総務の桜場さん

総務に資格は必要？実務・転職で役立つ資格を総務歴10年以上が本音で解説

総務の仕事内容は会社によって大きく違う

総務の特徴の一つが、会社によって担当範囲が大きく違うことです。

大企業であれば、

総務
人事
労務
経理
法務
情報システム
広報

などが、それぞれ独立した部署になっていることがあります。

一方、規模の小さな会社では、総務が複数の領域を兼任することも珍しくありません。

私自身の経験から、総務に関係する仕事を大きく分けると、次の8つです。

1．庶務・社内環境

総務と聞いて、最もイメージしやすい仕事かもしれません。

たとえば、

備品管理
郵便物
社有車
社内設備
複合機
電話
来客対応
大掃除
社内行事

などです。

一つひとつの仕事は小さく見えても、会社を毎日正常に動かすためには欠かせません。

「誰が担当するのか分からない仕事」が総務へ集まることもあります。

そのため、総務は「何でも屋」と言われやすい仕事でもあります。

2．人事・採用

私自身、新卒採用や中途採用にも携わってきました。

採用では、

求人作成
応募者対応
面接
学校との関係づくり
会社見学会
選考
内定式
入社式
新人研修

など、一年間を通してさまざまな仕事があります。

採用は、今足りない人を採用するだけではありません。

5年後、10年後にどのような会社にしたいのかを考えて、人材を採用する仕事でもあります。

3．労務

社員が働くうえでは、勤怠や休暇などの管理も必要になります。

会社によって担当範囲は異なりますが、

勤怠管理
有給休暇
入退社
社内規程
労働時間
健康診断

など、社員の働き方に関わる仕事があります。

労務は、社員の生活に直接影響する分野です。

そのため、「だいたい合っている」ではなく、正確に確認する姿勢が重要になります。

4．経理

会社によっては、総務と経理が同じ部署になっていることもあります。

私も経理業務を経験してきました。

売上。

原価。

経費。

銀行残高。

予算。

こうした数字を理解できるようになると、総務として会社を見る視点が大きく変わります。

私自身、将来的に総務経理部長や経営企画に近い仕事を目指していることもあり、簿記は総務にとって非常に重要な基礎知識だと考えています。

総務に役立つ資格については、こちらの記事で詳しく紹介しています。

5．情シス・IT

私の総務キャリアの中で、特に大きく広がった分野がITです。

たとえば、

パソコン
スマートフォン
Microsoft 365
メールアカウント
ネットワーク・Wi-Fi
ファイルサーバー
複合機
ライセンス
情報セキュリティ
システム導入
IT資産管理

などを担当してきました。

私は、もともとパソコンが得意だったわけではありません。

分からないことが起きるたびに、

調べる。

詳しい人に聞く。

実際にやってみる。

失敗したら、また調べる。

この繰り返しで少しずつ対応できるようになりました。

総務と情シスの兼任については、こちらの記事で実体験を詳しく紹介しています。

6．法務・リスク管理

総務には、会社を守る役割もあります。

契約。

情報セキュリティ。

個人情報。

災害対策。

BCP。

事故対応。

会社によっては、こうした仕事も総務が担当します。

何か問題が起きてから対応するだけではありません。

「もし起きたらどうするか」

を事前に考えておくことも重要です。

私自身、災害時に社員が一定時間社内で待機できるよう、非常食などの準備を進めてきました。

総務は、何も起きていないときに準備する仕事でもあります。

7．広報

会社によっては、総務が広報を兼任します。

私も、

ホームページ管理
会社情報の発信
採用広報
社内外への情報発信

などに関わってきました。

会社を外から見たとき、

「どのような会社なのか」

を伝えることも重要です。

特に採用では、会社の情報がほとんど見つからない状態では、応募者も不安になります。

総務は社内だけではなく、会社と社外をつなぐ役割を担うこともあります。

8．経営支援

経験を積むほど、総務の仕事は経営に近づいていきます。

人。

お金。

設備。

IT。

採用。

リスク。

会社全体に関わる仕事を経験すると、特定の部署だけではなく、会社全体を見る必要が出てきます。

私は、

「この会社を1年でも長く存続させる」

ことを仕事の大きな目的として考えています。

そのために、

業務を改善する。

若い社員を採用する。

原価を管理する。

システムを導入する。

リスクへ備える。

総務が直接売上をつくるわけではありません。

しかし、会社が売上や利益を生み続けられる環境を支えることはできます。

総務の一日は予定どおりに進まない

総務には一日のスケジュールがあります。

メールを確認する。

申請書を処理する。

ベンダーと打ち合わせをする。

資料を作る。

銀行残高を確認する。

上席へ報告する。

しかし、実際には予定どおりに進まない日も多くあります。

「パソコンが動かない」

「プリンターが詰まった」

「ネットワークにつながらない」

一本の内線で、別のフロアへ呼ばれることもあります。

社有車の事故が起きれば、代車や保険会社への対応で一日が終わることもあります。

総務の実際の一日の流れについては、こちらの記事で紹介しています。

総務は暇なのか？実際の仕事内容と忙しくなる理由を現役総務が解説

総務は暇なのか

「総務は暇そう」

と思われることがあります。

確かに、何もトラブルが起きていない瞬間だけを見れば、忙しそうに見えないこともあるかもしれません。

しかし、総務には予定表には出てこない仕事が多くあります。

社員からの相談。

設備トラブル。

PC対応。

経営陣からの急な依頼。

事故対応。

突発的な仕事が入ることで、予定していた業務が後ろへずれていきます。

総務が本当に暇なのかについては、以下の記事で詳しく紹介しています。

総務の仕事は一年を通して続く

総務には、毎日の仕事だけでなく、年間行事があります。

私の経験では、

1月：年始行事
2月：年度末準備
3月：決算・年度末・新年度準備
4月：入社式・新人研修
5月：新卒選考
6月：会社見学会
8月：夏季休暇対応
10月：内定式
11月：年末準備
12月：大掃除や年末行事

などがあります。

私は、

総務の年間業務は8割が段取り

だと思っています。

年に一度しか行わない仕事も多いため、前年の情報を残しておくことが非常に重要です。

総務の年間スケジュールは、こちらの記事で月別にまとめています。

総務の年間スケジュール｜月別の仕事内容・繁忙期・年間行事を実体験で解説

総務に向いているのはどんな人か

総務にはさまざまな仕事があります。

そのため、

「何でも完璧にできる人」

である必要はありません。

私が重要だと思うのは、

困っている人を放っておけない
分からないことを調べられる
状況に応じて判断できる
他部署とコミュニケーションを取れる
会社全体を見ることができる
新しい仕事にも挑戦できる

