「売上を直接つくる部署ではないのに、何を目標に働けばよいのだろう」

これから総務を目指す方や、現在総務として働いている方の中には、このように感じている方もいると思います。

私が総務の仕事を10年以上続けてきた一番の理由は、総務が好きだからです。

自分の知識や経験を使って、人の役に立てる。

困っている社員の問題を解決できる。

自分の考え方や行動によって、仕事の質と結果を変えられる。

ここに、総務の面白さがあります。

一方で、総務の成果は数字で見えにくく、何でも相談されやすい仕事です。

社員と経営陣の間に立つこともあります。

システム導入やルール変更を進めれば、反対意見や嫌味を受けることもあります。

総務の具体的な仕事内容については、以下の記事で詳しく紹介しています。

総務の仕事内容とは？10年以上働いてわかった「本当の仕事」を現役総務が解説

今回は、総務歴10年以上の私が、実際に感じてきた総務のやりがいと大変さについて、成功した話だけでなく、心が折れそうになった経験も含めて解説します。

私が総務を10年以上続けてきた理由

私が総務を続けてきた理由は、単純です。

総務の仕事が好きだからです。

総務は、決められた作業だけを繰り返す仕事ではありません。

同じ問題が起きても、会社の状況や社員の事情によって対応方法は変わります。

パソコンが動かない。

設備が故障した。

社員が困っている。

新しい制度を導入する。

社内の仕事を効率化する。

その都度、何が原因なのかを考え、必要な情報を調べ、周囲と相談しながら対応します。

正解が一つではないからこそ、自分の考え方や行動によって、仕事の結果が変わります。

言われたことだけを行うのではなく、

「本当の問題は何か」

「社員は何に困っているのか」

「会社にとってどの方法がよいのか」

を考えられるところに、総務の面白さがあります。

総務のやりがいは人の役に立てること

私が最もやりがいを感じるのは、自分の知識や経験によって、困っている社員を助けられたときです。

特に、パソコンやネットワークに関するトラブルを解決できたときは、大きな達成感があります。

私のこれまでの職場経験では、パソコンやネットワークに詳しい人は、50人に1〜2人程度という感覚です。

これは統計ではなく、あくまで私自身の経験による印象です。

多くの社員にとって、パソコンやネットワークは、仕事に必要な道具ではあっても、仕組みまで詳しく知っているものではありません。

「急に動かなくなった」

「画面が固まった」

「インターネットにつながらない」

「なぜか印刷できない」

このようなトラブルが起きると、仕事が止まってしまいます。

私は、最初からパソコンに詳しかったわけではありません。

不具合が起きるたびに、原因を考える。

インターネットで調べる。

業者や詳しい人に聞く。

実際にやってみる。

直らなければ、別の方法を試す。

この繰り返しで、少しずつ対応できる範囲を増やしてきました。

総務と情シスを兼任してきた仕事内容については、以下の記事でも詳しく紹介しています。

総務と情シスを兼任するとどうなる？一人情シスの仕事内容・メリット・限界を実体験で解説

動かなくなったパソコンを復旧した経験

特に印象に残っているのが、社員のパソコンが突然起動しなくなったときのことです。

その社員は、仕事が非常に忙しい時期でした。

パソコンの中には、作業に必要なデータや環境が入っていました。

社員からは、

「今は忙しい時期だから、何とかパソコンを復活させてほしい」

と頼まれました。

そこで、デスクトップパソコンのカバーを開け、内部にたまっていたほこりをブロアーで取り除きました。

さらに、原因を確認しながらSSDを取り外し、別のパソコンで利用できるようにして、作業の復旧につなげました。

結果として、社員は仕事を再開できました。

そのときに言われた、

「よかった。ありがとう」

という言葉は、今でも覚えています。

最初から簡単に解決方法が分かったわけではありません。

これまで何度も分からないことを調べ、失敗しながらパソコンについて学んできた経験が、社員を助けることにつながりました。

あきらめずに調べ続けてきてよかったと思えた出来事です。

総務は社員が仕事に集中できる環境をつくる

総務が直接、商品を販売するわけではありません。

営業のように、売上目標を持つ部署でもありません。

しかし、社員が目の前の仕事に集中できる環境を整えることはできます。

パソコンが正常に動く。

ネットワークへ接続できる。

必要な備品が用意されている。

安全に働ける。

災害時の備えがある。

社内ルールや手続きが分かりやすい。

こうした環境が整っていなければ、社員は本来の仕事に集中できません。

総務は、自分がステージの主役になる仕事ではないかもしれません。

しかし、社員が安心して目の前の仕事へ集中できるように、ステージそのものを整える仕事です。

その環境づくりに関われることが、総務を続ける大きな価値だと感じています。

BCPは何も起きていないときに準備する

総務の仕事には、問題が起きたときに対応する仕事だけでなく、問題が起きる前に準備する仕事もあります。

その一つがBCPです。

BCPとは、地震や台風、感染症、システム障害などが発生した場合でも、会社の事業を継続したり、早期に復旧したりするための計画です。

災害が起きてから、

「何を用意すればよいだろう」

「社員をどこへ避難させよう」

「食料や水は足りるだろうか」

と考えても、間に合わない可能性があります。

そのため、何も起きていない平常時に準備を進める必要があります。

私が勤務してきた会社では、大きな災害が発生した場合に備え、社員が約48時間社内に待機できるよう、非常食などを準備しました。

幸い、これまで大きな震災によって実際に使用することはありませんでした。

BCPの仕事は、何も起きなければ成果が見えにくい仕事です。

しかし、何も起きていないから準備しなくてよいわけではありません。

災害や事故が起きたときに、社員の安全を守れるか。

会社の仕事を再開できるか。

そのために事前に考え、準備することも、総務の重要な役割です。

会社全体の成果につながったシステム導入

社員一人の問題を解決するだけでなく、会社全体の仕事へ影響を与えられることも、総務のやりがいです。

私が特に大きな成果を感じたのは、原価管理システムの導入です。

以前は、30億円を超える売上と原価をExcelで集計していました。

特定の社員へ作業が集中し、残業や属人化が問題になっていました。

そこで、集計基準を整理し、作業を分担できるようにしたうえで、売上と原価をシステムから出力できる仕組みを構築しました。

これにより、原価や利益の状況を以前より早く確認できるようになりました。

システム導入後、会社では粗利が前年比130％となる状態を3年連続で達成しました。

もちろん、粗利の改善には、営業活動、価格設定、仕入れ、原価削減など、さまざまな要因が関係します。

原価管理システムだけで達成した成果と断定することはできません。

ただし、正しい原価を早い段階で確認できる仕組みを整えたことは、会社の判断や利益管理に貢献できたと考えています。

この業務改善については、以下の記事で詳しく解説しています。

総務の業務改善は何から始める？成功・失敗事例と進め方を実体験で解説

新卒採用で会社の将来をつくる

新卒採用も、会社全体へ貢献できたと感じる仕事の一つです。

採用は、求人を出して人を集めるだけの仕事ではありません。

どのような会社にしたいのか。

将来、どのような人材が必要になるのか。

若い社員へ仕事を引き継げる体制になっているか。

こうした会社の将来を考えながら進めます。

新卒社員を採用しても、すぐに会社の利益が増えるとは限りません。

教育には時間も費用もかかります。

成果が見えるまでに、数年かかることもあります。

それでも、若い社員を採用し、育成し、仕事を引き継いでいかなければ、会社を長く存続させることは難しくなります。

総務や採用の仕事は、今日の成果だけを見る仕事ではありません。

5年後、10年後の会社をつくる仕事でもあります。

総務の大変さは成果が見えにくいこと

総務の仕事で大変だと感じることの一つは、成果が見えにくいことです。

営業であれば、売上や受注件数など、結果を数字で示しやすい仕事です。

一方、総務は請求書を発行して売上をつくる部署ではありません。

パソコンのトラブルを防いだ。

災害に備えた。

社員が仕事をしやすいように制度を整えた。

業務を効率化した。

若い社員を採用した。

これらは会社にとって重要な仕事ですが、成果がすぐに売上として表れるとは限りません。

BCPのように、何も起きなかった場合は、

「準備が役に立った」

と評価される機会自体がないこともあります。

採用や人材育成も、結果が出るまでに何年もかかります。

総務の成果を正しく評価してもらうためには、作業内容だけでなく、会社にどのような影響があったのかを説明する必要があります。

• 残業時間をどの程度減らしたか
• 作業時間をどの程度短縮したか
• 問い合わせやミスをどの程度減らしたか
• どのようなリスクを防いだか
• 将来どのような効果が期待できるか

