会社の鍵はどう管理する？総務が貸出・返却・紛失時に確認したい運用ルール

会社の鍵は、小さな物ですが管理を曖昧にすると大きな事故につながります。

総務では、事務所、倉庫、キャビネット、ロッカー、車両、カードキーなど、複数種類の鍵や入退室権限を扱うことがあります。

大切なのは「誰に渡したか」を覚えることではなく、貸出から返却まで記録で追える状態にすることです。

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鍵ごとに管理番号を付ける

同じ見た目の鍵が複数あると、どこの鍵か分からなくなります。

鍵そのものや保管ケースに管理番号を付け、台帳と紐づけます。鍵に場所名をそのまま書く場合は、紛失時のリスクも考えます。

長期貸与と一時貸出を分けておくと、返却漏れを確認しやすくなります。

スペアキーを複数人が自由に持ち出せる状態にすると管理できません。

保管場所と持ち出せる人を決め、使った場合は必ず記録を残します。

退職者からPCや社員証を回収しても、鍵だけ忘れることがあります。

退職チェックリストに鍵・カードキー・ロッカーキー・車両キーを入れておくと漏れを減らせます。

鍵を紛失した場合、すぐ合鍵を作るだけでは不十分です。

物理鍵とカードキーでは対応が違うため、事前に紛失時ルールを決めておきます。

台帳上は返却済みでも、実際には保管箱にないことがあります。

半年や年1回など棚卸し日を決めて、現物と記録を照合します。

鍵管理は、保管箱を作るだけでは終わりません。

番号・貸出・返却・退職・紛失・棚卸しまで一つの運用にすることで、総務担当者が変わっても管理できます。

退職時のIT資産回収については、退職者のPC・メール・アカウント対応も参考にしてください。