といった部分です。

特に、総務は正解が一つではない仕事です。

会社の規模。

予算。

社員。

期限。

経営者の考え。

さまざまな条件によって対応が変わります。

その中で、ケースバイケースで冷静に判断する力が必要になります。

総務に向いている人・向いていない人については、以下の記事で詳しく解説しています。

総務に向いている人・向いていない人の特徴｜総務歴10年以上が実体験から解説

総務を目指すなら最初に身につけたい5つの力

私が未経験から総務を目指す方へおすすめするのは、次の5つです。

Excel

総務では、数字や社員情報、備品、スケジュールなど、さまざまなデータを扱います。

高度な関数をすべて覚える必要はありません。

まずは、表を作る。

並べ替える。

集計する。

必要な情報を探す。

といった基本操作からで十分です。

簿記

会社を理解するには、数字を理解する必要があります。

売上。

原価。

粗利益。

経費。

利益。

管理職や経営に近い仕事を目指すのであれば、数字を読めることは大きな強みになります。

PCの基礎

これからの総務では、パソコンを避けて仕事をするのは難しいと思います。

Windows。

メール。

ファイル管理。

Microsoft 365。

ネットワーク。

基本的な仕組みを知っているだけでも、仕事の幅は大きく広がります。

コミュニケーション

総務は、人と話す仕事です。

社員。

経営陣。

取引先。

業者。

応募者。

さまざまな立場の人と関わります。

話す力だけでなく、

「相手が何に困っているのか」

を聞く力も重要です。

調べる力と会社を俯瞰する視点

総務をしていると、知らない仕事が次々と出てきます。

すべてを最初から知っている人はいません。

重要なのは、

「分からないからできません」

で終わらず、

「どうすればできるのか」

を調べることです。

さらに、自分の部署だけではなく、会社全体を見ることができれば、仕事の意味も分かるようになります。

総務として成長する人は仕事の可能性を狭めない

総務は、自分次第で成長も停滞もする仕事だと思っています。

「それは自分の仕事ではない」

「前例がない」

「やったことがない」

という理由だけで仕事を避け続ければ、経験できる範囲は広がりません。

もちろん、すべての仕事を一人で抱える必要はありません。

しかし、

「これは自分にもできるかもしれない」

「まず調べてみよう」

という姿勢は大切です。

前例がない仕事には、会社の未来を変える力がある場合があります。

私自身も、採用、IT、広報、システム導入など、最初からすべて経験があったわけではありません。

必要になった仕事に挑戦した結果、少しずつキャリアが広がっていきました。

総務の業務改善は現場から始める

総務には、会社の非効率な仕事を見つけられる立場でもあります。

私は実際に、

Excel管理のシステム化
原価管理システム
kintone
タスク管理
社内書式の統一

などの業務改善に関わってきました。

ただし、システムを作れば業務改善になるわけではありません。

実際に、営業案件を管理するシステムを作ったものの、社員に使ってもらえず、運用が止まった経験もあります。

そこから学んだのは、

業務改善は現場のニーズを聞くことから始める

ということです。

総務の業務改善については、成功例と失敗例をこちらの記事で詳しく紹介しています。

総務の業務改善は何から始める？成功・失敗事例と進め方を実体験で解説

総務のキャリアは人生の選択肢を増やす

私自身のキャリアは、

1社目：接客・店舗管理

2社目：経理・総務補助・IT補助

3社目：総務・IT・経理・広報・採用

4社目：システム開発・情シス

と広がってきました。

最初から総務を目指していたわけではありません。

尊敬する総務経理部長との出会いから、

「自分もこうなりたい」

と思うようになりました。

総務は業務範囲が広いため、

人事。

経理。

IT。

法務。

広報。

業務改善。

経営支援。

さまざまな分野へキャリアを広げられます。

私は、まず浅く広く経験し、その後に自分の得意分野を深めていく方法をおすすめしています。

総務のキャリアについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

総務のキャリアパスは？総務歴10年以上・4社経験者が将来性と成長方法を解説

AI時代でも総務の役割はなくならないと思う

AIやRPAによって、総務の仕事も変わっていくと思います。

データ入力。

集計。

分析。

定型的なチェック。

繰り返し作業。

こうした仕事は、今後さらに自動化できるようになるでしょう。

だからこそ、人間が行う仕事は、

「作業すること」

から、

「判断すること」

へ変わっていくと思っています。

何を自動化するのか。

どの数字を見るのか。

社員へどう説明するのか。

例外が起きたとき、どう判断するのか。

最終的に会社として何を選ぶのか。

こうした部分には、人間の判断が必要です。

これからはAIを使えるだけでなく、AIや自動化された仕組みを管理し、必要に応じて修正できる人材も重要になると考えています。

総務のやりがいは人の役に立てること

私は総務が好きです。

その一番の理由は、人の役に立てるからです。

パソコンを直したとき。

困っている社員の相談に乗ったとき。

システムを改善したとき。

新しい社員を迎えたとき。

社員から、

「ありがとう」

「助かった」

と言われることがあります。

売上として数字に表れない仕事でも、誰かが仕事を続けられる状態をつくることができます。

総務のやりがいと大変さについては、こちらの記事で詳しく紹介しています。

総務の仕事のやりがいと大変なこと｜10年以上続けてわかった本音を解説

総務は会社の「最後の砦」

総務は、会社の最後の砦だと思っています。

「誰かがやるだろう」

と思っていても、誰も担当しない仕事があります。

そのような仕事が最後にたどり着く場所が、総務であることも少なくありません。

だからといって、最初からすべての仕事ができる必要はありません。

私も最初から、

採用。

IT。

システム開発。

ネットワーク。

広報。

業務改善。

すべてができたわけではありません。

分からないことを調べる。

計画を立てる。

できることから始める。

詳しい人へ相談する。

失敗したら修正する。

そうやって、少しずつ仕事の幅を広げてきました。

総務という仕事を経験すると、自分の担当業務だけでなく、会社全体を見る機会が増えていきます。

人。

お金。

設備。

IT。

採用。

リスク。

経営者が何を考えているのか。

社員が何に困っているのか。

それらを高い視点から見ながら、経営者の方針のもと、会社全体がうまく動くよう支える。

それが、総務という仕事の一つの到達点だと思っています。

まとめ

総務は、単なる雑務や庶務を担当する部署ではありません。

庶務。

人事・採用。

労務。

経理。

情シス・IT。

法務・リスク管理。

広報。

経営支援。

会社によって範囲は違いますが、さまざまな仕事を経験できる職種です。

私は、総務を舞台監督のような存在だと思っています。

会社という舞台を磨き、社員が目の前の仕事に集中できる環境をつくる。

問題が起きれば対応する。

問題が起きる前に準備する。

会社の未来に必要な仕組みを考える。

総務は、会社の最後の砦です。

誰かが取り組まなければ、そのまま残ってしまう仕事もあります。

最初からすべてできる必要はありません。

計画やスケジュールを立て、自分のできる範囲から一つずつ取り組めばいいと思います。

そして、可能性を自分から狭めないこと。

前例がないからこそ、挑戦する。

分からないからこそ、調べる。

その経験が少しずつ積み重なり、総務としての仕事の幅を広げてくれます。

総務という仕事を経験することで、会社をより高い視点から見る力が身につきます。

会社を磨き、人を輝かせる。

その舞台を裏側から支えることが、総務という仕事なのだと思います。

総務の年間スケジュール｜月別の仕事内容・繁忙期・年間行事を実体験で解説

総務の桜場さん — Tue, 25 Aug 2026 11:00:00 +0000

「総務は1年間でどのような仕事をしているの？」

総務の仕事というと、備品管理、郵便物、来客対応など、毎日の仕事をイメージする方が多いかもしれません。

しかし、総務には毎日の仕事だけでなく、年に一度しか行わない仕事がたくさんあります。

入社式。

新卒採用。

決算。

夏季休暇。

内定式。

年末年始。

年間カレンダーの作成。

一つひとつの業務は毎年行っていても、次に担当するのは1年後です。

そのため私は、

総務の年間業務は、8割が段取り

だと思っています。

総務の普段の仕事内容については、こちらの記事で詳しく紹介しています。

今回は、総務歴10年以上の私が、実際に経験してきた仕事をもとに、1月から12月までの総務の年間スケジュール、繁忙期、毎月行う仕事、年間業務を忘れないための管理方法について解説します。

総務の年間スケジュール一覧

私が経験してきた職場では、おおむね次のような年間スケジュールで仕事を進めています。

会社の業種、規模、決算月、採用方針などによって仕事内容や時期は変わるため、一例として参考にしてください。

月	主な総務業務
1月	参拝、賀詞交歓会、年始のあいさつ回り
2月	決算・年度末前の準備、レポート作成
3月	決算、年度末締め、入社式準備、36協定、年間カレンダー作成
4月	入社式、新人研修、組織図変更、基幹システム年度更新
5月	新卒選考
6月	新卒向け会社見学会
7月	通常業務、夏季休暇に向けた準備
8月	夏季休暇対応
9月	通常業務、下期に向けた準備
10月	内定式
11月	年末行事のスケジュール作成
12月	大掃除、あいさつ回り、お歳暮発送、ごみの分別など

