総務業務の棚卸しはどう進める？やめる・減らす・任せる仕事を見つける方法
総務の仕事は、自然に増えていきます。
代表電話、郵便、宅配便、備品、来客、PC相談。どれも一件ずつは短くても、一日に何度も発生すると集中作業を細切れにします。
業務棚卸しでは、目立つ大仕事だけでなく、この“小さな中断”も拾います。
毎日・毎週・毎月・年次・突発に分ける
まず思いつく仕事を頻度別に全部書き出します。
1回の時間と件数を入れる
10分の電話対応でも一日10件なら100分です。
「なぜやっているか」を書く
法令・会社ルール・顧客要望・昔から、など理由を確認します。
やめる
目的がなくなった二重入力、誰も見ていない報告などを候補にします。
減らす
毎日確認しているものを週1回にする、一件ずつ処理しているものをまとめるなど頻度を見直します。
自動化する
転記、定型メール、集計など、条件が決まっている作業を優先します。
任せる
専門判断が必要な業務は、社労士・税理士・ITベンダーなど適切な相手へ渡します。
総務だけに集まる問い合わせを見直す
担当部署があるのに総務が毎回取次ぐなら、社内問い合わせ先の案内で減らせる場合があります。
郵便・宅配の中断も数える
受取・仕分け・連絡・配布が何回発生しているかを見ると、置き場所や処理時間の改善につながります。
改善前後を測る
1件5分短縮だけでも、年間件数が多ければ大きな時間になります。
棚卸しは一度で終わらない
人員、システム、事業が変わるたびに仕事は増減します。半年・年1回など定期的に見直します。
総務・庶務・法務・情シス・採用を兼ねると、棚卸しは必須になります
私自身、総務だけでなく、庶務・法務・情シス・IT・広報・採用など幅広い業務を担当しています。
こうした体制では、「総務だから」と仕事を受け続けると、PCトラブル、採用、請求、契約、社内周知などが同じ日に重なります。
そこで私は、業務を大きく次の4つに分けて考えます。
- 自分が判断する仕事：社内ルール、採用、予算、優先順位
- 手順化できる仕事：PC設定、請求、定型案内
- 自動化できる仕事：転記、集計、定型通知
- 専門家へ任せる仕事：高度なIT設定、専門判断が必要な案件
たとえば約3,000件規模の請求業務は、毎回人の目で全部確認するのではなく、マスタ・件数照合・例外処理へ分解します。PCトラブルも、全部自分で直すのではなく、端末・ネットワーク・ベンダー対応に切り分けます。
棚卸しの目的は、仕事を減らすことだけではありません。総務が判断すべき仕事へ時間を戻すことです。
棚卸し後の効果測定は、総務KPIの作り方も参考にしてください。
まとめ
総務業務の棚卸しは、頻度・時間・目的を見える化し、やめる・減らす・自動化・任せるへ分類すると実行につながります。
総務KPIの作り方で改善効果も追えます。