このような形で、見えにくい成果を見えるようにすることも重要です。

何でも総務へ持ち込まれる

総務は業務範囲が広いため、担当部署が分からない相談が集まりやすい部署です。

パソコンが動かない。

設備が故障した。

備品が足りない。

社有車で事故が起きた。

社員同士で問題が起きた。

契約書を確認してほしい。

イベントを準備してほしい。

「どこへ相談すればよいか分からないから、とりあえず総務へ」

ということも少なくありません。

すべての問題を総務だけで解決することはできません。

それでも、最初の相談窓口になることは多くあります。

相談内容を確認し、自分で対応するのか、担当部署へつなぐのか、上席へ報告するのかを判断します。

総務の一日が予定どおりに進まない理由については、以下の記事でも紹介しています。

総務の1日の流れとは？仕事内容・繁忙期・突発対応を総務歴10年以上が解説

社員と経営陣の板挟みになる

総務は、社員と経営陣の両方と関わります。

社員からは、

「もっと働きやすくしてほしい」

「このルールを変えてほしい」

「新しいシステムは使いにくい」

という意見が出ます。

一方、経営陣からは、

「費用を抑えてほしい」

「ルールを守らせてほしい」

「仕事を効率化してほしい」

という要望があります。

社員の希望をすべて実現すれば、費用や管理負担が増えることがあります。

経営側の判断だけを優先すれば、現場の不満が大きくなる可能性があります。

どちらか一方の意見だけを聞くのではなく、会社全体にとって適切な方法を考えなければなりません。

この調整は、総務の重要な仕事であると同時に、大きな負担にもなります。

休日や勤務時間外にも連絡が来る

パソコン、ネットワーク、設備、社有車などを担当していると、勤務時間外に連絡が来ることもあります。

ネットワークにつながらない。

システムへログインできない。

社有車で事故が起きた。

施設や設備に異常がある。

問題の内容によっては、翌営業日まで待てない場合があります。

総務が幅広い仕事を担当するほど、

「何かあれば総務へ連絡する」

という状態になりやすくなります。

一人に責任が集中すると、休みの日でも落ち着かなくなります。

そのため、緊急連絡の基準を決める。

対応手順を共有する。

複数の担当者で対応できるようにする。

外部業者の連絡先を整理する。

こうした仕組みが必要です。

システム導入には必ず反対意見が出る

総務として特に大変だったのが、新しいシステムを導入したときです。

業務を効率化するためのシステムであっても、必ず賛成してもらえるわけではありません。

「パソコンが苦手なのに、これ以上パソコン作業を増やさないでほしい」

「新しい操作を覚えたくない」

「今までの方法で困っていない」

「入力すると、自分の成果が悪いことが分かってしまう」

さまざまな反対意見が出ます。

新しい仕組みを作る側は、会社のために必要だと考えています。

しかし、現場の社員から見れば、今まで慣れていた方法が変わり、仕事が増えるように感じることがあります。

導入目的やメリットを説明しても、すぐに理解してもらえるとは限りません。

すれ違いざまの嫌味で心が折れそうになった

システム導入を進めていたとき、すれ違いざまに嫌味を言ってくる社員がいました。

会社の仕事を良くするために取り組んでいる。

業務の負担を減らすために仕組みを作っている。

そのつもりでも、全員から歓迎されるわけではありません。

反対意見そのものは必要です。

実際に使う社員からの意見によって、システムの問題点に気付けることもあります。

ただし、建設的な意見ではなく、個人に向けて嫌味を言われると、気持ちが折れそうになります。

「ここまでして進める必要があるのだろうか」

「何もしない方が楽だったのではないか」

と思うこともありました。

総務の業務改善は、仕組みを作るだけの仕事ではありません。

変化を嫌う人と向き合い、説明し、協力してもらう仕事でもあります。

総務は自分次第で成長も停滞もする

総務の大変さは、自分次第で成長も停滞もするところです。

同じ会社で、同じ総務として働いていても、どのように仕事へ向き合うかによって、数年後の経験には大きな差が出ます。

決められた作業だけを繰り返す。

分からない仕事は避ける。

問題が起きても、業者や他部署へ任せる。

このような働き方を続ければ、担当できる仕事は広がりにくいかもしれません。

一方で、

「なぜこの作業が必要なのか」

「もっとよい方法はないか」

「自分で解決できることはないか」

と考え、調べ、実行すれば、経験を増やせます。

総務は、会社によって業務範囲が大きく異なります。

採用、経理、広報、IT、情シス、法務、業務改善、経営支援などへ仕事を広げることもできます。

しかし、誰かが自動的に成長させてくれるわけではありません。

自分で課題を見つけ、学び、行動する必要があります。

総務のキャリアパスや成長方法については、以下の記事で詳しく解説しています。

総務のキャリアパスは？総務歴10年以上・4社経験者が将来性と成長方法を解説

総務に向いているのは困っている人を放っておけない人

総務の仕事は、評価や成果だけを求めると、つらく感じることがあります。

対応して当然と思われる。

問題を解決しても目立たない。

何も起きなければ、仕事をしていないように見える。

そのような場面もあります。

それでも、

「困っている人を助けたい」

「社員が仕事をしやすい環境を作りたい」

「会社を少しでも良くしたい」

と思える人には、やりがいのある仕事です。

社員から言われる、

「ありがとう」

「助かった」

「これで仕事を続けられる」

という言葉が、次の仕事への力になります。

総務に向いている人の特徴については、以下の記事でも紹介しています。

総務に向いている人・向いていない人の特徴を総務歴10年以上が実体験から解説

まとめ

総務のやりがいは、人の役に立てることです。

パソコンのトラブルを解決する。

社員が安心して働けるように災害へ備える。

新しい社員を採用する。

システムを導入し、会社の仕事を効率化する。

自分の知識や経験が、社員や会社を支えることにつながります。

一方で、総務の大変さは、自分次第で成長も停滞もしてしまうことです。