こうして並べると、年間を通して何かしらの仕事があることが分かります。

さらに、この年間行事と並行して、毎月の定例業務や社員からの問い合わせ、PC・ネットワーク障害などの突発対応も発生します。

1月｜年始行事から一年が始まる

1月は年始行事から始まります。

私が経験してきた会社では、

神社への参拝
賀詞交歓会
取引先へのあいさつ回り

などを行います。

年始の仕事は、1月になってから準備するのでは遅いものもあります。

誰がどこへあいさつに行くのか。

参加する行事は何か。

必要な手土産はあるか。

スケジュールはどうするのか。

こうした内容は、前年12月の段階である程度決めておきます。

総務の年間業務は、その月だけを見て仕事をするのではなく、常に次の月を意識して動く必要があります。

2月｜決算と年度末へ向けて準備する

2月に入ると、年度末を意識した仕事が増えてきます。

私の職場では、

決算に向けた準備
各種レポート作成
年度末に必要になる資料の整理

などを進めます。

3月になってから一気に資料を集めようとすると、確認や修正に時間がかかります。

必要な数字はそろっているか。

提出していない部署はないか。

前年と比較して異常な数字はないか。

少しずつ準備を始めることで、3月の負担を減らします。

3月｜決算・年度末・新年度準備が重なる

3月は、年間でも特に仕事が集中する時期です。

私の職場では、

決算業務
売上の年度締め
勤怠の締め
経費の締め
入社式の準備
36協定に関する手続き
年間カレンダーの作成

などを行います。

年度を締める仕事と、4月から始まる新年度の準備が同時に進みます。

目の前では今年度を終わらせながら、頭の中では翌年度を始めなければなりません。

なお、36協定は、法定労働時間を超える時間外労働や法定休日の労働を行わせる場合に、労使で協定を締結し、所轄の労働基準監督署へ届け出る制度です。

また、1年単位の変形労働時間制を採用している場合には、年間の労働日・休日を決めたうえで、所定の協定届などの手続きが必要になります。

実際の手続きは会社の勤務制度によって異なるため、自社の制度に合わせて確認する必要があります。

4月｜入社式と組織変更で大忙し

4月も、総務にとって忙しい時期です。

特に新卒採用を行っている会社では、

入社式
新人研修
パソコンの準備
アカウントの発行
社員情報の登録
組織図の変更
基幹システムの年度更新

などが重なります。

新入社員を一人迎えるだけでも、総務、採用、労務、情シスなど複数の仕事が発生します。

特に私の場合は総務とITの仕事も担当してきたため、入社前にはパソコンの準備やシステム設定も行います。

総務と情シスを兼任するとどのような仕事が発生するのかは、以下の記事で詳しく紹介しています。

4月1日に新入社員が来てから、

「パソコンがありません」

「アカウントを作っていません」

では遅いですよね。

4月の仕事ほど、3月以前の段取りが重要になります。

5月｜新卒選考を進める

4月の新入社員対応が落ち着き始めると、次の採用活動が進みます。

私の職場では5月に新卒選考を行います。

書類選考。

面接。

社内の日程調整。

応募者への連絡。

選考結果の管理。

採用担当だけで完結するものではなく、面接を担当する社員や経営陣との調整も必要です。

今年入社した社員を迎えながら、すでに翌年の採用を進めている。

これも総務・採用業務の特徴です。

6月｜新卒向けの会社見学会を行う

6月には、新卒学生を対象とした会社見学会を行います。

学生に実際の職場を見てもらい、

会社がどのような仕事をしているのか
どのような社員が働いているのか
職場はどのような雰囲気なのか
入社後にどのような仕事をするのか

を知ってもらいます。

会社側が学生を選ぶだけではありません。

学生からも会社を見られています。

そのため、採用サイトや求人票だけでは伝わらない会社の姿を、実際の職場で知ってもらう機会だと考えています。

見学ルート。

説明する社員。

会議室。

配布資料。

当日の進行。

こうした準備も総務や採用担当が調整します。

7月｜通常業務を進めながら夏季休暇へ備える

7月は大きな年間行事が比較的少ない時期ですが、何もしないわけではありません。

8月の夏季休暇へ向けて準備を始めます。

長期休暇になると、

ホームページの休業案内
留守番電話
郵便物
設備
セキュリティ
緊急連絡体制

など、普段とは違う対応が必要になることがあります。

休暇直前になって慌てないよう、必要な作業を洗い出します。

年間スケジュールに余裕がある月ほど、翌月以降の準備へ時間を使えるようにしています。

8月｜夏季休暇中も会社を維持する

8月は夏季休暇への対応があります。

社員が休んでいても、会社そのものがなくなるわけではありません。

郵便物は届きます。

設備は動いています。

サーバーやネットワークも稼働しています。

ホームページを見て連絡するお客様もいます。

長期休暇前には、

休業案内
留守番電話の設定
設備の確認
戸締まり
ごみの処理
緊急時の連絡方法

などを確認します。

休暇中に問題が起きないように準備する。

そして、休暇明けに会社がスムーズに動き出せる状態にする。

これも総務の仕事です。

9月｜下期を意識して仕事を整理する

9月は、私の年間スケジュールでは比較的大きな行事が少ない月です。

こうした時期は、通常業務を進めながら、下期に向けた仕事を整理します。

年末までに何をする必要があるか。

システムや設備で対応すべきことはないか。

翌年度に向けて準備すべきことはないか。

繁忙期だけを見ていると、毎回直前に慌てることになります。

比較的落ち着いている時期を、次の繁忙期の準備に使います。

10月｜内定式を行う

10月には内定式があります。

翌年入社予定の学生にとっては、入社前の大きな節目になります。

会場の準備。

資料の準備。

経営陣や参加社員との日程調整。

学生への案内。

当日の進行。

一つの行事を実施するためにも、多くの事前調整があります。

新卒採用は、募集して終わりではありません。

選考。

会社見学。

内定。

内定式。

入社準備。

入社式。

一つの採用が、年間を通して続いています。

11月｜年末行事のスケジュールを作る

11月になると、12月の年末対応を本格的に考えます。

年末は通常業務に加えて、さまざまな行事が重なります。

そのため、私は年末行事のスケジュールを事前に作ります。

誰が何をするのか。

いつまでに終わらせるのか。

どの部署へ協力を依頼するのか。

先に決めておけば、12月になってから慌てる必要がありません。

総務の仕事は、自分だけで完結するものが少ないため、周囲の予定も考えながら準備する必要があります。

12月｜年末行事が集中する

12月は総務にとって忙しい月の一つです。

私の職場では、

大掃除
年末のあいさつ回り
お歳暮の発送
ごみの分別・処理
年末年始の休業対応

などがあります。

大掃除一つを取っても、社員全員へ、

「この日に掃除してください」

と伝えるだけでは終わりません。

どこを誰が担当するのか。

粗大ごみはどうするのか。

通常のごみ収集日はいつまでなのか。

必要な清掃用品はあるか。

会社によっては、業者との調整も必要です。

そして12月の仕事が終わる頃には、すでに1月の参拝や賀詞交歓会、あいさつ回りの準備が始まっています。

一年が終わると、また次の一年が始まります。

年間行事とは別に毎月行う仕事がある

ここまで紹介したのは、主に年間行事です。

実際には、これらと並行して毎月の定例業務があります。

私の場合は、

勤怠締め
月末締め
銀行残高確認
支店視察
請求関連
システム確認
経費精算

などを行います。

つまり、

年間業務＋毎月の仕事＋毎日の仕事＋突発対応

を同時に進めています。

総務の具体的な一日の流れについては、以下の記事で詳しく紹介しています。

総務の業務改善は何から始める？成功・失敗事例と進め方を実体験で解説

年間カレンダーだけを見ると余裕があるように見える月でも、通常業務がなくなるわけではありません。

特に忙しいのは年末年始・4月・夏季休暇前後

私の経験では、特に忙しくなるのは次の3つの時期です。

年末年始

通常業務に加えて、

大掃除
ごみ処理
年末年始の休業対応
あいさつ回り
お歳暮
参拝
賀詞交歓会

などが続きます。

12月と1月は別々の月ですが、総務としては一つの大きな年間行事として考えています。

4月の新卒入社・新年度

4月は、

入社式
新人研修
組織変更
パソコンやアカウントの準備
基幹システムの年度更新

などが重なります。

そのため、実際の準備は3月以前から始まっています。

8月の夏季休暇前後

長期休暇前には、会社を安全に停止・維持するための準備が必要です。

さらに休暇明けには、止めていたものを通常運用へ戻します。

「社員が休みだから総務も何もしなくてよい」というわけではありません。

年に一度の仕事ほど前年の情報を残す

総務の年間業務で特に大切にしているのが、前年の情報を残しておくことです。

年に一度しか行わない仕事は、次に担当するときには1年経っています。

去年、

「これは忘れないようにしよう」

と思ったことも、1年後には意外と忘れています。

そのため、

いつ始めたか
誰へ連絡したか
何を準備したか
どの書類を使ったか
何日前に案内したか
何が問題になったか
来年は何を変えたいか

を残しておきます。

前年の資料があれば、

「去年どうしたっけ？」

から始める必要がありません。

前年をベースに、今年変更する部分だけを考えられます。

これは効率化だけでなく、担当者が変わった場合の属人化対策にもなります。

属人化を減らすための業務改善については、こちらの記事でも詳しく紹介しています。

年間スケジュールはExcelで管理している

私は年間業務をExcelで管理しています。

高度なシステムを使わなくても、

いつ
何をするのか
いつから準備するのか
前年はどうしたのか

が分かれば、年間管理はできます。

年間業務は、忘れてから対応するのでは遅いものがあります。

そのため、Excelで一年を俯瞰できるようにしておきます。

1月になったら1月だけを見るのではありません。

1月には2月、3月を見る。

2月には3月、4月を見る。

常に翌月以降を意識します。

これだけでも、仕事の進め方はかなり変わります。

法令や労務に関係する年間業務は特に忘れない

総務の年間業務には、社内行事だけでなく、法令や労務管理に関わるものもあります。

たとえば私の業務では、

36協定などの労務手続き
年次有給休暇の付与管理
健康診断
勤怠管理

などがあります。

年次有給休暇には法定の付与要件があり、定期健康診断も常時使用する労働者について原則として1年以内ごとに1回実施することが定められています。

こうした仕事は、

「忙しかったので忘れていました」

では済みません。

そのため、年間スケジュールへ入れ、事前に準備することが重要です。

なお、具体的な手続きや対象者、時期は会社の制度や労働条件によって異なるため、実務では最新の法令や所轄官署の案内を確認する必要があります。

年間スケジュールを作っても予定どおりには進まない

どれだけ年間スケジュールを作っていても、総務の仕事がすべて予定どおりに進むわけではありません。

特に影響が大きいのが、PCやネットワークの障害です。

ネットワークに障害が発生すると、一人の社員だけでなく、全社員の仕事が止まる可能性があります。

メール。

Webシステム。

基幹システム。

共有ファイル。

会社によっては電話まで使えなくなることがあります。

そのような場合は、予定していた年間業務よりも、会社の業務を復旧させることを優先します。

年間スケジュールは、絶対にそのとおりに行動するためのものではありません。

予定外の仕事が入ったときでも、

「今月中に何を終わらせなければならないか」

を見失わないためのものです。

総務の年間業務は8割が段取り

総務の年間業務を10年以上経験して感じるのは、8割が段取りだということです。

当日の仕事だけを見ると、

入社式を行う。

内定式を行う。

会社見学会を行う。

大掃除を行う。

という一日だけの仕事に見えるかもしれません。

しかし、その一日のために、

何週間も前から予定を決める。

関係者へ連絡する。

資料を作る。

必要なものを準備する。

社員へ周知する。

問題がないか確認する。

という仕事があります。

むしろ、当日より準備の方が長い仕事もあります。

段取りができていれば、当日は確認しながら予定どおり進められます。

段取りができていなければ、当日に問題が集中します。

総務は、問題が起きてから対応するだけの仕事ではありません。

問題が起きないよう、先に準備しておく仕事でもあります。

まとめ

総務の年間業務は、8割が段取りです。

1月の年始行事。

3月の決算や年度末。

4月の入社式。

5月・6月の新卒採用。

8月の夏季休暇。

10月の内定式。

12月の年末行事。

年間を通して、さまざまな仕事があります。

さらに、毎月の勤怠締め、経費精算、銀行残高確認などの日常業務も並行して進めます。

そして、PCやネットワーク障害など、予定していなかった仕事も入ります。

だからこそ重要なのが、前年の情報を残しておくことです。

年に一度の仕事は、次に行うまで一年空きます。

去年の資料、スケジュール、反省点を残しておけば、ゼロから考える必要はありません。

年間スケジュールを把握しておくことで、目の前の仕事だけに追われず、常に翌月以降を意識して仕事ができます。

「今月は何をするか」

だけではなく、

「来月のために、今月何をしておくか」

を考える。

それが、総務の年間業務を安定して回すために大切なことだと思います。

総務の仕事のやりがいと大変なこと｜10年以上続けてわかった本音を解説

総務の桜場さん — Fri, 21 Aug 2026 11:00:00 +0000

「総務の仕事には、どのようなやりがいがあるのだろう」

「売上を直接つくる部署ではないのに、何を目標に働けばよいのだろう」

これから総務を目指す方や、現在総務として働いている方の中には、このように感じている方もいると思います。

私が総務の仕事を10年以上続けてきた一番の理由は、総務が好きだからです。

自分の知識や経験を使って、人の役に立てる。

困っている社員の問題を解決できる。

自分の考え方や行動によって、仕事の質と結果を変えられる。

ここに、総務の面白さがあります。

一方で、総務の成果は数字で見えにくく、何でも相談されやすい仕事です。

社員と経営陣の間に立つこともあります。

システム導入やルール変更を進めれば、反対意見や嫌味を受けることもあります。

総務の具体的な仕事内容については、以下の記事で詳しく紹介しています。

https://turning–points.com/general-affairs-job-description/?utm_source=chatgpt.com

