総務は売上を直接持たないため、「成果を数字で表しにくい」と感じることがあります。

ですがKPIは売上だけではありません。業務の速さ、漏れ、コスト、問い合わせ、改善件数など、総務にも測れる数字があります。

Contents
  1. まず改善したい課題から決める
  2. 処理時間を測る
  3. 期限遵守率を見る
  4. 問い合わせ件数を見る
  5. コストと改善件数を分けて見る
  6. KPIを増やしすぎない
  7. まとめ

まず改善したい課題から決める

KPIを先に作るのではなく、「何を良くしたいか」を決めます。

処理時間を測る

PC準備、請求書処理、申請対応など、完了までの日数や時間を測ると改善効果を確認できます。

期限遵守率を見る

契約更新、健康診断、入退社手続きなど、期限内完了を追う方法があります。

問い合わせ件数を見る

同じ問い合わせが多い場合、マニュアルや案内を改善する余地があります。

コストと改善件数を分けて見る

削減額だけでなく、手作業を減らした件数、廃止した不要作業なども成果です。

KPIを増やしすぎない

測定のための作業が増えると逆効果です。まず3〜5項目程度から始めます。

まとめ

総務KPIは、処理時間・期限・問い合わせ・コスト・改善など、現場の課題とつながる数字を選ぶことが大切です。

総務の業務改善は何から始める？も参考にしてください。