会議室管理を総務が整える方法｜ダブルブッキング・備品不足・片付けを減らす

会議室は、予約できれば管理完了ではありません。

ダブルブッキング、モニターが映らない、前の利用者の資料が残っているなど、小さなトラブルが積み重なります。

予約方法を一本化する

口頭、紙、カレンダーが混在すると重複します。社員が見る予約先を一つにします。

利用時間と準備時間を分ける

来客会議では、開始前の準備時間も必要です。連続予約が問題になる場合は運用を見直します。

備品を固定する

モニター、HDMIケーブル、ホワイトボード、リモコンなど、会議室に置く物を決めます。

不具合の連絡先を決める

機器が使えないとき、誰へ連絡するか明示します。

利用後ルールを短くする

机・椅子を戻す、ゴミを捨てる、機器を切るなど最低限に絞ります。

レイアウト変更時は動線も確認する

オフィスレイアウト変更を総務が進める手順も参考にしてください。

まとめ

会議室管理は、予約・設備・不具合連絡・利用後ルールを統一すると総務への問い合わせを減らせます。