今回は、総務歴10年以上の私が、実際に感じてきた総務のやりがいと大変さについて、成功した話だけでなく、心が折れそうになった経験も含めて解説します。

私が総務を10年以上続けてきた理由

私が総務を続けてきた理由は、単純です。

総務の仕事が好きだからです。

総務は、決められた作業だけを繰り返す仕事ではありません。

同じ問題が起きても、会社の状況や社員の事情によって対応方法は変わります。

パソコンが動かない。

設備が故障した。

社員が困っている。

新しい制度を導入する。

社内の仕事を効率化する。

その都度、何が原因なのかを考え、必要な情報を調べ、周囲と相談しながら対応します。

正解が一つではないからこそ、自分の考え方や行動によって、仕事の結果が変わります。

言われたことだけを行うのではなく、

「本当の問題は何か」

「社員は何に困っているのか」

「会社にとってどの方法がよいのか」

を考えられるところに、総務の面白さがあります。

総務のやりがいは人の役に立てること

私が最もやりがいを感じるのは、自分の知識や経験によって、困っている社員を助けられたときです。

特に、パソコンやネットワークに関するトラブルを解決できたときは、大きな達成感があります。

私のこれまでの職場経験では、パソコンやネットワークに詳しい人は、50人に1〜2人程度という感覚です。

これは統計ではなく、あくまで私自身の経験による印象です。

多くの社員にとって、パソコンやネットワークは、仕事に必要な道具ではあっても、仕組みまで詳しく知っているものではありません。

「急に動かなくなった」

「画面が固まった」

「インターネットにつながらない」

「なぜか印刷できない」

このようなトラブルが起きると、仕事が止まってしまいます。

私は、最初からパソコンに詳しかったわけではありません。

不具合が起きるたびに、原因を考える。

インターネットで調べる。

業者や詳しい人に聞く。

実際にやってみる。

直らなければ、別の方法を試す。

この繰り返しで、少しずつ対応できる範囲を増やしてきました。

総務と情シスを兼任してきた仕事内容については、以下の記事でも詳しく紹介しています。

総務の業務改善は何から始める？成功・失敗事例と進め方を実体験で解説

動かなくなったパソコンを復旧した経験

特に印象に残っているのが、社員のパソコンが突然起動しなくなったときのことです。

その社員は、仕事が非常に忙しい時期でした。

パソコンの中には、作業に必要なデータや環境が入っていました。

社員からは、

「今は忙しい時期だから、何とかパソコンを復活させてほしい」

と頼まれました。

そこで、デスクトップパソコンのカバーを開け、内部にたまっていたほこりをブロアーで取り除きました。

さらに、原因を確認しながらSSDを取り外し、別のパソコンで利用できるようにして、作業の復旧につなげました。

結果として、社員は仕事を再開できました。

そのときに言われた、

「よかった。ありがとう」

という言葉は、今でも覚えています。

最初から簡単に解決方法が分かったわけではありません。

これまで何度も分からないことを調べ、失敗しながらパソコンについて学んできた経験が、社員を助けることにつながりました。

あきらめずに調べ続けてきてよかったと思えた出来事です。

総務は社員が仕事に集中できる環境をつくる

総務が直接、商品を販売するわけではありません。

営業のように、売上目標を持つ部署でもありません。

しかし、社員が目の前の仕事に集中できる環境を整えることはできます。

パソコンが正常に動く。

ネットワークへ接続できる。

必要な備品が用意されている。

安全に働ける。

災害時の備えがある。

社内ルールや手続きが分かりやすい。

こうした環境が整っていなければ、社員は本来の仕事に集中できません。

総務は、自分がステージの主役になる仕事ではないかもしれません。

しかし、社員が安心して目の前の仕事へ集中できるように、ステージそのものを整える仕事です。

その環境づくりに関われることが、総務を続ける大きな価値だと感じています。

BCPは何も起きていないときに準備する

総務の仕事には、問題が起きたときに対応する仕事だけでなく、問題が起きる前に準備する仕事もあります。

その一つがBCPです。

BCPとは、地震や台風、感染症、システム障害などが発生した場合でも、会社の事業を継続したり、早期に復旧したりするための計画です。

災害が起きてから、

「何を用意すればよいだろう」

「社員をどこへ避難させよう」

「食料や水は足りるだろうか」

と考えても、間に合わない可能性があります。

そのため、何も起きていない平常時に準備を進める必要があります。

私が勤務してきた会社では、大きな災害が発生した場合に備え、社員が約48時間社内に待機できるよう、非常食などを準備しました。

幸い、これまで大きな震災によって実際に使用することはありませんでした。

BCPの仕事は、何も起きなければ成果が見えにくい仕事です。

しかし、何も起きていないから準備しなくてよいわけではありません。

災害や事故が起きたときに、社員の安全を守れるか。

会社の仕事を再開できるか。

そのために事前に考え、準備することも、総務の重要な役割です。

会社全体の成果につながったシステム導入

社員一人の問題を解決するだけでなく、会社全体の仕事へ影響を与えられることも、総務のやりがいです。

私が特に大きな成果を感じたのは、原価管理システムの導入です。

以前は、30億円を超える売上と原価をExcelで集計していました。

特定の社員へ作業が集中し、残業や属人化が問題になっていました。

そこで、集計基準を整理し、作業を分担できるようにしたうえで、売上と原価をシステムから出力できる仕組みを構築しました。

これにより、原価や利益の状況を以前より早く確認できるようになりました。

システム導入後、会社では粗利が前年比130％となる状態を3年連続で達成しました。

もちろん、粗利の改善には、営業活動、価格設定、仕入れ、原価削減など、さまざまな要因が関係します。

原価管理システムだけで達成した成果と断定することはできません。

ただし、正しい原価を早い段階で確認できる仕組みを整えたことは、会社の判断や利益管理に貢献できたと考えています。

この業務改善については、以下の記事で詳しく解説しています。

新卒採用で会社の将来をつくる

新卒採用も、会社全体へ貢献できたと感じる仕事の一つです。

採用は、求人を出して人を集めるだけの仕事ではありません。

どのような会社にしたいのか。

将来、どのような人材が必要になるのか。

若い社員へ仕事を引き継げる体制になっているか。

こうした会社の将来を考えながら進めます。

新卒社員を採用しても、すぐに会社の利益が増えるとは限りません。

教育には時間も費用もかかります。

成果が見えるまでに、数年かかることもあります。

それでも、若い社員を採用し、育成し、仕事を引き継いでいかなければ、会社を長く存続させることは難しくなります。

総務や採用の仕事は、今日の成果だけを見る仕事ではありません。

5年後、10年後の会社をつくる仕事でもあります。

総務の大変さは成果が見えにくいこと

総務の仕事で大変だと感じることの一つは、成果が見えにくいことです。

営業であれば、売上や受注件数など、結果を数字で示しやすい仕事です。

一方、総務は請求書を発行して売上をつくる部署ではありません。

パソコンのトラブルを防いだ。

災害に備えた。

社員が仕事をしやすいように制度を整えた。

業務を効率化した。

若い社員を採用した。

これらは会社にとって重要な仕事ですが、成果がすぐに売上として表れるとは限りません。

BCPのように、何も起きなかった場合は、

「準備が役に立った」

と評価される機会自体がないこともあります。

採用や人材育成も、結果が出るまでに何年もかかります。

総務の成果を正しく評価してもらうためには、作業内容だけでなく、会社にどのような影響があったのかを説明する必要があります。

残業時間をどの程度減らしたか
作業時間をどの程度短縮したか
問い合わせやミスをどの程度減らしたか
どのようなリスクを防いだか
将来どのような効果が期待できるか

このような形で、見えにくい成果を見えるようにすることも重要です。

何でも総務へ持ち込まれる

総務は業務範囲が広いため、担当部署が分からない相談が集まりやすい部署です。

パソコンが動かない。

設備が故障した。

備品が足りない。

社有車で事故が起きた。

社員同士で問題が起きた。

契約書を確認してほしい。

イベントを準備してほしい。

「どこへ相談すればよいか分からないから、とりあえず総務へ」

ということも少なくありません。

すべての問題を総務だけで解決することはできません。

それでも、最初の相談窓口になることは多くあります。

相談内容を確認し、自分で対応するのか、担当部署へつなぐのか、上席へ報告するのかを判断します。

総務の一日が予定どおりに進まない理由については、以下の記事でも紹介しています。

総務のキャリアパスは？総務歴10年以上・4社経験者が将来性と成長方法を解説

社員と経営陣の板挟みになる

総務は、社員と経営陣の両方と関わります。

社員からは、

「もっと働きやすくしてほしい」

「このルールを変えてほしい」

「新しいシステムは使いにくい」

という意見が出ます。

一方、経営陣からは、

「費用を抑えてほしい」

「ルールを守らせてほしい」

「仕事を効率化してほしい」

という要望があります。

社員の希望をすべて実現すれば、費用や管理負担が増えることがあります。

経営側の判断だけを優先すれば、現場の不満が大きくなる可能性があります。

どちらか一方の意見だけを聞くのではなく、会社全体にとって適切な方法を考えなければなりません。

この調整は、総務の重要な仕事であると同時に、大きな負担にもなります。

休日や勤務時間外にも連絡が来る

パソコン、ネットワーク、設備、社有車などを担当していると、勤務時間外に連絡が来ることもあります。

ネットワークにつながらない。

システムへログインできない。

社有車で事故が起きた。

施設や設備に異常がある。

問題の内容によっては、翌営業日まで待てない場合があります。

総務が幅広い仕事を担当するほど、

「何かあれば総務へ連絡する」

という状態になりやすくなります。

一人に責任が集中すると、休みの日でも落ち着かなくなります。

そのため、緊急連絡の基準を決める。

対応手順を共有する。

複数の担当者で対応できるようにする。

外部業者の連絡先を整理する。

こうした仕組みが必要です。

システム導入には必ず反対意見が出る

総務として特に大変だったのが、新しいシステムを導入したときです。

業務を効率化するためのシステムであっても、必ず賛成してもらえるわけではありません。

「パソコンが苦手なのに、これ以上パソコン作業を増やさないでほしい」

「新しい操作を覚えたくない」

「今までの方法で困っていない」

「入力すると、自分の成果が悪いことが分かってしまう」

さまざまな反対意見が出ます。

新しい仕組みを作る側は、会社のために必要だと考えています。

しかし、現場の社員から見れば、今まで慣れていた方法が変わり、仕事が増えるように感じることがあります。

導入目的やメリットを説明しても、すぐに理解してもらえるとは限りません。

すれ違いざまの嫌味で心が折れそうになった

システム導入を進めていたとき、すれ違いざまに嫌味を言ってくる社員がいました。

会社の仕事を良くするために取り組んでいる。

業務の負担を減らすために仕組みを作っている。

そのつもりでも、全員から歓迎されるわけではありません。

反対意見そのものは必要です。

実際に使う社員からの意見によって、システムの問題点に気付けることもあります。

ただし、建設的な意見ではなく、個人に向けて嫌味を言われると、気持ちが折れそうになります。

「ここまでして進める必要があるのだろうか」

「何もしない方が楽だったのではないか」

と思うこともありました。

総務の業務改善は、仕組みを作るだけの仕事ではありません。

変化を嫌う人と向き合い、説明し、協力してもらう仕事でもあります。

総務は自分次第で成長も停滞もする

総務の大変さは、自分次第で成長も停滞もするところです。

同じ会社で、同じ総務として働いていても、どのように仕事へ向き合うかによって、数年後の経験には大きな差が出ます。

決められた作業だけを繰り返す。

分からない仕事は避ける。

問題が起きても、業者や他部署へ任せる。

このような働き方を続ければ、担当できる仕事は広がりにくいかもしれません。

一方で、

「なぜこの作業が必要なのか」

「もっとよい方法はないか」

「自分で解決できることはないか」

と考え、調べ、実行すれば、経験を増やせます。

総務は、会社によって業務範囲が大きく異なります。

採用、経理、広報、IT、情シス、法務、業務改善、経営支援などへ仕事を広げることもできます。

しかし、誰かが自動的に成長させてくれるわけではありません。

自分で課題を見つけ、学び、行動する必要があります。

総務のキャリアパスや成長方法については、以下の記事で詳しく解説しています。

総務に向いているのは困っている人を放っておけない人

総務の仕事は、評価や成果だけを求めると、つらく感じることがあります。

対応して当然と思われる。

問題を解決しても目立たない。

何も起きなければ、仕事をしていないように見える。