成果が数字で見えにくく、何でも相談されます。

社員と経営陣の板挟みになり、新しい仕組みに反対されることもあります。

それでも総務を続ける価値は、社員が目の前の仕事に集中できる環境、いわばステージをつくれるところにあると思います。

総務自身が主役になる必要はありません。

パソコンが使える。

設備が整っている。

安全に働ける。

必要な情報が届く。

問題が起きたときに相談できる。

こうした環境を整えることで、社員は自分の仕事に集中できます。

人の役に立ちたい。

会社を裏側から支えたい。

自分で考え、経験を積みながら成長したい。

そのような方にとって、総務は長く続ける価値のある仕事だと思います。

「新しいシステムを導入すれば、業務改善になるのだろうか」

総務として働いていると、このように考える場面があります。

紙の申請書を電子化する。

Excelで管理していた情報をシステムへ移す。

同じ内容を何度も入力する作業を自動化する。

特定の社員しか分からない仕事をマニュアル化する。

これらは、いずれも業務改善の方法です。

しかし、新しいシステムを導入しただけで、業務改善が成功するわけではありません。

どれだけ便利な仕組みを作っても、社員が使わなければ意味がないからです。

私は総務として、Excelで行っていた売上・原価集計のシステム化や、kintoneを使った管理方法の統一などに取り組んできました。

一方で、システムを完成させたものの、社員に使ってもらえず、運用が止まった経験もあります。

総務の仕事内容は、日常業務を処理することだけではありません。

会社の中にある非効率な仕事を見つけ、よりよい方法へ変えていくことも、総務の重要な役割です。

総務の業務範囲については、以下の記事で詳しく紹介しています。

総務の仕事内容とは？10年以上働いてわかった「本当の仕事」を現役総務が解説

今回は、総務歴10年以上の私が、実際に取り組んだ業務改善の成功事例と失敗事例をもとに、業務改善を何から始めるべきか解説します。

総務の業務改善は現場の問題から始まる

私が業務改善へ積極的に取り組むようになった理由は、一つではありません。

• 特定の社員だけ残業が多かった
• 紙の書類や二重入力が多かった
• 特定の社員しか分からない仕事があった
• 社員から不満が出ていた
• 会社を1年でも長く存続させたかった

特に気になったのが、同じような業務を担当しているにもかかわらず、部署によって残業時間に差があったことです。

たとえば、A課長が求める売上集計と、B課長が求める売上集計では、集計する範囲や細かさが異なっていました。

その結果、それぞれの部署で集計を担当する事務員の作業時間にも差が生まれていました。

残業が多い社員に対して、

「仕事が遅い」

「もっと効率よく作業してほしい」

と言うだけでは、問題は解決しません。

確認すべきなのは、本人の能力だけではなく、仕事の仕組みです。

• 求められている集計内容が違う
• 部署ごとに書式が違う
• 入力する項目が多い
• 同じ情報を何度も転記している
• 作業を担当者の判断に任せている

このような違いがあれば、同じ売上集計でも必要な時間は変わります。

社員の残業時間を見るときは、本人の働き方だけではなく、業務範囲や集計方法まで確認する必要があります。

「忙しい人」ではなく「仕事の仕組み」を見る

総務の業務改善で重要なのは、特定の社員だけを問題にしないことです。

残業が多い。

ミスが多い。

処理が遅い。

このような状況があった場合、担当者へ注意する前に、次の点を確認します。

• 作業手順が統一されているか
• 必要以上に細かい資料を作っていないか
• 同じ情報を何度も入力していないか
• 一人の経験や記憶に依存していないか
• 上司によって求める内容が変わっていないか

仕事のやり方が部署ごとに異なれば、作業時間や結果にも差が出ます。

その状態で社員個人の能力だけを比較しても、正しい評価にはなりません。

総務は、社内のさまざまな部署と関わる立場です。

だからこそ、個人の問題として片付けるのではなく、会社全体の仕組みとして問題を捉える必要があります。

Excel管理をkintoneへ移行した

私が実際に行った業務改善の一つが、Excelで管理していた情報のシステム化です。

社内でヒアリングを行うと、部署ごとに集計方法や書式が異なっていることが分かりました。

同じ売上を集計しているはずなのに、

• 入力項目が違う
• 集計範囲が違う
• 書式が違う
• ファイルの保存場所が違う
• 作成する人によって結果が変わる

という状態でした。

そこで、各部署へヒアリングを行い、統一書式を作成しました。

社長の判断と承認も得たうえで、

今後は、すべての部署が同じ書式と基準で集計する

というルールに変更しました。

さらに、集計したデータをシステムから出力できるようにしました。

これにより、担当者が毎回Excelを加工しなくても、必要な売上分析を出せるようになりました。

誰が操作しても、同じ条件で同じ結果が表示されます。

担当者による集計方法の違いを減らし、会社全体で共通の数字を確認できる仕組みに変えました。

30億円以上の売上と原価をExcelで集計していた

最も効果が大きかった業務改善は、売上と原価の管理方法を変えたことです。

改善前

30億円を超える売上と、その原価計算をExcelで集計していました。

事務課長が中心となり、複数の資料やデータを確認しながら、売上と原価をまとめていました。

問題点

大きな問題は、残業と属人化です。

集計方法や計算の仕組みを、特定の事務課長が把握していました。

その人がいなければ、正確な集計方法が分からない。

作業が集中するため、残業が増える。

数字がまとまるまでに時間がかかる。

原価や利益の状況を早い段階で確認できない。

会社にとって重要な数字が、一人の社員の経験と作業量に依存している状態でした。

行ったこと

そこで、原価管理システムを構築しました。

主な改善点は、次のとおりです。

• 売上と原価の集計基準を統一した
• 担当者しか分からなかった計算方法を整理した
• 作業を複数の社員へ分担できるようにした
• 集計結果をワンクリックで出力できるようにした
• 誰が操作しても同じ数字が表示されるようにした

