稟議が止まる原因は？総務が申請前に整えたい目的・金額・比較・決裁ルート

稟議は、書類を回すことが目的ではありません。会社として「この支出や契約を進めてよいか」を判断してもらうための材料をそろえる仕事です。

総務ではPC、設備、契約、備品、工事など幅広い稟議を出します。私が意識しているのは、決裁者が追加で聞きたくなるポイントを申請前に減らすことです。

最初に目的を1文で書ける状態にする

「PCを購入したい」ではなく、「老朽化したPCを更新し、業務停止リスクを減らすため」など、なぜ必要なのかを先に整理します。

金額だけでなく総額を見る

本体価格だけでなく、初期設定、保守、更新費、送料、廃棄など関連費用がある場合は総額で見ます。

比較案を用意する

1社だけの見積でも進められる案件はありますが、比較できる場合は価格だけでなく、納期、保証、サポート、契約期間も並べます。

やらない場合の影響も書く

導入効果だけでなく、見送った場合に何が起こるかを書くと判断しやすくなります。故障リスク、作業時間、更新期限などです。

決裁ルートを事前に確認する

金額や内容によって必要な承認者が違う場合があります。提出後にルート違いで戻らないよう、申請前に確認します。

承認後の次の一手まで考える

承認されたら発注、契約、設定、社員周知など次の作業があります。稟議承認をゴールにせず、その後の工程まで準備しておきます。

まとめ

稟議を通すコツは文章を飾ることではありません。目的・金額・比較・リスク・次の工程を決裁者が判断できる形にそろえることです。

総務の年間予算の考え方も参考にしてください。