そのような場面もあります。

それでも、

「困っている人を助けたい」

「社員が仕事をしやすい環境を作りたい」

「会社を少しでも良くしたい」

と思える人には、やりがいのある仕事です。

社員から言われる、

「ありがとう」

「助かった」

「これで仕事を続けられる」

という言葉が、次の仕事への力になります。

総務に向いている人の特徴については、以下の記事でも紹介しています。

総務に向いている人・向いていない人の特徴を総務歴10年以上が実体験から解説

まとめ

総務のやりがいは、人の役に立てることです。

パソコンのトラブルを解決する。

社員が安心して働けるように災害へ備える。

新しい社員を採用する。

システムを導入し、会社の仕事を効率化する。

自分の知識や経験が、社員や会社を支えることにつながります。

一方で、総務の大変さは、自分次第で成長も停滞もしてしまうことです。

成果が数字で見えにくく、何でも相談されます。

社員と経営陣の板挟みになり、新しい仕組みに反対されることもあります。

それでも総務を続ける価値は、社員が目の前の仕事に集中できる環境、いわばステージをつくれるところにあると思います。

総務自身が主役になる必要はありません。

パソコンが使える。

設備が整っている。

安全に働ける。

必要な情報が届く。

問題が起きたときに相談できる。

こうした環境を整えることで、社員は自分の仕事に集中できます。

人の役に立ちたい。

会社を裏側から支えたい。

自分で考え、経験を積みながら成長したい。

そのような方にとって、総務は長く続ける価値のある仕事だと思います。

総務の業務改善は何から始める？成功・失敗事例と進め方を実体験で解説

総務の桜場さん — Tue, 18 Aug 2026 11:00:00 +0000

「総務の仕事を効率化したいけれど、何から始めればよいのだろう」

「新しいシステムを導入すれば、業務改善になるのだろうか」

総務として働いていると、このように考える場面があります。

紙の申請書を電子化する。

Excelで管理していた情報をシステムへ移す。

同じ内容を何度も入力する作業を自動化する。

特定の社員しか分からない仕事をマニュアル化する。

これらは、いずれも業務改善の方法です。

しかし、新しいシステムを導入しただけで、業務改善が成功するわけではありません。

どれだけ便利な仕組みを作っても、社員が使わなければ意味がないからです。

私は総務として、Excelで行っていた売上・原価集計のシステム化や、kintoneを使った管理方法の統一などに取り組んできました。

一方で、システムを完成させたものの、社員に使ってもらえず、運用が止まった経験もあります。

総務の仕事内容は、日常業務を処理することだけではありません。

会社の中にある非効率な仕事を見つけ、よりよい方法へ変えていくことも、総務の重要な役割です。

総務の業務範囲については、以下の記事で詳しく紹介しています。

今回は、総務歴10年以上の私が、実際に取り組んだ業務改善の成功事例と失敗事例をもとに、業務改善を何から始めるべきか解説します。

総務の業務改善は現場の問題から始まる

私が業務改善へ積極的に取り組むようになった理由は、一つではありません。

特定の社員だけ残業が多かった
紙の書類や二重入力が多かった
特定の社員しか分からない仕事があった
社員から不満が出ていた
会社を1年でも長く存続させたかった

特に気になったのが、同じような業務を担当しているにもかかわらず、部署によって残業時間に差があったことです。

たとえば、A課長が求める売上集計と、B課長が求める売上集計では、集計する範囲や細かさが異なっていました。

その結果、それぞれの部署で集計を担当する事務員の作業時間にも差が生まれていました。

残業が多い社員に対して、

「仕事が遅い」

「もっと効率よく作業してほしい」

と言うだけでは、問題は解決しません。

確認すべきなのは、本人の能力だけではなく、仕事の仕組みです。

求められている集計内容が違う
部署ごとに書式が違う
入力する項目が多い
同じ情報を何度も転記している
作業を担当者の判断に任せている

このような違いがあれば、同じ売上集計でも必要な時間は変わります。

社員の残業時間を見るときは、本人の働き方だけではなく、業務範囲や集計方法まで確認する必要があります。

「忙しい人」ではなく「仕事の仕組み」を見る

総務の業務改善で重要なのは、特定の社員だけを問題にしないことです。

残業が多い。

ミスが多い。

処理が遅い。

このような状況があった場合、担当者へ注意する前に、次の点を確認します。

作業手順が統一されているか
必要以上に細かい資料を作っていないか
同じ情報を何度も入力していないか
一人の経験や記憶に依存していないか
上司によって求める内容が変わっていないか

仕事のやり方が部署ごとに異なれば、作業時間や結果にも差が出ます。

その状態で社員個人の能力だけを比較しても、正しい評価にはなりません。

総務は、社内のさまざまな部署と関わる立場です。

だからこそ、個人の問題として片付けるのではなく、会社全体の仕組みとして問題を捉える必要があります。

Excel管理をkintoneへ移行した

私が実際に行った業務改善の一つが、Excelで管理していた情報のシステム化です。

社内でヒアリングを行うと、部署ごとに集計方法や書式が異なっていることが分かりました。

同じ売上を集計しているはずなのに、

入力項目が違う
集計範囲が違う
書式が違う
ファイルの保存場所が違う
作成する人によって結果が変わる

という状態でした。

そこで、各部署へヒアリングを行い、統一書式を作成しました。

社長の判断と承認も得たうえで、

今後は、すべての部署が同じ書式と基準で集計する

というルールに変更しました。

さらに、集計したデータをシステムから出力できるようにしました。

これにより、担当者が毎回Excelを加工しなくても、必要な売上分析を出せるようになりました。

誰が操作しても、同じ条件で同じ結果が表示されます。

担当者による集計方法の違いを減らし、会社全体で共通の数字を確認できる仕組みに変えました。

30億円以上の売上と原価をExcelで集計していた

最も効果が大きかった業務改善は、売上と原価の管理方法を変えたことです。

改善前

30億円を超える売上と、その原価計算をExcelで集計していました。

事務課長が中心となり、複数の資料やデータを確認しながら、売上と原価をまとめていました。

問題点

大きな問題は、残業と属人化です。

集計方法や計算の仕組みを、特定の事務課長が把握していました。

その人がいなければ、正確な集計方法が分からない。

作業が集中するため、残業が増える。

数字がまとまるまでに時間がかかる。

原価や利益の状況を早い段階で確認できない。

会社にとって重要な数字が、一人の社員の経験と作業量に依存している状態でした。

行ったこと

そこで、原価管理システムを構築しました。

主な改善点は、次のとおりです。

売上と原価の集計基準を統一した
担当者しか分からなかった計算方法を整理した
作業を複数の社員へ分担できるようにした
集計結果をワンクリックで出力できるようにした
誰が操作しても同じ数字が表示されるようにした

Excelを完全に否定したわけではありません。

Excelで行っていた計算や確認の内容を整理し、繰り返し行う部分をシステムへ移しました。

改善後

正しい原価を、以前より早い段階で確認できるようになりました。

原価が想定より高い案件。

利益が十分に残っていない案件。

売上は大きいものの、利益率が低い案件。

こうした情報を早く確認できれば、経営判断も早くなります。

問題が大きくなってから気付くのではなく、途中で状況を確認し、必要な対応を取れるようになりました。

結果として、原価を適切に管理し、利益を残しやすい仕組みに変えることができました。

業務改善する仕事を見つける4つの基準

すべての仕事をシステム化する必要はありません。

改善には、時間も費用もかかります。

そのため、私は次のような仕事を優先して見直します。

同じ情報を何度も入力している

一度入力した情報を、別のExcelやシステムへ何度も転記している場合は、改善できる可能性があります。

二重入力には時間がかかります。

入力する回数が増えれば、転記ミスも起こりやすくなります。

どこか一つへ入力すれば、必要な場所へデータが反映される仕組みを作れないか検討します。

特定の人しかできない

担当者が休むと仕事が止まる。

退職すると手順が分からなくなる。

本人しかファイルの保存場所を知らない。

このような仕事は、属人化しています。

すぐにシステム化できなくても、

作業手順を整理する
保存場所を統一する
マニュアルを作成する
複数の担当者で仕事を分担する

だけでも、リスクを減らせます。

社員から同じ質問を受ける

何度も同じ質問を受ける場合、質問する社員だけに問題があるとは限りません。

手順が分かりにくい。

社内ルールが周知されていない。

必要な情報が見つけにくい。

申請方法が複雑になっている。

このような可能性があります。

質問へ一件ずつ回答するだけではなく、なぜ同じ質問が繰り返されるのかを考えることが重要です。

作業時間に対して価値が低い

長い時間をかけて資料を作っているにもかかわらず、ほとんど使われていない場合があります。

誰が見るのか。

何の判断に使うのか。

どの項目が本当に必要なのか。

これらを確認し、不要な集計や資料作成を減らします。

総務の一日は、社員対応やトラブル対応によって予定どおりに進まないことも多くあります。

限られた時間をどのように使っているかについては、以下の記事で紹介しています。

システムを作っても業務改善は成功しない

私は、すべての業務改善に成功したわけではありません。

うまく進まなかった代表的な事例が、営業案件の管理システムです。

営業担当者の行動や、案件の進捗を一括管理できる仕組みを会社へ提案しました。

システム上では、

誰がどの顧客を担当しているか
案件がどこまで進んでいるか
次に何をするのか
受注の見込みはどの程度か

を確認できるようにしました。

仕組みそのものは作ることができました。

しかし、社員に使ってもらえませんでした。

現場からは、

「システムへ入力する時間がもったいない」

「忙しいから入力したくない」

「自分で管理したい」

といった意見が出ました。

さらに、マネージャーも部下の行動や案件を十分に管理できていませんでした。

システムは完成している。

しかし、入力する社員がいない。

管理する上司も活用しない。

結果として、案件管理の仕組みは空中分解しました。

失敗の原因はシステムではなく運用だった

案件管理がうまくいかなかった原因は、システムの機能不足だけではありません。

大きな原因は、運用する人を巻き込めていなかったことです。

システムを作る側から見れば、

「入力すれば、案件の状況が分かる」

「営業活動を管理しやすくなる」

「失注の原因を分析できる」

というメリットがあります。

しかし、営業担当者から見れば、仕事が一つ増えたように感じます。

これまで自分の手帳や記憶で管理していた人にとっては、新しいシステムへの入力が負担になります。

入力した情報が何に使われるのか分からなければ、協力する理由もありません。

業務改善では、正しい仕組みを作るだけでは足りません。

なぜ入力するのか
入力した情報を誰が見るのか
現場にどのようなメリットがあるのか
入力項目を減らせないか
上司が本当に活用するのか

を、導入前に確認する必要があります。

現場のニーズを確認してから始める

業務改善を始めるとき、最初に行うべきなのはシステム選びではありません。

まず、現場のニーズを確認します。

現在どのような作業をしているのか
何に時間がかかっているのか
どのような不満があるのか
どの作業を減らしたいのか
新しい仕組みに協力してもらえるか

実際に作業している人の話を聞かなければ、本当の問題は分かりません。

管理者から見ると非効率に見える仕事にも、現場なりの理由がある場合があります。

反対に、当たり前のように続けている作業が、すでに不要になっていることもあります。

最初から答えを決めてヒアリングするのではなく、現在の仕事と困りごとを確認することが重要です。

信頼できる課長以上の社員へ相談する

現場のニーズを確認した後は、信頼できる課長以上の社員へ相談します。

総務だけで業務改善を進めようとしても、他部署の社員へ強制することは難しいからです。

特に、複数の部署が関係する改善では、管理職の協力が欠かせません。

現場の課題を理解している
部下へ目的を説明できる
必要なルールを決められる
導入後も運用を確認できる
問題が起きたときに判断できる

このような人に参加してもらい、チームを作ります。

総務がシステムを作る。

現場が試す。

管理職がルールを決める。

経営陣が必要な判断をする。

それぞれの役割を分けることで、総務一人に負担が集中することを防げます。

いきなり全社導入せずスモールスタートする

新しい仕組みは、最初から全社へ導入しない方が安全です。

まずは、一つの部署や少人数のチームで試します。

テスト運用では、次の点を確認します。

入力項目が多すぎないか
操作方法が分かりにくくないか
現場の負担が増えていないか
必要な情報を取得できるか
想定していない使い方がないか
導入目的を達成できているか

