郵便・宅配便対応を総務が効率化する方法｜受取・配布・発送を滞留させない

郵便・宅配便対応は毎日の小さな業務ですが、担当者の机に置いたままになると請求書や契約書の処理が遅れます。

受け取ったら種類で分ける

通常郵便、書留、宅配便、請求書、契約書など、重要度や受領記録の必要性で分けます。

宛先不明を放置しない

部署名だけ、旧担当者名、退職者宛などは、誰に確認するかルールを決めます。

重要書類は受取記録を残す

契約書や書留などは、受領日と渡した相手を記録すると後から確認できます。

請求書は別フローへつなぐ

郵便物として配るだけでなく、支払・請求処理へ早く回します。

請求書業務を約3,000件規模で進めるときに確認したことも参考にしてください。

発送物は締切時間を決める

当日発送の受付時間を決めると、総務側の作業をまとめやすくなります。

まとめ

郵便・宅配便対応は、受取・仕分け・記録・配布・発送の流れを決めることで滞留を減らせます。