Excelを完全に否定したわけではありません。

Excelで行っていた計算や確認の内容を整理し、繰り返し行う部分をシステムへ移しました。

改善後

正しい原価を、以前より早い段階で確認できるようになりました。

原価が想定より高い案件。

利益が十分に残っていない案件。

売上は大きいものの、利益率が低い案件。

こうした情報を早く確認できれば、経営判断も早くなります。

問題が大きくなってから気付くのではなく、途中で状況を確認し、必要な対応を取れるようになりました。

結果として、原価を適切に管理し、利益を残しやすい仕組みに変えることができました。

業務改善する仕事を見つける4つの基準

すべての仕事をシステム化する必要はありません。

改善には、時間も費用もかかります。

そのため、私は次のような仕事を優先して見直します。

同じ情報を何度も入力している

一度入力した情報を、別のExcelやシステムへ何度も転記している場合は、改善できる可能性があります。

二重入力には時間がかかります。

入力する回数が増えれば、転記ミスも起こりやすくなります。

どこか一つへ入力すれば、必要な場所へデータが反映される仕組みを作れないか検討します。

特定の人しかできない

担当者が休むと仕事が止まる。

退職すると手順が分からなくなる。

本人しかファイルの保存場所を知らない。

このような仕事は、属人化しています。

すぐにシステム化できなくても、

• 作業手順を整理する
• 保存場所を統一する
• マニュアルを作成する
• 複数の担当者で仕事を分担する

だけでも、リスクを減らせます。

社員から同じ質問を受ける

何度も同じ質問を受ける場合、質問する社員だけに問題があるとは限りません。

手順が分かりにくい。

社内ルールが周知されていない。

必要な情報が見つけにくい。

申請方法が複雑になっている。

このような可能性があります。

質問へ一件ずつ回答するだけではなく、なぜ同じ質問が繰り返されるのかを考えることが重要です。

作業時間に対して価値が低い

長い時間をかけて資料を作っているにもかかわらず、ほとんど使われていない場合があります。

誰が見るのか。

何の判断に使うのか。

どの項目が本当に必要なのか。

これらを確認し、不要な集計や資料作成を減らします。

総務の一日は、社員対応やトラブル対応によって予定どおりに進まないことも多くあります。

限られた時間をどのように使っているかについては、以下の記事で紹介しています。

総務の1日の流れとは？仕事内容・繁忙期・突発対応を総務歴10年以上が解説

システムを作っても業務改善は成功しない

私は、すべての業務改善に成功したわけではありません。

うまく進まなかった代表的な事例が、営業案件の管理システムです。

営業担当者の行動や、案件の進捗を一括管理できる仕組みを会社へ提案しました。

システム上では、

• 誰がどの顧客を担当しているか
• 案件がどこまで進んでいるか
• 次に何をするのか
• 受注の見込みはどの程度か

を確認できるようにしました。

仕組みそのものは作ることができました。

しかし、社員に使ってもらえませんでした。

現場からは、

「システムへ入力する時間がもったいない」

「忙しいから入力したくない」

「自分で管理したい」

といった意見が出ました。

さらに、マネージャーも部下の行動や案件を十分に管理できていませんでした。

システムは完成している。

しかし、入力する社員がいない。

管理する上司も活用しない。

結果として、案件管理の仕組みは空中分解しました。

失敗の原因はシステムではなく運用だった

案件管理がうまくいかなかった原因は、システムの機能不足だけではありません。

大きな原因は、運用する人を巻き込めていなかったことです。

システムを作る側から見れば、

「入力すれば、案件の状況が分かる」

「営業活動を管理しやすくなる」

「失注の原因を分析できる」

というメリットがあります。

しかし、営業担当者から見れば、仕事が一つ増えたように感じます。

これまで自分の手帳や記憶で管理していた人にとっては、新しいシステムへの入力が負担になります。

入力した情報が何に使われるのか分からなければ、協力する理由もありません。

業務改善では、正しい仕組みを作るだけでは足りません。

• なぜ入力するのか
• 入力した情報を誰が見るのか
• 現場にどのようなメリットがあるのか
• 入力項目を減らせないか
• 上司が本当に活用するのか

を、導入前に確認する必要があります。

現場のニーズを確認してから始める

業務改善を始めるとき、最初に行うべきなのはシステム選びではありません。

まず、現場のニーズを確認します。

• 現在どのような作業をしているのか
• 何に時間がかかっているのか
• どのような不満があるのか
• どの作業を減らしたいのか
• 新しい仕組みに協力してもらえるか

実際に作業している人の話を聞かなければ、本当の問題は分かりません。

管理者から見ると非効率に見える仕事にも、現場なりの理由がある場合があります。

反対に、当たり前のように続けている作業が、すでに不要になっていることもあります。

最初から答えを決めてヒアリングするのではなく、現在の仕事と困りごとを確認することが重要です。

信頼できる課長以上の社員へ相談する

現場のニーズを確認した後は、信頼できる課長以上の社員へ相談します。

総務だけで業務改善を進めようとしても、他部署の社員へ強制することは難しいからです。

特に、複数の部署が関係する改善では、管理職の協力が欠かせません。

• 現場の課題を理解している
• 部下へ目的を説明できる
• 必要なルールを決められる
• 導入後も運用を確認できる
• 問題が起きたときに判断できる

このような人に参加してもらい、チームを作ります。

総務がシステムを作る。

現場が試す。

管理職がルールを決める。

経営陣が必要な判断をする。

それぞれの役割を分けることで、総務一人に負担が集中することを防げます。

いきなり全社導入せずスモールスタートする

新しい仕組みは、最初から全社へ導入しない方が安全です。

まずは、一つの部署や少人数のチームで試します。

テスト運用では、次の点を確認します。

• 入力項目が多すぎないか
• 操作方法が分かりにくくないか
• 現場の負担が増えていないか
• 必要な情報を取得できるか
• 想定していない使い方がないか
• 導入目的を達成できているか

小さく始めれば、失敗したときの影響も小さくできます。

現場から意見をもらい、修正してから対象部署を広げます。

最初から完璧な仕組みを作ろうとすると、時間も費用もかかります。

実際に使ってもらわなければ分からない問題もあります。

そのため、まず動かす。

使ってもらう。

意見を聞く。

修正する。

この流れが重要です。

費用対効果だけでなく現場の負担も確認する

経営陣へ業務改善を提案するときは、費用対効果を説明します。

• 導入費用はいくらか
• 毎月いくらかかるのか
• 何時間の作業を減らせるのか
• 残業代をどの程度削減できるのか
• ミスや損失をどの程度防げるのか
• 何年で費用を回収できるのか