小さく始めれば、失敗したときの影響も小さくできます。

現場から意見をもらい、修正してから対象部署を広げます。

最初から完璧な仕組みを作ろうとすると、時間も費用もかかります。

実際に使ってもらわなければ分からない問題もあります。

そのため、まず動かす。

使ってもらう。

意見を聞く。

修正する。

この流れが重要です。

費用対効果だけでなく現場の負担も確認する

経営陣へ業務改善を提案するときは、費用対効果を説明します。

導入費用はいくらか
毎月いくらかかるのか
何時間の作業を減らせるのか
残業代をどの程度削減できるのか
ミスや損失をどの程度防げるのか
何年で費用を回収できるのか

ただし、金額だけで判断するのも危険です。

システム導入によって、現場の作業が増えることもあります。

管理者には便利でも、入力する社員の負担が大きければ定着しません。

業務改善では、

会社にとってのメリット
管理者にとってのメリット
現場社員にとってのメリット

を分けて考える必要があります。

誰か一人だけが便利になる仕組みではなく、全体として負担を減らせる方法を探します。

社内周知と教育までが業務改善

システムを導入し、説明会を一度開催しただけでは、社員が使えるようになるとは限りません。

新しい仕組みを定着させるためには、

導入目的を説明する
操作方法を伝える
マニュアルを用意する
質問できる窓口を作る
利用状況を確認する
使われない理由を調べる

必要があります。

使わない社員を責めるだけでは、定着しません。

操作が難しいのか。

入力項目が多いのか。

必要性が伝わっていないのか。

管理職が使っていないのか。

原因を確認し、仕組みや説明方法を修正します。

総務と情シスを兼任すると、システム導入から社員への説明、運用後の問い合わせまで担当することがあります。

総務とITを兼任する仕事については、以下の記事で詳しく解説しています。

総務のキャリアパスは？総務歴10年以上・4社経験者が将来性と成長方法を解説

AIやRPAに任せやすい総務業務

今後は、AIやRPAを活用することで、総務の定型業務をさらに減らせると考えています。

特に任せやすいのは、次のような仕事です。

データ入力
定型的な集計
複数データの照合
決められた条件での分類
定期的なレポート作成
大量データの分析
同じ内容の繰り返し処理

人間が毎月同じ手順で行っている仕事は、自動化できる可能性があります。

一方で、AIやRPAへ任せた後も、正しく動いているか確認する人は必要です。

データの取得先が変わる。

入力する書式が変わる。

社内ルールが変更される。

例外的な処理が発生する。

このような変化があれば、仕組みを修正しなければなりません。

これからは、事務作業を繰り返す人だけではなく、AIや自動化の仕組みを管理し、メンテナンスできる人材が重宝されると思います。

人間が行うべきなのは経営判断

集計や入力をAIに任せることができても、最終的な経営判断まで、すべて任せられるわけではありません。

たとえば、原価管理システムによって、

「この案件は利益率が低い」

と確認できたとしても、その案件を続けるかどうかは別の問題です。

将来の取引につながる可能性がある。

重要な顧客との関係を守る必要がある。

社員の育成目的で受注している。

一時的に原材料費が高騰している。

数字だけでは判断できない事情もあります。

AIやシステムは、判断に必要な情報を早く、正確に出すために使います。

その情報をもとに、会社の状況や将来への影響を考えて決断するのは、人間の役割です。

総務のキャリアにおいても、単純作業だけでなく、会社の課題を見つけて判断する力が重要になります。

総務のキャリアパスや、今後必要になる簿記・ITの知識については、以下の記事で紹介しています。

まとめ

総務の業務改善は、現場のニーズを聞くことから始めるべきです。

新しいシステムを導入する前に、

現在どのような仕事をしているのか
何に時間がかかっているのか
誰に負担が集中しているのか
どのような不満があるのか
本当に改善へ協力してもらえるのか

を確認します。

私は、Excelで管理していた売上と原価の集計をシステム化し、誰が操作しても同じ結果を出せる仕組みを作りました。

一方で、営業案件の管理システムを作ったものの、現場や管理職に使ってもらえず、運用が止まった経験もあります。

この二つの違いは、システムの機能だけではありません。

使ってくれる社員がいるか。

協力してくれる管理職がいるか。

導入目的が共有されているか。

運用するチームが作られているか。

こうした点が、業務改善の結果を左右します。

システムを導入することが目的ではありません。

社員が実際に使い、仕事の負担やミスを減らすことが目的です。

改善を成功させるためには、信頼できるメンバーでチームを作り、スモールスタートする必要があります。

小さく始める。

使ってもらう。

意見を聞く。

修正する。

少しずつ対象を広げる。

総務の業務改善は、この繰り返しによって会社へ定着していくと考えています。

総務のキャリアパスは？総務歴10年以上・4社経験者が将来性と成長方法を解説

総務の桜場さん — Fri, 14 Aug 2026 11:00:00 +0000

「総務として働き続けた先に、どのようなキャリアがあるのだろう」

現在総務として働いている方や、これから総務を目指す方の中には、このような疑問を持つ方もいると思います。

総務主任。

総務課長。

管理部長。

人事や労務の専門職。

情シス。

経営企画。

総務の経験を活かして進める道は、一つではありません。

私はこれまで4社を経験し、接客・店舗管理から始まり、経理、総務、採用、広報、情シス、システム導入、経営支援まで、少しずつ仕事の幅を広げてきました。

その経験から感じているのは、

総務のキャリアは、自分の人生の選択肢を増やす

ということです。

総務の具体的な業務範囲については、以下の記事で詳しく紹介しています。

https://turning–points.com/general-affairs-job-description/?utm_source=chatgpt.com

