会社の印鑑はどう管理する？総務が実印・銀行印・認印の持出し事故を防ぐ運用

「総務さん、あの会社印どこですか？」

総務をしていると、こんな相談があります。

ハンコって、必要なときに限って見当たらないんですよね。

契約書、申請書、請求書。会社印はさまざまな場面で使います。

だからこそ、印鑑管理は「引き出しに入れておく」だけでは足りません。

印鑑ごとに用途を分ける

実印、銀行印、角印、認印など、用途が違う印鑑を同じルールで扱わないようにします。

保管場所を固定する

鍵付き保管庫など、誰でも自由に持ち出せない場所へ置きます。

「誰が管理するか」を決める

総務全員が自由に使える状態より、管理責任者を決める方が所在を追いやすくなります。

押印前に書類の目的を確認する

何の書類か、相手先、金額、決裁済みかなどを確認します。

押印記録を残す

日付、書類名、相手先、申請者、使用した印鑑、承認者を記録します。

社外持出しは別管理にする

持出者、目的、持出日、返却予定日、返却日を残します。

「あのハンコどこ？」を減らす

会社印の場所を全員に公開する必要はありませんが、誰に申請すれば使えるかは周知しておきます。

印鑑と契約書管理はセットで考える

何に押印したか追えないと、あとで契約書を探すのも難しくなります。

契約書管理で総務が確認することも参考にしてください。

紛失時の連絡ルートを決める

重要印の所在が分からない場合は、総務だけで抱え込まず責任者へ報告します。

まとめ

会社印管理は、用途・保管・承認・押印記録・持出し・返却を一つの流れとして管理することが重要です。