健康診断の運営を総務が担当するときの流れ｜対象者・予約・未受診・結果管理

健康診断シーズンになると、総務は一気に忙しくなります。

予約、日程変更、未受診確認、結果の回収。

社員側から見ると年1回の受診ですが、総務側では対象者全体を追い続ける仕事です。

Contents

最初に対象者一覧を作る

誰が対象なのか、予約済みか、受診済みか、必要な結果が返ってきたかを管理できる一覧を作ります。

会社一括予約か、社員個別予約かで必要なフォローが変わります。

全社員が同時に動くと、医療機関との調整や問い合わせが集中します。

部署別・期間別など、会社に合う方法を検討します。

受診期間、医療機関、予約方法、持ち物、変更連絡先を一度に案内します。

案内メールを送っただけでは、予約が完了したか分かりません。

予約済みでも、日程変更やキャンセルで未受診になることがあります。

期限直前にまとめて追うより、途中で一度確認します。

総務では、健康診断結果の回収まで担当する場合があります。

ここは私自身、かなり気を遣ってきた部分です。

健康情報には本人が他人に見られたくない内容も含まれます。個人情報を総務が扱うときの基本もあわせて確認してください。

回収方法、封筒、保管場所、閲覧権限などを慎重に扱います。

健康情報を扱う担当者の性別に関係なく、「本人がどう感じるか」を意識します。

必要以上に内容を見ない、机に放置しないなど基本を徹底します。

担当者、予約方法、締切、請求方法、よくある問い合わせを残します。

健康診断の運営は、対象者・予約・受診・未受診フォロー・結果回収・健康情報管理までが一つの仕事です。