総務は、社員情報、応募者情報、健康情報、取引先情報など多くの個人情報を扱います。

重要なのは「漏らさない」だけでなく、必要以上に集めない・見せない・残さないことです。

Contents
  1. 何のために集めるかを明確にする
  2. 閲覧できる人を絞る
  3. メール送信前に宛先と添付を確認する
  4. 紙も管理対象にする
  5. 保存期限を意識する
  6. アカウント権限とセットで見る
  7. まとめ

何のために集めるかを明確にする

目的が分からない項目を慣例で集め続けないようにします。

閲覧できる人を絞る

共有フォルダへ置けば便利でも、全社員が見る必要はありません。業務上必要な人だけに権限を付けます。

メール送信前に宛先と添付を確認する

個人情報を含むファイルは、誤送信時の影響が大きいため送信前確認を徹底します。

紙も管理対象にする

机上放置、複合機への置き忘れ、廃棄方法など、紙の扱いもルール化します。

保存期限を意識する

不要になった情報を無期限に残すほどリスクが増えます。会社ルールや必要な保存期間に沿って整理します。

アカウント権限とセットで見る

異動・退職時にアクセス権が残らないよう確認します。

Microsoft 365のユーザー管理も参考にしてください。

まとめ

個人情報管理では、収集・閲覧・共有・保存・廃棄の各段階で必要最小限にすることが基本です。