社用車管理で総務が確認すること｜車検・保険・運転者・事故対応を漏らさない台帳

総務をしていると、営業車や工事車両の管理も仕事になります。

ある日は、朝から社用車の点検案内を出していました。

車両管理で怖いのは、「誰かが覚えているだろう」で期限を管理することです。

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車両台帳を作る

営業車は日常業務で使われているため、直前に「明日点検です」と言っても調整できないことがあります。

車ごとではなく年間一覧にすると更新漏れを見つけやすくなります。

誰でも自由に使える状態より、主担当や利用ルールを決めます。

カードの所在が分からなくならないよう、車両番号とセットで管理します。

会社、保険会社、警察、社内担当など、緊急時に確認できるようにします。

いつ、どこを修理したか残しておくと、次回点検時や売却時にも役立ちます。

車両台帳だけ古い担当者のまま、という状態を防ぎます。

日常的に使う社員にも、異音や警告灯、傷など気づいた点を早めに連絡してもらいます。

私も実際に社用車の管理を担当してきました。

営業車や工事車両がある会社では、リース契約、点検手配、保険、車検、車庫証明、事故対応など、車に関する窓口が総務へ集まることがあります。

ある日は朝から、対象車両の点検時期を確認し、利用者へ点検案内を出していました。車を仕事で使っている社員にとっては、点検日＝その車が使えない日でもあるため、日程調整まで含めて考える必要があります。

台帳上の車検・保険・点検期限が正しくても、車の状態まで正常とは限りません。

実際、たまたま会社の車を見たとき、外装に大きな傷がついていることに気づいたことがあります。左折時に壁やポールへ接触したように見える傷でした。

この経験から、私は期限を管理するだけでなく、機会があれば実際の車を見ることも大切だと感じています。

総務が毎日全車両を点検する必要はありませんが、点検・車検・入替・返却などのタイミングで現車を見る習慣があると、台帳だけでは分からない異常に気づけます。

傷や異音に気づいても、「この程度なら大丈夫」と利用者側で判断されると、総務が把握できないまま時間がたつことがあります。

そのため、事故だけでなく、傷・警告灯・異音・タイヤ異常なども、気づいた時点で連絡してもらうルールにしておく方が管理しやすくなります。

車両管理は、総務だけで完結させるより、利用者から情報が上がる仕組みを作る方が現実的です。社内規程の見直しで利用ルールを整える際にも参考になります。

社用車管理では、車両・期限・利用者・カード・点検・事故対応を一つの台帳で追える状態にすると漏れを減らせます。

契約書管理もリース・保険更新に関連して参考になります。