ただし、金額だけで判断するのも危険です。

システム導入によって、現場の作業が増えることもあります。

管理者には便利でも、入力する社員の負担が大きければ定着しません。

業務改善では、

• 会社にとってのメリット
• 管理者にとってのメリット
• 現場社員にとってのメリット

を分けて考える必要があります。

誰か一人だけが便利になる仕組みではなく、全体として負担を減らせる方法を探します。

社内周知と教育までが業務改善

システムを導入し、説明会を一度開催しただけでは、社員が使えるようになるとは限りません。

新しい仕組みを定着させるためには、

• 導入目的を説明する
• 操作方法を伝える
• マニュアルを用意する
• 質問できる窓口を作る
• 利用状況を確認する
• 使われない理由を調べる

必要があります。

使わない社員を責めるだけでは、定着しません。

操作が難しいのか。

入力項目が多いのか。

必要性が伝わっていないのか。

管理職が使っていないのか。

原因を確認し、仕組みや説明方法を修正します。

総務と情シスを兼任すると、システム導入から社員への説明、運用後の問い合わせまで担当することがあります。

総務とITを兼任する仕事については、以下の記事で詳しく解説しています。

総務と情シスを兼任するとどうなる？一人情シスの仕事内容・メリット・限界を実体験で解説

AIやRPAに任せやすい総務業務

今後は、AIやRPAを活用することで、総務の定型業務をさらに減らせると考えています。

特に任せやすいのは、次のような仕事です。

• データ入力
• 定型的な集計
• 複数データの照合
• 決められた条件での分類
• 定期的なレポート作成
• 大量データの分析
• 同じ内容の繰り返し処理

人間が毎月同じ手順で行っている仕事は、自動化できる可能性があります。

一方で、AIやRPAへ任せた後も、正しく動いているか確認する人は必要です。

データの取得先が変わる。

入力する書式が変わる。

社内ルールが変更される。

例外的な処理が発生する。

このような変化があれば、仕組みを修正しなければなりません。

これからは、事務作業を繰り返す人だけではなく、AIや自動化の仕組みを管理し、メンテナンスできる人材が重宝されると思います。

人間が行うべきなのは経営判断

集計や入力をAIに任せることができても、最終的な経営判断まで、すべて任せられるわけではありません。

たとえば、原価管理システムによって、

「この案件は利益率が低い」

と確認できたとしても、その案件を続けるかどうかは別の問題です。

将来の取引につながる可能性がある。

重要な顧客との関係を守る必要がある。

社員の育成目的で受注している。

一時的に原材料費が高騰している。

数字だけでは判断できない事情もあります。

AIやシステムは、判断に必要な情報を早く、正確に出すために使います。

その情報をもとに、会社の状況や将来への影響を考えて決断するのは、人間の役割です。

総務のキャリアにおいても、単純作業だけでなく、会社の課題を見つけて判断する力が重要になります。

総務のキャリアパスや、今後必要になる簿記・ITの知識については、以下の記事で紹介しています。

総務のキャリアパスは？総務歴10年以上・4社経験者が将来性と成長方法を解説

まとめ

総務の業務改善は、現場のニーズを聞くことから始めるべきです。

新しいシステムを導入する前に、

• 現在どのような仕事をしているのか
• 何に時間がかかっているのか
• 誰に負担が集中しているのか
• どのような不満があるのか
• 本当に改善へ協力してもらえるのか

を確認します。

私は、Excelで管理していた売上と原価の集計をシステム化し、誰が操作しても同じ結果を出せる仕組みを作りました。

一方で、営業案件の管理システムを作ったものの、現場や管理職に使ってもらえず、運用が止まった経験もあります。

この二つの違いは、システムの機能だけではありません。

使ってくれる社員がいるか。

協力してくれる管理職がいるか。

導入目的が共有されているか。

運用するチームが作られているか。

こうした点が、業務改善の結果を左右します。

システムを導入することが目的ではありません。

社員が実際に使い、仕事の負担やミスを減らすことが目的です。

改善を成功させるためには、信頼できるメンバーでチームを作り、スモールスタートする必要があります。

小さく始める。

使ってもらう。

意見を聞く。

修正する。

少しずつ対象を広げる。

総務の業務改善は、この繰り返しによって会社へ定着していくと考えています。

現在総務として働いている方や、これから総務を目指す方の中には、このような疑問を持つ方もいると思います。

総務主任。

総務課長。

管理部長。

人事や労務の専門職。

情シス。

経営企画。

総務の経験を活かして進める道は、一つではありません。

私はこれまで4社を経験し、接客・店舗管理から始まり、経理、総務、採用、広報、情シス、システム導入、経営支援まで、少しずつ仕事の幅を広げてきました。

その経験から感じているのは、

総務のキャリアは、自分の人生の選択肢を増やす

ということです。

総務の具体的な業務範囲については、以下の記事で詳しく紹介しています。

総務の仕事内容とは？10年以上働いてわかった「本当の仕事」を現役総務が解説

今回は、総務歴10年以上・4社経験者の私が、総務のキャリアパス、管理職を目指すために必要な知識、AI時代に求められる総務について解説します。

私は最初から総務を目指していたわけではない

私のキャリアは、接客や店舗管理から始まりました。

会社ごとの経験をまとめると、次のようになります。

1社目：接客・店舗管理

最初の会社では、接客や店舗管理に関わる仕事を経験しました。

お客様への対応。

売上の管理。

スタッフとの連携。

店舗で発生するトラブルへの対応。

現在の総務業務とは違う仕事に見えるかもしれません。

しかし、人と関わる力や、その場の状況を見て判断する力は、その後の総務業務にも活きています。

総務は、書類だけを相手にする仕事ではありません。

社員、経営陣、取引先、業者など、立場の異なる多くの人と関わります。

接客や店舗管理で経験した対人対応は、総務として働くうえで大きな土台になりました。

2社目：経理業務・総務補助・IT補助

2社目では、経理業務を中心に、総務やITの補助も経験しました。

この会社で出会った上司が、私の人生の目標となる総務経理部長です。

その方は、経理だけでなく、総務に関するさまざまな相談にも対応していました。

問題が起きても感情的にならず、状況を整理する。

必要な情報を集める。

会社にとって何が適切なのかを考える。

そして、決断力を持って判断する。

その姿を見て、

「自分も、いつかこのような総務経理部長になりたい」

と思うようになりました。

当時の私は、経理のオペレーションを理解し始めていました。

そこで、

「経理に加えて総務もできるようになれば、総務経理部長を目指せるのではないか」

と考えたのです。

つまり、私は最初から総務を目指していたわけではありません。

尊敬できる上司との出会いによって、初めて自分が目指したい将来像が見えてきました。

3社目：総務・IT・経理・広報・採用

3社目では、総務を中心に、IT、経理、広報、採用など、幅広い業務を担当しました。

中小企業では、

「これはどの部署が担当するのか」

と決まっていない仕事が発生することがあります。

そのような仕事は、総務へ集まりがちです。

私も、最初からすべての業務ができたわけではありません。

分からないことを調べる。

関係者へ確認する。

必要であれば業者へ相談する。

実際にやってみる。

失敗したら原因を調べる。

この繰り返しで、少しずつ担当できる範囲が広がっていきました。

4社目：システム開発・情シス

4社目では、システム開発や情シスの経験を深めています。

総務として現場の困りごとを把握し、ITを使って業務を改善する。

これまで別々に経験してきた総務とITの仕事が、少しずつ一つにつながってきました。

総務と情シスを兼任する仕事内容や、実際に感じたメリット・限界については、以下の記事で詳しく解説しています。

総務と情シスを兼任するとどうなる？一人情シスの仕事内容・メリット・限界を実体験で解説

総務のキャリアパスは一つではない

総務として働き始めたからといって、その後も同じ仕事だけを続けるわけではありません。

総務は業務範囲が広いため、仕事を通じて複数の専門分野を経験できます。

たとえば、次のようなキャリアが考えられます。

• 総務主任・係長
• 総務課長
• 総務部長・管理部長
• 総務経理部長
• 人事・採用
• 労務
• 法務
• 情報システム
• 広報
• 経営企画
• 業務改善・DX推進