今回は、総務歴10年以上・4社経験者の私が、総務のキャリアパス、管理職を目指すために必要な知識、AI時代に求められる総務について解説します。

私は最初から総務を目指していたわけではない

私のキャリアは、接客や店舗管理から始まりました。

会社ごとの経験をまとめると、次のようになります。

1社目：接客・店舗管理

最初の会社では、接客や店舗管理に関わる仕事を経験しました。

お客様への対応。

売上の管理。

スタッフとの連携。

店舗で発生するトラブルへの対応。

現在の総務業務とは違う仕事に見えるかもしれません。

しかし、人と関わる力や、その場の状況を見て判断する力は、その後の総務業務にも活きています。

総務は、書類だけを相手にする仕事ではありません。

社員、経営陣、取引先、業者など、立場の異なる多くの人と関わります。

接客や店舗管理で経験した対人対応は、総務として働くうえで大きな土台になりました。

2社目：経理業務・総務補助・IT補助

2社目では、経理業務を中心に、総務やITの補助も経験しました。

この会社で出会った上司が、私の人生の目標となる総務経理部長です。

その方は、経理だけでなく、総務に関するさまざまな相談にも対応していました。

問題が起きても感情的にならず、状況を整理する。

必要な情報を集める。

会社にとって何が適切なのかを考える。

そして、決断力を持って判断する。

その姿を見て、

「自分も、いつかこのような総務経理部長になりたい」

と思うようになりました。

当時の私は、経理のオペレーションを理解し始めていました。

そこで、

「経理に加えて総務もできるようになれば、総務経理部長を目指せるのではないか」

と考えたのです。

つまり、私は最初から総務を目指していたわけではありません。

尊敬できる上司との出会いによって、初めて自分が目指したい将来像が見えてきました。

3社目：総務・IT・経理・広報・採用

3社目では、総務を中心に、IT、経理、広報、採用など、幅広い業務を担当しました。

中小企業では、

「これはどの部署が担当するのか」

と決まっていない仕事が発生することがあります。

そのような仕事は、総務へ集まりがちです。

私も、最初からすべての業務ができたわけではありません。

分からないことを調べる。

関係者へ確認する。

必要であれば業者へ相談する。

実際にやってみる。

失敗したら原因を調べる。

この繰り返しで、少しずつ担当できる範囲が広がっていきました。

4社目：システム開発・情シス

4社目では、システム開発や情シスの経験を深めています。

総務として現場の困りごとを把握し、ITを使って業務を改善する。

これまで別々に経験してきた総務とITの仕事が、少しずつ一つにつながってきました。

総務と情シスを兼任する仕事内容や、実際に感じたメリット・限界については、以下の記事で詳しく解説しています。

総務に向いている人・向いていない人の特徴を総務歴10年以上が実体験から解説

総務のキャリアパスは一つではない

総務として働き始めたからといって、その後も同じ仕事だけを続けるわけではありません。

総務は業務範囲が広いため、仕事を通じて複数の専門分野を経験できます。

たとえば、次のようなキャリアが考えられます。

総務主任・係長
総務課長
総務部長・管理部長
総務経理部長
人事・採用
労務
法務
情報システム
広報
経営企画
業務改善・DX推進

私自身が目指しているのは、経営企画や総務経理部長に近い役割です。

単に総務業務を処理するだけではなく、会社全体を見ながら、

会社にどのような問題があるのか
どこを改善すべきなのか
どこへ予算を使うべきなのか
どのような人材を採用すべきなのか
会社をどうすれば長く存続させられるのか

を考えられる立場を目指しています。

総務の経験は、現在の会社だけで使えるものではありません。

経理、採用、IT、広報、経営支援など、隣接する仕事へ広げることで、自分のキャリアの選択肢も増えていきます。

最初は浅く広く、その後に得意分野を深める

総務としてキャリアを築くなら、最初から一つの分野だけに絞るよりも、まずは浅く広く経験することをおすすめします。

総務の仕事は、それぞれが独立しているように見えて、実際にはつながっています。

社員を採用すれば、入社手続きが必要です。

パソコンやアカウントも準備します。

給与や勤怠には、労働法や社会保険の知識が関係します。

設備を導入するときには、予算や契約の確認が必要です。

システムを導入するときには、現場の業務と経営側の事情を理解しなければなりません。

幅広い業務を経験することで、会社全体の流れが見えるようになります。

そのうえで、

採用が得意
労務が得意
ITが得意
数字に強い
業務改善が得意
経営陣への提案が得意

といった、自分の得意分野を深めていく方法が現実的です。

私の場合は、採用、情シス・IT、広報、経理、システム導入、経営支援が強みになりました。

最初から専門分野を決められなくても問題ありません。

さまざまな仕事を経験する中で、

「この仕事は得意かもしれない」

「もっと深く学びたい」

と思える分野が見つかることがあります。

キャリアアップの原点は「会社を長く存続させること」

私が業務改善や採用に積極的に取り組んだ原点は、

この会社を1年でも長く存続させること

です。

会社が存続すれば、社員の雇用や生活の安定を守れます。

一方で、今までと同じ仕事を、同じ方法で続けているだけでは、環境の変化についていけません。

働き方改革も進み、長時間働くことで成果を出す方法には限界があります。

これから必要なのは、同じ時間、あるいは今までより短い時間で、同等以上の成果を出せる仕組みです。

そのため、私は業務改善を積極的に提案し、実行してきました。

紙で管理していた仕事をシステムへ移す。

同じ情報を何度も入力していた作業を減らす。

担当者しか分からない仕事を見える化する。

社員が迷わず使える仕組みを考える。

改善案を出すだけではなく、実際に導入し、運用するところまで進めました。

総務のキャリアアップは、肩書きが変わることだけではありません。

会社の課題に気付き、自分で考え、実行できる範囲が広がることも大きな成長です。

新卒採用も会社を存続させるための取り組み

会社を長く存続させるためには、人材の新陳代謝も必要です。

社員の平均年齢が上がり続ければ、将来的に技術や仕事を引き継ぐ人が不足します。

そこで、私は新卒採用の開始にも関わりました。

毎年2〜3名の採用を継続すれば、10年間で20〜30名の若い人材を迎える機会になります。

もちろん、採用した全員が長く在籍するとは限りません。

それでも、継続的に若い人材を採用し、育成することは、会社の将来を考えるうえで重要です。

総務や採用の仕事は、現在の人手不足を埋めるだけではありません。

5年後、10年後の組織をつくる仕事でもあります。

目の前の業務だけではなく、将来の会社に必要なことを考える。

これも、総務が経営に近づくために必要な視点だと思います。

総務経験者の評価は「何年働いたか」だけでは決まらない

採用担当として総務経験者を見る場合、私は経験年数だけで判断しません。

重要なのは、

何を考えたのか
どのような課題を見つけたのか
どのような手段を選んだのか
実際に何を行ったのか
結果から何を学んだのか

です。

頭の中で難しいことを考えられても、手が動かず、何も実行されなければ結果は残りません。

一方で、深く考えず、思いつきで次々と行動するのも危険です。

採用担当として確認したいのは、答えだけではありません。

数学にたとえるなら、問題文と途中の計算式を見るイメージです。

最終的な結果が成功だったか、失敗だったかだけで判断するわけではありません。

どのような状況で、何を考え、なぜその手段を選んだのか。

結果が思うように出なかったとき、何を振り返ったのか。

その過程を説明できる人は、別の会社でも考えながら行動できる可能性があります。

総務に向いている人の考え方や特徴については、以下の記事でも紹介しています。

https://turning–points.com/general-affairs-suitable-person/?utm_source=chatgpt.com

管理職を目指すなら会社の数字を理解する

総務課長や管理部長、総務経理部長を目指すのであれば、担当業務の知識だけでは足りません。

必要になるのは、次のような能力です。

経営数字を読む力
予算管理
部下の育成
経営陣への提案
他部署との調整
リスク管理

特に重要なのが、会社の数字を理解する力です。

管理職になれば、

売上
粗利益
営業利益
経常利益
人件費
設備投資
部門予算

などの数字を見ながら判断する必要があります。

数字を理解していない状態で予算を使えば、会社の経営状況に合わない判断をする可能性があります。

会社にとって必要な設備でも、購入する時期が適切とは限りません。

便利なシステムでも、費用に見合う効果がなければ導入できません。

限られた予算をどこへ使うか判断するためには、会社の経営状況を読む力が必要です。

私は、すべての入口は簿記だと考えています。

簿記を学ぶことで、会社のお金がどのように動き、決算書がどのようにつくられるのかを理解できます。

営業利益や経常利益など、財務諸表を分析する知識は、ビジネス会計検定でも学べます。

総務に役立つ資格や、資格以上に重要な能力については、以下の記事で詳しく解説しています。

総務に資格は必要？実務・転職で役立つ資格を総務歴10年以上が本音で解説

AIやRPAで総務の仕事はなくなるのか

今後、総務の事務作業は確実に変わっていくと思います。

データ入力。

定型的なチェック。

決められた条件での振り分け。

同じ内容の繰り返し処理。

このような仕事は、AIやRPAと相性のよい分野です。

人間には体調や気分の変化があります。

一方、決められたルールに沿って正確に繰り返す作業は、AIやシステムが得意です。

そのため、これまで人間が行っていた単純な事務作業は減っていくと考えています。

ただし、総務そのものが不要になるわけではありません。

AIやシステムを導入するためには、

何を自動化するのか
現在の仕事にどのような問題があるのか
どの手順を変えるのか
社員が使える仕組みになっているか
誤った処理が行われていないか

を人間が判断する必要があります。

これから価値が高まるのは、事務作業を繰り返す人ではなく、AIやシステムを使って仕事を設計できる人だと思います。

AI時代に求められる総務

これからの総務には、すべての作業を自分で抱えるのではなく、

AIに任せる仕事
システムで自動化する仕事
外部へ委託する仕事
人間が判断する仕事

を分ける力が必要です。

一方で、社員の気持ちや職場の空気は、数字だけでは判断できません。

体調が悪そうな社員に気付く。

部署間の関係が悪くなっていることを察する。

制度上は正しくても、現場では運用しにくいことに気付く。

経営陣と社員の間で意見を調整する。

状況に応じて、原則とは違う対応が必要かを判断する。

こうした仕事は、今後も人間が担う重要な役割です。

総務の仕事には、必ずしも一つの正解があるわけではありません。

会社の状況。

社員の事情。

費用。

期限。

リスク。

さまざまな条件を踏まえて、ケースバイケースで判断する必要があります。

AIを恐れるのではなく、AIを使って単純作業を減らし、人間にしかできない判断や提案へ時間を使う。

それが、これからの総務に必要な働き方だと思います。

総務のキャリアを広げるために必要なこと

総務のキャリアは、会社から仕事を与えられるのを待っているだけでは広がりにくいと思います。

日々の仕事の中で、

「なぜこの作業を行っているのか」

「本当にこの方法でなければならないのか」

「もっと効率的な方法はないのか」

「会社にとって今後必要になるものは何か」

を考える必要があります。

そして、課題に気付いたら提案する。

小さく試す。

結果を確認する。

必要に応じて改善する。

この繰り返しが、経験になります。

重要なのは、与えられた作業を終わらせることだけではありません。

その仕事の目的や本質を考えることです。

なぜこの制度があるのか。

なぜこの情報を管理しているのか。

誰のための作業なのか。

会社にとってどのような意味があるのか。

本質を理解できれば、状況が変わっても、自分で考えて判断しやすくなります。

総務の一日は突発対応も多く、予定どおりに進まないことがあります。

そのような日常の中で、どのように優先順位を決めているかは、以下の記事で紹介しています。

まとめ

総務のキャリアは、一つではありません。

総務課長や管理部長を目指す道もあります。

人事、労務、法務、情シス、広報、経営企画など、得意分野へ進む道もあります。

私は、最初から総務を目指していたわけではありません。

接客や店舗管理から始まり、経理、総務、IT、採用、広報、システム導入と、少しずつ経験を広げてきました。

その中で、自分が将来なりたい総務経理部長の姿を見つけました。

総務のキャリアは、自分の人生の選択肢を増やします。

ただ仕事をこなすだけではなく、仕事の本質を考え、ケースバイケースで冷静に判断することが重要です。

将来の選択肢を増やすためには、簿記やITのスキル・知識を身につける必要があります。

資格や肩書きだけではなく、

「会社のために何を考え、何を実行したのか」

を説明できる経験を積む。

会社の数字を理解する。

ITやAIを使って、仕事の仕組みを改善する。

社員や経営陣の意見を聞き、状況に応じて判断する。

こうした経験の積み重ねが、総務としてのキャリアだけでなく、自分自身の人生の選択肢も増やしてくれると考えています。

一方で、自分の経験が社外ではどのように評価されるのかは、今の会社で働いているだけでは分かりにくいものです。

特に20代で、

「このまま今の会社で経験を積むべきか」
「別の会社で総務としてキャリアを広げるべきか」
「人事・経理・情シスなど別の分野にも挑戦できるのか」

と迷っている場合は、一度第三者とキャリアを整理してみるのも一つの方法です。

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総務の1日の流れとは？仕事内容・繁忙期・突発対応を総務歴10年以上が解説

総務の桜場さん — Tue, 11 Aug 2026 11:00:00 +0000

「総務は一日中、どのような仕事をしているの？」

総務の仕事を経験したことがない方からすると、仕事内容が見えにくいかもしれません。

郵便物を受け取る。

備品を管理する。

電話に出る。

書類を作る。

このような事務作業をイメージする方も多いと思います。

もちろん、これらも総務の仕事です。

しかし、実際の総務の一日は、朝に立てた予定どおりに進むとは限りません。

パソコンが動かない。

複合機でエラーが出た。

社有車が故障した。

ネットワークにつながらない。

一本の電話をきっかけに、予定していた仕事がすべて後ろへずれることもあります。

総務の業務範囲そのものについては、以下の記事で詳しく紹介しています。

総務は暇なのか？実際の仕事内容と忙しくなる理由を現役総務が解説

https://turning–points.com/general-affairs-job-description/?utm_source=chatgpt.com

