が止まる原因は？もあわせて確認してください。目的・総額・比較・決裁ルートをそろえておくと、予算と支払いをつなげやすくなります。
まとめ
総務予算は、固定費・更新周期・契約更新・資産台帳・突発費・実績をつなげて作ると漏れを減らせます。
総務のコスト削減もあわせて確認してください。