私自身が目指しているのは、経営企画や総務経理部長に近い役割です。

単に総務業務を処理するだけではなく、会社全体を見ながら、

• 会社にどのような問題があるのか
• どこを改善すべきなのか
• どこへ予算を使うべきなのか
• どのような人材を採用すべきなのか
• 会社をどうすれば長く存続させられるのか

を考えられる立場を目指しています。

総務の経験は、現在の会社だけで使えるものではありません。

経理、採用、IT、広報、経営支援など、隣接する仕事へ広げることで、自分のキャリアの選択肢も増えていきます。

最初は浅く広く、その後に得意分野を深める

総務としてキャリアを築くなら、最初から一つの分野だけに絞るよりも、まずは浅く広く経験することをおすすめします。

総務の仕事は、それぞれが独立しているように見えて、実際にはつながっています。

社員を採用すれば、入社手続きが必要です。

パソコンやアカウントも準備します。

給与や勤怠には、労働法や社会保険の知識が関係します。

設備を導入するときには、予算や契約の確認が必要です。

システムを導入するときには、現場の業務と経営側の事情を理解しなければなりません。

幅広い業務を経験することで、会社全体の流れが見えるようになります。

そのうえで、

• 採用が得意
• 労務が得意
• ITが得意
• 数字に強い
• 業務改善が得意
• 経営陣への提案が得意

といった、自分の得意分野を深めていく方法が現実的です。

私の場合は、採用、情シス・IT、広報、経理、システム導入、経営支援が強みになりました。

最初から専門分野を決められなくても問題ありません。

さまざまな仕事を経験する中で、

「この仕事は得意かもしれない」

「もっと深く学びたい」

と思える分野が見つかることがあります。

キャリアアップの原点は「会社を長く存続させること」

私が業務改善や採用に積極的に取り組んだ原点は、

この会社を1年でも長く存続させること

です。

会社が存続すれば、社員の雇用や生活の安定を守れます。

一方で、今までと同じ仕事を、同じ方法で続けているだけでは、環境の変化についていけません。

働き方改革も進み、長時間働くことで成果を出す方法には限界があります。

これから必要なのは、同じ時間、あるいは今までより短い時間で、同等以上の成果を出せる仕組みです。

そのため、私は業務改善を積極的に提案し、実行してきました。

紙で管理していた仕事をシステムへ移す。

同じ情報を何度も入力していた作業を減らす。

担当者しか分からない仕事を見える化する。

社員が迷わず使える仕組みを考える。

改善案を出すだけではなく、実際に導入し、運用するところまで進めました。

総務のキャリアアップは、肩書きが変わることだけではありません。

会社の課題に気付き、自分で考え、実行できる範囲が広がることも大きな成長です。

新卒採用も会社を存続させるための取り組み

会社を長く存続させるためには、人材の新陳代謝も必要です。

社員の平均年齢が上がり続ければ、将来的に技術や仕事を引き継ぐ人が不足します。

そこで、私は新卒採用の開始にも関わりました。

毎年2〜3名の採用を継続すれば、10年間で20〜30名の若い人材を迎える機会になります。

もちろん、採用した全員が長く在籍するとは限りません。

それでも、継続的に若い人材を採用し、育成することは、会社の将来を考えるうえで重要です。

総務や採用の仕事は、現在の人手不足を埋めるだけではありません。

5年後、10年後の組織をつくる仕事でもあります。

目の前の業務だけではなく、将来の会社に必要なことを考える。

これも、総務が経営に近づくために必要な視点だと思います。

総務経験者の評価は「何年働いたか」だけでは決まらない

採用担当として総務経験者を見る場合、私は経験年数だけで判断しません。

重要なのは、

• 何を考えたのか
• どのような課題を見つけたのか
• どのような手段を選んだのか
• 実際に何を行ったのか
• 結果から何を学んだのか

です。

頭の中で難しいことを考えられても、手が動かず、何も実行されなければ結果は残りません。

一方で、深く考えず、思いつきで次々と行動するのも危険です。

採用担当として確認したいのは、答えだけではありません。

数学にたとえるなら、問題文と途中の計算式を見るイメージです。

最終的な結果が成功だったか、失敗だったかだけで判断するわけではありません。

どのような状況で、何を考え、なぜその手段を選んだのか。

結果が思うように出なかったとき、何を振り返ったのか。

その過程を説明できる人は、別の会社でも考えながら行動できる可能性があります。

総務に向いている人の考え方や特徴については、以下の記事でも紹介しています。

総務に向いている人・向いていない人の特徴を総務歴10年以上が実体験から解説

管理職を目指すなら会社の数字を理解する

総務課長や管理部長、総務経理部長を目指すのであれば、担当業務の知識だけでは足りません。

必要になるのは、次のような能力です。

• 経営数字を読む力
• 予算管理
• 部下の育成
• 経営陣への提案
• 他部署との調整
• リスク管理

特に重要なのが、会社の数字を理解する力です。

管理職になれば、

• 売上
• 粗利益
• 営業利益
• 経常利益
• 人件費
• 設備投資
• 部門予算

などの数字を見ながら判断する必要があります。

数字を理解していない状態で予算を使えば、会社の経営状況に合わない判断をする可能性があります。

会社にとって必要な設備でも、購入する時期が適切とは限りません。

便利なシステムでも、費用に見合う効果がなければ導入できません。

限られた予算をどこへ使うか判断するためには、会社の経営状況を読む力が必要です。

私は、すべての入口は簿記だと考えています。

簿記を学ぶことで、会社のお金がどのように動き、決算書がどのようにつくられるのかを理解できます。

営業利益や経常利益など、財務諸表を分析する知識は、ビジネス会計検定でも学べます。

総務に役立つ資格や、資格以上に重要な能力については、以下の記事で詳しく解説しています。

総務に資格は必要？実務・転職で役立つ資格を総務歴10年以上が本音で解説

AIやRPAで総務の仕事はなくなるのか

今後、総務の事務作業は確実に変わっていくと思います。

データ入力。

定型的なチェック。

決められた条件での振り分け。

同じ内容の繰り返し処理。

このような仕事は、AIやRPAと相性のよい分野です。

人間には体調や気分の変化があります。

一方、決められたルールに沿って正確に繰り返す作業は、AIやシステムが得意です。

そのため、これまで人間が行っていた単純な事務作業は減っていくと考えています。

ただし、総務そのものが不要になるわけではありません。

AIやシステムを導入するためには、

• 何を自動化するのか
• 現在の仕事にどのような問題があるのか
• どの手順を変えるのか
• 社員が使える仕組みになっているか
• 誤った処理が行われていないか

