総務業務の棚卸しはどう進める？やめる・減らす・任せる仕事を見つける方法

総務の仕事は、増えることはあっても自然に減ることはあまりありません。

昔から続いている業務を見直さないと、担当者が忙しくなるほど仕事が積み上がります。

まず業務を全部書き出す

毎日、毎月、年1回、突発対応に分けて一覧にします。

所要時間と頻度を入れる

1回10分でも毎日なら大きな工数です。時間×頻度で考えます。

「なぜやっているか」を確認する

目的が説明できない業務は、廃止や変更の候補です。

4つに分ける

• やめる
• 減らす
• 自動化する
• 専門部署・外部へ任せる

小さな業務から改善する

大規模システム導入より、定型メール、Excel転記、申請ルールなど小さな改善から始める方が成果を出しやすいです。

改善前後を数字で残す

時間、件数、エラー数を残すと、改善効果を説明できます。

まとめ

業務棚卸しは、仕事を一覧にするだけではなく、やめる・減らす・自動化・任せるまで判断して初めて効果が出ます。

総務KPIの作り方も参考にしてください。