総務の文書保存・ファイル管理を整える方法｜探せない・重複・最新版不明を防ぐ
総務の文書管理で困るのは、ファイル容量が足りないことより「どこにあるか分からない」「どれが最新版か分からない」状態です。
契約書、規程、申請書、議事録などは、長く使うほどコピーが増えます。
まず決めたいのは、正本はどこかです。
文書ごとに正本の保存場所を決める
メール添付、個人PC、共有フォルダへ同じ資料を置き続けると最新版が分かりません。
正式版を置く場所を決め、それ以外は作業用と分けます。
ファイル名は検索できる形にする
「資料」「最新版」「最終」のような名前を避け、日付・相手先・文書名など必要な情報を入れます。
「最終2」「本当の最終」をなくす
版管理が必要な資料は、更新日や版番号を使います。
承認済みの正本と編集中ファイルを明確に分けます。
紙原本と電子ファイルを紐づける
原本が紙で必要な文書は、保管棚・ファイル番号などを台帳へ残します。
PDFがあっても原本所在が分からない状態を避けます。
契約書は更新期限まで管理する
保存するだけでなく、更新・解約期限まで確認できるようにします。
契約書管理で総務が確認することも参考にしてください。
保存期限を決める
すべてを永久保存にすると、必要な文書を探しにくくなります。
法令・契約・会社ルールなど必要な基準を確認し、保存期間を決めます。判断が必要な文書は専門部署・専門家へ確認します。
アクセス権を分ける
社員情報、健康情報、契約情報など、全員が見る必要のない資料があります。
保存場所と閲覧権限をセットで考えます。
異動・退職時に権限を外す
新しい権限を追加するだけでなく、不要な権限を削除します。
SharePoint等を使う場合も正本ルールが先
ツールを導入しても、保存ルールが曖昧ならファイルは散らばります。
SharePointを総務が運用するときの基本もつなげてください。
定期的に古い資料を整理する
年度替わりや契約更新時など、見直し時期を決めます。
システム変更の資料ほど「変更前」を残しています
私がメールサーバー移行やDNS構成を整理したとき、変更後の設定だけではなく、変更前の状態を残すことを重視しました。
設定変更はうまくいけば新しい情報だけで済みますが、問題が起きたときに必要なのは「元はどうなっていたか」です。
そこで、システム関係の資料では次のように分けて保存します。
- 変更前の構成図・設定値
- 変更予定の内容
- 作業日・担当者
- 変更後の設定
- 切戻しに使う情報
- ベンダーとの決定事項
特にDNSやメール、PC設定は、スクリーンショットだけでなく文字でも残しておくと検索・転記しやすくなります。
また、「最新版」「最終版」ではなく、日付や案件名を入れて、どの時点の資料か分かるようにします。
文書管理は整理整頓ではなく、トラブル時に正しい情報へ戻れる状態を作ることだと考えています。
クラウド側の正本・権限設計は、SharePointを総務が運用するときの基本も参考にしてください。
まとめ
文書管理では、正本・命名・版・紙原本・保存期限・権限を決めることが重要です。
ファイルを増やす前に、「社員が後から正しい文書へたどり着けるか」を基準に設計してください。