を人間が判断する必要があります。

これから価値が高まるのは、事務作業を繰り返す人ではなく、AIやシステムを使って仕事を設計できる人だと思います。

AI時代に求められる総務

これからの総務には、すべての作業を自分で抱えるのではなく、

• AIに任せる仕事
• システムで自動化する仕事
• 外部へ委託する仕事
• 人間が判断する仕事

を分ける力が必要です。

一方で、社員の気持ちや職場の空気は、数字だけでは判断できません。

体調が悪そうな社員に気付く。

部署間の関係が悪くなっていることを察する。

制度上は正しくても、現場では運用しにくいことに気付く。

経営陣と社員の間で意見を調整する。

状況に応じて、原則とは違う対応が必要かを判断する。

こうした仕事は、今後も人間が担う重要な役割です。

総務の仕事には、必ずしも一つの正解があるわけではありません。

会社の状況。

社員の事情。

費用。

期限。

リスク。

さまざまな条件を踏まえて、ケースバイケースで判断する必要があります。

AIを恐れるのではなく、AIを使って単純作業を減らし、人間にしかできない判断や提案へ時間を使う。

それが、これからの総務に必要な働き方だと思います。

総務のキャリアを広げるために必要なこと

総務のキャリアは、会社から仕事を与えられるのを待っているだけでは広がりにくいと思います。

日々の仕事の中で、

「なぜこの作業を行っているのか」

「本当にこの方法でなければならないのか」

「もっと効率的な方法はないのか」

「会社にとって今後必要になるものは何か」

を考える必要があります。

そして、課題に気付いたら提案する。

小さく試す。

結果を確認する。

必要に応じて改善する。

この繰り返しが、経験になります。

重要なのは、与えられた作業を終わらせることだけではありません。

その仕事の目的や本質を考えることです。

なぜこの制度があるのか。

なぜこの情報を管理しているのか。

誰のための作業なのか。

会社にとってどのような意味があるのか。

本質を理解できれば、状況が変わっても、自分で考えて判断しやすくなります。

総務の一日は突発対応も多く、予定どおりに進まないことがあります。

そのような日常の中で、どのように優先順位を決めているかは、以下の記事で紹介しています。

総務の1日の流れとは？仕事内容・繁忙期・突発対応を総務歴10年以上が解説

まとめ

総務のキャリアは、一つではありません。

総務課長や管理部長を目指す道もあります。

人事、労務、法務、情シス、広報、経営企画など、得意分野へ進む道もあります。

私は、最初から総務を目指していたわけではありません。

接客や店舗管理から始まり、経理、総務、IT、採用、広報、システム導入と、少しずつ経験を広げてきました。

その中で、自分が将来なりたい総務経理部長の姿を見つけました。

総務のキャリアは、自分の人生の選択肢を増やします。

ただ仕事をこなすだけではなく、仕事の本質を考え、ケースバイケースで冷静に判断することが重要です。

将来の選択肢を増やすためには、簿記やITのスキル・知識を身につける必要があります。

資格や肩書きだけではなく、

「会社のために何を考え、何を実行したのか」

を説明できる経験を積む。

会社の数字を理解する。

ITやAIを使って、仕事の仕組みを改善する。

社員や経営陣の意見を聞き、状況に応じて判断する。

こうした経験の積み重ねが、総務としてのキャリアだけでなく、自分自身の人生の選択肢も増やしてくれると考えています。

総務の仕事を経験したことがない方からすると、仕事内容が見えにくいかもしれません。

郵便物を受け取る。

備品を管理する。

電話に出る。

書類を作る。

このような事務作業をイメージする方も多いと思います。

もちろん、これらも総務の仕事です。

しかし、実際の総務の一日は、朝に立てた予定どおりに進むとは限りません。

パソコンが動かない。

複合機でエラーが出た。

社有車が故障した。

ネットワークにつながらない。

一本の電話をきっかけに、予定していた仕事がすべて後ろへずれることもあります。

総務の業務範囲そのものについては、以下の記事で詳しく紹介しています。

総務の仕事内容とは？10年以上働いてわかった「本当の仕事」を現役総務が解説

今回は、総務歴10年以上の私が、実際の一日の流れ、毎月・年間の仕事、繁忙期、突発対応について解説します。

総務の基本的な1日の流れ

予定どおりに進んだ場合、私の一日はおおむね次のような流れです。

9:00　メールと予定を確認する

出社後は、メールとその日の予定を確認します。

前日までに届いた依頼。

取引先からの連絡。

社内からの問い合わせ。

その日の会議や締め切り。

まず全体を確認し、どの仕事から進めるかを整理します。

ただし、メールを確認している途中に内線が鳴り、予定が変わることも珍しくありません。

9:30　郵便物や申請書類に対応する

郵便物を確認し、担当部署へ振り分けます。

社内から届いた申請書類や稟議書も確認します。

内容に不備があれば、申請者へ確認しなければなりません。

単に書類を受け取るだけではなく、

• 必要事項が記載されているか
• 承認者が正しいか
• 予算内に収まっているか
• 社内ルールに合っているか

なども確認します。

10:00　ベンダーとの打ち合わせ

総務は、さまざまな業者との窓口になります。

複合機。

パソコン。

ネットワーク。

サーバー。

各種システム。

設備や備品。

打ち合わせでは、提示された商品やサービスをそのまま導入するわけではありません。

会社に本当に必要なのか。

社員の負担は減るのか。

費用に見合う効果があるのか。

導入後に誰が管理するのか。

こうした点を確認します。

13:00　資料作成や定期業務

午後は、会議資料、社内通知、管理資料などを作成します。

役員会議の資料や、上席へ報告するための資料を作ることもあります。

総務の仕事は、実際に作業するだけでは終わりません。

何を行ったのか。

どのような問題があるのか。

今後何をする必要があるのか。

これらを整理して説明することも重要な仕事です。

15:00　社員からの相談に対応する

午後になると、社員からの相談や問い合わせも増えてきます。

私の場合、一日に10回ほど、社員や経営陣から内線で呼ばれることがあります。

特に多いのが、パソコンやシステムに関する相談です。

「パソコンが重い」

「画面がフリーズした」

「基幹システムが動かない」

「プリンターで紙が詰まった」

こうした連絡を受けると、別のフロアへ移動し、状況を確認します。

一件だけなら短時間で終わります。

しかし、複数のトラブルが続けば、予定していた資料作成がほとんど進まないこともあります。

総務が暇そうに見えても、実際には予定表に表れない対応が多くあります。

総務が本当に暇なのかについては、以下の記事でも実体験をもとに解説しています。

総務は暇なのか？実際の仕事内容と忙しくなる理由を現役総務が解説

17:00　銀行残高を確認する

夕方には、銀行口座の残高と社内の管理資料を確認します。

入金や支払いに問題がないか。

記録と実際の残高が一致しているか。

翌日以降に予定されている支払いへ対応できるか。

総務が経理業務の一部を担当している会社では、数字の確認も日常業務に含まれます。

18:00　上席へ報告して退勤する

一日の最後に、進捗や発生した問題を上席へ報告します。

予定していた仕事がどこまで進んだか。

どのようなトラブルが発生したか。

翌日へ持ち越す仕事は何か。

判断を仰ぐ必要があることはないか。

これらを共有して退勤します。

ただし、ここまで紹介した流れは、あくまで予定どおりに進んだ場合です。

実際には、一本の電話で一日の予定が大きく変わります。

総務がほぼ毎日行う仕事

私が日常的に行っている仕事には、次のようなものがあります。

• 複合機、パソコン、スマートフォンなどのトラブル対応
• 銀行口座の残高確認
• 社内システムの更新やメンテナンス
• 社員からの問い合わせ対応
• メールや申請書類の確認
• ベンダーや関係部署との調整