今回は、総務歴10年以上の私が、実際の一日の流れ、毎月・年間の仕事、繁忙期、突発対応について解説します。

総務の基本的な1日の流れ

予定どおりに進んだ場合、私の一日はおおむね次のような流れです。

9:00　メールと予定を確認する

出社後は、メールとその日の予定を確認します。

前日までに届いた依頼。

取引先からの連絡。

社内からの問い合わせ。

その日の会議や締め切り。

まず全体を確認し、どの仕事から進めるかを整理します。

ただし、メールを確認している途中に内線が鳴り、予定が変わることも珍しくありません。

9:30　郵便物や申請書類に対応する

郵便物を確認し、担当部署へ振り分けます。

社内から届いた申請書類や稟議書も確認します。

内容に不備があれば、申請者へ確認しなければなりません。

単に書類を受け取るだけではなく、

必要事項が記載されているか
承認者が正しいか
予算内に収まっているか
社内ルールに合っているか

なども確認します。

10:00　ベンダーとの打ち合わせ

総務は、さまざまな業者との窓口になります。

複合機。

パソコン。

ネットワーク。

サーバー。

各種システム。

設備や備品。

打ち合わせでは、提示された商品やサービスをそのまま導入するわけではありません。

会社に本当に必要なのか。

社員の負担は減るのか。

費用に見合う効果があるのか。

導入後に誰が管理するのか。

こうした点を確認します。

13:00　資料作成や定期業務

午後は、会議資料、社内通知、管理資料などを作成します。

役員会議の資料や、上席へ報告するための資料を作ることもあります。

総務の仕事は、実際に作業するだけでは終わりません。

何を行ったのか。

どのような問題があるのか。

今後何をする必要があるのか。

これらを整理して説明することも重要な仕事です。

15:00　社員からの相談に対応する

午後になると、社員からの相談や問い合わせも増えてきます。

私の場合、一日に10回ほど、社員や経営陣から内線で呼ばれることがあります。

特に多いのが、パソコンやシステムに関する相談です。

「パソコンが重い」

「画面がフリーズした」

「基幹システムが動かない」

「プリンターで紙が詰まった」

こうした連絡を受けると、別のフロアへ移動し、状況を確認します。

一件だけなら短時間で終わります。

しかし、複数のトラブルが続けば、予定していた資料作成がほとんど進まないこともあります。

総務が暇そうに見えても、実際には予定表に表れない対応が多くあります。

総務が本当に暇なのかについては、以下の記事でも実体験をもとに解説しています。

https://turning–points.com/is-general-affairs-idle/

17:00　銀行残高を確認する

夕方には、銀行口座の残高と社内の管理資料を確認します。

入金や支払いに問題がないか。

記録と実際の残高が一致しているか。

翌日以降に予定されている支払いへ対応できるか。

総務が経理業務の一部を担当している会社では、数字の確認も日常業務に含まれます。

18:00　上席へ報告して退勤する

一日の最後に、進捗や発生した問題を上席へ報告します。

予定していた仕事がどこまで進んだか。

どのようなトラブルが発生したか。

翌日へ持ち越す仕事は何か。

判断を仰ぐ必要があることはないか。

これらを共有して退勤します。

ただし、ここまで紹介した流れは、あくまで予定どおりに進んだ場合です。

実際には、一本の電話で一日の予定が大きく変わります。

総務がほぼ毎日行う仕事

私が日常的に行っている仕事には、次のようなものがあります。

複合機、パソコン、スマートフォンなどのトラブル対応
銀行口座の残高確認
社内システムの更新やメンテナンス
社員からの問い合わせ対応
メールや申請書類の確認
ベンダーや関係部署との調整

予定表には「資料作成」としか書いていなくても、その間に多くの問い合わせが入ります。

そのため、総務の一日は、予定表だけでは実際の忙しさが分かりません。

毎月行う仕事と年間で行う仕事

総務には、毎日の仕事だけでなく、月単位や年間単位の仕事もあります。

毎月行う仕事

毎月発生する主な仕事は、

月末締め
勤怠締め
支店の視察

などです。

締め切りが決まっている仕事は、突発対応が入っても延期できません。

通常業務を進めながら、締め切りまでに必要な確認や集計を終わらせる必要があります。

年に数回行う仕事

年間を通じて発生する仕事には、

ファイルサーバーのメンテナンス
ホームページのメンテナンス
年末年始や夏季休暇などの季節対応

があります。

頻度は少なくても、一回あたりの作業量が多い仕事もあります。

特にサーバーやホームページのメンテナンスは、失敗した場合の影響を考えながら慎重に進めなければなりません。

総務の予定は電話一本で変わる

総務の一日は、なかなか予定どおりには進みません。

電話一本で別のフロアへ呼ばれ、パソコンの修理やメンテナンスを行うことがあります。

特に多いのは、複合機とパソコンのエラーです。

社員にとって、パソコンや複合機が使えない状態は、仕事が止まっている状態です。

そのため、自分の資料作成よりも、社員の業務を再開させることを優先する場合があります。

総務と情シスを兼任する仕事内容や、その限界については、以下の記事で詳しく紹介しています。

総務に向いている人・向いていない人の特徴｜総務歴10年以上が実体験から解説

突発対応だけで一日が終わることもある

予定していた仕事がほとんど進まない日もあります。

その一つが、社有車の故障や事故が発生した日です。

事故の状況を確認する。

関係者へ連絡する。

修理工場や保険会社へ連絡する。

代車を手配する。

車を使用する社員の予定を調整する。

これらを進めていると、大半の時間を使ってしまいます。

入社準備でも、一日が終わることがあります。

新しい社員へ渡すパソコンを準備する場合、

パソコンの初期設定
OSの更新
ソフトウェアのインストール
メールアカウントの設定
業務システムの設定
セキュリティ設定
動作確認

などを行います。

特にOSの更新には時間がかかります。

操作している時間だけでなく、更新や再起動を待つ時間も必要です。

一台のパソコンを準備するだけでも、ほぼ一日かかることがあります。

複数の依頼が来たときの優先順位

総務には、同時に複数の依頼が届きます。

そのすべてを一度に処理することはできません。

私は次の順番を意識して判断しています。

人命や安全に関わること
会社全体への影響が大きいこと
期限が決まっていること
業務が止まっている社員の人数
経営陣からの依頼や役員会議資料

たとえば、一人のパソコンが少し遅いという相談と、全社のネットワークが停止している問題が同時に起きた場合、ネットワーク対応を優先します。

誰の依頼かだけで決めるのではなく、会社全体への影響を考えて判断することが重要です。

ネットワーク障害が起きると会社の仕事が止まる

ネットワークへ接続できなくなると、社内のWebシステムが使用できなくなります。

Outlookや電話までつながらなくなったこともあります。

この状態になると、社内でできることは限られます。

復旧を待ちながら、代替手段を準備します。

緊急の場合は、スマートフォンのテザリングを使い、インターネットへ接続してもらうことがあります。

ただし、古いデスクトップパソコンにはWi-Fi機能がなく、そのままではテザリングへ接続できない場合があります。

そのため、非常時に備えてUSBタイプのWi-Fiレシーバーを準備しています。

トラブルが起きてから考えるのではなく、起きた場合の代替手段を事前に用意しておくことも総務の仕事です。

総務が忙しくなる時期

特に忙しくなるのは、年末年始と新年度です。

年末年始

年末年始には、長期休暇へ向けたさまざまな対応が必要です。

ホームページの休業案内
留守番電話の設定
ごみの処理
大掃除
年始の参拝準備
賀詞交歓会の準備
年始のあいさつ回り

一つひとつは小さな仕事に見えるかもしれません。

しかし、通常業務を行いながら同時に準備するため、業務が集中します。

新年度

新年度には、組織変更や新入社員への対応が重なります。

部署や役職の変更。

社内システムの権限変更。

メールアドレスや各種アカウントの発行。

パソコンやスマートフォンの準備。

座席や備品の準備。

新入社員への説明。

単に「忙しい」というより、短期間に多くの業務が集中する時期です。

Microsoft Plannerで仕事の漏れを防ぐ

総務の仕事は種類が多く、複数の社員や部署と一緒に進めるものもあります。

そのため、私はMicrosoft Plannerを使ってタスクを管理しています。

何をするのか
誰が担当するのか
いつまでに行うのか
現在どこまで進んでいるのか

これらを見える状態にしています。

さらに、週に2回ほど進捗の打ち合わせを行います。

タスクを書き出すだけでは、担当者が止まっていても気付けないことがあります。

定期的に確認することで、漏れや停滞を防ぎやすくなります。

総務は、自分一人で仕事を完結させる部署ではありません。

担当者、関係部署、経営陣、ベンダーと情報を共有しながら進める仕組みが必要です。

総務の一日に必要なのは経験と冷静な判断力

総務の一日は、何が起きるか分かりません。

パソコンの故障。

社有車の事故。

ネットワーク障害。

設備トラブル。

予定していなかった問題が突然発生します。

すべてのトラブルに対して、最初から正解を知っているわけではありません。

過去に似たことがなかったかを思い出す。

影響範囲を確認する。

優先順位を決める。

必要であれば業者や上席へ相談する。

そして、できることから順番に対応する。

総務に必要なのは、経験と勘、そして慌てずに判断する力だと思います。

総務に向いている人の考え方や特徴については、以下の記事でも詳しく紹介しています。

https://turning–points.com/general-affairs-suitable-person/?utm_source=chatgpt.com

まとめ

総務の基本的な一日の流れはあります。

メールを確認する。

郵便物や申請書を処理する。

業者と打ち合わせをする。

資料を作成する。

社員からの相談に対応する。

残高や進捗を確認する。

しかし、実際には予定どおりに進まないことの方が多くあります。

総務の一日は、何が起きるか分かりません。

それでも、過去の経験を活かし、トラブルの影響を確認しながら対応します。

大切なのは、すべての答えを知っていることではありません。

何が最優先なのかを考え、冷静に判断し、周囲と連携しながら解決することです。

総務の仕事は、予定表に書かれた業務だけではありません。

社員や会社が困ったときに、その都度必要な対応を考える。

それが、総務の一日のリアルです。

総務と情シスを兼任するとどうなる？一人情シスの仕事内容・メリット・限界を実体験で解説

総務の桜場さん — Fri, 07 Aug 2026 11:00:00 +0000

「総務なのに、パソコンやネットワークまで担当するの？」

そう思う方もいるかもしれません。

しかし、専任の情報システム担当者がいない会社では、総務が情シス業務を兼任することがあります。

私も、もともとは総務として働いていました。

ところが、社内に専任担当者がおらず、パソコンに詳しい人もいなかったため、少しずつ情シス業務を担当するようになりました。

これまでに担当したのは、パソコンの初期設定やメールアカウントの発行だけではありません。

Microsoft 365の管理。

ネットワークやWi-Fiの対応。

サーバーの入れ替え。

VPNの構築。

システム導入。

Pマークの取得。

ホームページの改修。

気が付けば、総務という枠を大きく超える仕事を担当していました。

総務の業務範囲そのものについては、以下の記事で詳しく紹介しています。