総務の業務マニュアルはどう作る？担当者が変わっても回る手順書の作り方
総務の仕事は、担当者の頭の中に手順が残りやすいです。
「いつものファイルを開いて」「前回と同じように」「この人に聞けば分かる」。担当者がいる間は回っても、休職・異動・退職で止まります。
マニュアルは“説明”より“次の操作”を書く
背景を長く書くより、最初に何を開き、何を確認し、次に何をするかを書きます。
目的を書く
なぜこの業務をするのかが分かれば、例外時にも判断しやすくなります。
開始条件を書く
毎月何日、入社連絡が来たら、請求データが確定したら、など開始のきっかけを明記します。
入力と出力を書く
どのデータを使い、最終的に何が完成すれば終了なのかを示します。
画面名・ファイル名・保存場所を書く
「Excelを開く」ではなく、どのファイルか分かるようにします。私がPCキッティングの手順を残すなら、単に「PCを設定する」とは書きません。ネット接続、Windows Update、端末名の設定、Office、複合機、スキャン、社内サーバー接続、最後の動作確認まで、作業順と完了条件を分けます。
特にPC設定は、担当者本人には当たり前の工程ほど抜けやすい仕事です。「何をするか」だけでなく「どこまで確認できたら完了か」まで書くと、別の人でも再現しやすくなります。具体的な準備項目は新入社員のPCキッティング手順でも整理しています。
例外処理を書く
メールアドレスがない、申請書類が不足、PC設定でエラーなど、よくある例外を追記します。
問い合わせ先を書く
ベンダー、社内担当、承認者など、困ったときの連絡先を残します。
数字の確認ポイントを書く
大量請求なら対象件数と送信件数を照合する、入退社なら貸与物数を確認するなど、ミス防止のチェックを入れます。
更新日を入れる
マニュアルが古いまま使われるのを防ぐため、最終更新日と更新者を残します。
実際に別の人がやってみる
作成者には当たり前でも、他の人には分からない部分があります。手順書だけで進めてもらい、詰まった場所を直します。
完璧を目指して公開を遅らせない
まず80％でも共有し、実際の運用で更新する方が使えるマニュアルになります。
マニュアルを作った後は、担当者変更に備えて総務の引き継ぎで必ず残したい9項目とセットで確認すると、手順だけでなく判断基準や問い合わせ先まで残しやすくなります。
まとめ
総務マニュアルは、目的・開始条件・操作・確認・例外・問い合わせ先・更新日を入れると、担当者が変わっても回りやすくなります。
総務の引き継ぎで必ず残したい9項目も参考にしてください。
