総務がやるPC・アカウント・バックアップ管理｜一人情シスの最低ライン

専任の情シスがいない会社では、PC、アカウント、バックアップ、ライセンス、ベンダー情報などが総務に集まることがあります。仕事が回っているうちは問題が見えにくいのですが、担当者が休んだり退職したりしたときに、属人化が一気に表面化します。

一人情シスで最も大切なのは、全部を自分で抱えることではなく、誰が見ても最低限の状態が分かるように管理することです。

Contents

1. PC・スマートフォンの資産台帳を作る

まず、誰が何を使っているかを一覧にします。

端末交換の判断や退職時の回収確認がしやすくなります。

アカウント管理は作成したら終わりではありません。入社で作成し、異動で権限を見直し、退職で停止・削除するところまでが一連の流れです。

特に管理者権限は必要最小限にし、『便利だから』という理由だけで広く付与しない方が安全です。

Microsoft 365やAdobeなど、ユーザー単位で費用が発生するサービスは、誰に何を付与しているかを一覧化します。退職者のライセンスを回収できれば、不要コストの削減にもつながります。

クラウドに同期されているから安心、とは限りません。誤削除やランサムウェア、設定ミスなどに備えるには、どこへ、どの頻度で、何世代保存しているかを確認する必要があります。

さらに重要なのが、実際に復元できるかです。バックアップが存在していても、戻せなければ意味がありません。

サーバー、Microsoft 365、ネットワーク機器、Webサービスなどの管理者情報が1人しか分からない状態は危険です。パスワードそのものを誰でも見られる形で共有するのではなく、会社として安全に保管・引き継げる方法を決めます。

障害が起きてから『どこへ電話すればいいか分からない』状態を防ぎます。

PC1台のトラブルと、会社全体のネットワーク停止では優先度が違います。誰へ報告し、どのベンダーへ連絡し、社員へどう周知するかを決めておくと、緊急時に動きやすくなります。

IPAのガイドラインには、資産管理や情報セキュリティの考え方を整理するための資料もあります。中小企業や一人情シスでは、メーカー情報だけでなく公的機関のガイドも参考になります。

一人情シスの最低ラインは、専門家のようにすべての障害を直せることではありません。PC、アカウント、権限、バックアップ、ベンダー情報を整理し、担当者が変わっても会社のIT環境を維持できる状態にすることです。

入社時の具体的な準備は新入社員のPCキッティング手順、Microsoft 365はMicrosoft 365・Outlook・Teamsの基本もあわせてご覧ください。