予定表には「資料作成」としか書いていなくても、その間に多くの問い合わせが入ります。

そのため、総務の一日は、予定表だけでは実際の忙しさが分かりません。

毎月行う仕事と年間で行う仕事

総務には、毎日の仕事だけでなく、月単位や年間単位の仕事もあります。

毎月行う仕事

毎月発生する主な仕事は、

• 月末締め
• 勤怠締め
• 支店の視察

などです。

締め切りが決まっている仕事は、突発対応が入っても延期できません。

通常業務を進めながら、締め切りまでに必要な確認や集計を終わらせる必要があります。

年に数回行う仕事

年間を通じて発生する仕事には、

• ファイルサーバーのメンテナンス
• ホームページのメンテナンス
• 年末年始や夏季休暇などの季節対応

があります。

頻度は少なくても、一回あたりの作業量が多い仕事もあります。

特にサーバーやホームページのメンテナンスは、失敗した場合の影響を考えながら慎重に進めなければなりません。

総務の予定は電話一本で変わる

総務の一日は、なかなか予定どおりには進みません。

電話一本で別のフロアへ呼ばれ、パソコンの修理やメンテナンスを行うことがあります。

特に多いのは、複合機とパソコンのエラーです。

社員にとって、パソコンや複合機が使えない状態は、仕事が止まっている状態です。

そのため、自分の資料作成よりも、社員の業務を再開させることを優先する場合があります。

総務と情シスを兼任する仕事内容や、その限界については、以下の記事で詳しく紹介しています。

総務と情シスを兼任するとどうなる？一人情シスの仕事内容・メリット・限界を実体験で解説

突発対応だけで一日が終わることもある

予定していた仕事がほとんど進まない日もあります。

その一つが、社有車の故障や事故が発生した日です。

事故の状況を確認する。

関係者へ連絡する。

修理工場や保険会社へ連絡する。

代車を手配する。

車を使用する社員の予定を調整する。

これらを進めていると、大半の時間を使ってしまいます。

入社準備でも、一日が終わることがあります。

新しい社員へ渡すパソコンを準備する場合、

• パソコンの初期設定
• OSの更新
• ソフトウェアのインストール
• メールアカウントの設定
• 業務システムの設定
• セキュリティ設定
• 動作確認

などを行います。

特にOSの更新には時間がかかります。

操作している時間だけでなく、更新や再起動を待つ時間も必要です。

一台のパソコンを準備するだけでも、ほぼ一日かかることがあります。

複数の依頼が来たときの優先順位

総務には、同時に複数の依頼が届きます。

そのすべてを一度に処理することはできません。

私は次の順番を意識して判断しています。

1. 人命や安全に関わること
2. 会社全体への影響が大きいこと
3. 期限が決まっていること
4. 業務が止まっている社員の人数
5. 経営陣からの依頼や役員会議資料

たとえば、一人のパソコンが少し遅いという相談と、全社のネットワークが停止している問題が同時に起きた場合、ネットワーク対応を優先します。

誰の依頼かだけで決めるのではなく、会社全体への影響を考えて判断することが重要です。

ネットワーク障害が起きると会社の仕事が止まる

ネットワークへ接続できなくなると、社内のWebシステムが使用できなくなります。

Outlookや電話までつながらなくなったこともあります。

この状態になると、社内でできることは限られます。

復旧を待ちながら、代替手段を準備します。

緊急の場合は、スマートフォンのテザリングを使い、インターネットへ接続してもらうことがあります。

ただし、古いデスクトップパソコンにはWi-Fi機能がなく、そのままではテザリングへ接続できない場合があります。

そのため、非常時に備えてUSBタイプのWi-Fiレシーバーを準備しています。

トラブルが起きてから考えるのではなく、起きた場合の代替手段を事前に用意しておくことも総務の仕事です。

総務が忙しくなる時期

特に忙しくなるのは、年末年始と新年度です。

年末年始

年末年始には、長期休暇へ向けたさまざまな対応が必要です。

• ホームページの休業案内
• 留守番電話の設定
• ごみの処理
• 大掃除
• 年始の参拝準備
• 賀詞交歓会の準備
• 年始のあいさつ回り

一つひとつは小さな仕事に見えるかもしれません。

しかし、通常業務を行いながら同時に準備するため、業務が集中します。

新年度

新年度には、組織変更や新入社員への対応が重なります。

部署や役職の変更。

社内システムの権限変更。

メールアドレスや各種アカウントの発行。

パソコンやスマートフォンの準備。

座席や備品の準備。

新入社員への説明。

単に「忙しい」というより、短期間に多くの業務が集中する時期です。

Microsoft Plannerで仕事の漏れを防ぐ

総務の仕事は種類が多く、複数の社員や部署と一緒に進めるものもあります。

そのため、私はMicrosoft Plannerを使ってタスクを管理しています。

• 何をするのか
• 誰が担当するのか
• いつまでに行うのか
• 現在どこまで進んでいるのか

これらを見える状態にしています。

さらに、週に2回ほど進捗の打ち合わせを行います。

タスクを書き出すだけでは、担当者が止まっていても気付けないことがあります。

定期的に確認することで、漏れや停滞を防ぎやすくなります。

総務は、自分一人で仕事を完結させる部署ではありません。

担当者、関係部署、経営陣、ベンダーと情報を共有しながら進める仕組みが必要です。

総務の一日に必要なのは経験と冷静な判断力

総務の一日は、何が起きるか分かりません。

パソコンの故障。

社有車の事故。

ネットワーク障害。

設備トラブル。

予定していなかった問題が突然発生します。

すべてのトラブルに対して、最初から正解を知っているわけではありません。

過去に似たことがなかったかを思い出す。

影響範囲を確認する。

優先順位を決める。

必要であれば業者や上席へ相談する。

そして、できることから順番に対応する。

総務に必要なのは、経験と勘、そして慌てずに判断する力だと思います。

総務に向いている人の考え方や特徴については、以下の記事でも詳しく紹介しています。

総務に向いている人・向いていない人の特徴｜総務歴10年以上が実体験から解説

まとめ

総務の基本的な一日の流れはあります。

メールを確認する。

郵便物や申請書を処理する。

業者と打ち合わせをする。

資料を作成する。

社員からの相談に対応する。

残高や進捗を確認する。

しかし、実際には予定どおりに進まないことの方が多くあります。

総務の一日は、何が起きるか分かりません。

それでも、過去の経験を活かし、トラブルの影響を確認しながら対応します。

大切なのは、すべての答えを知っていることではありません。

何が最優先なのかを考え、冷静に判断し、周囲と連携しながら解決することです。

総務の仕事は、予定表に書かれた業務だけではありません。

社員や会社が困ったときに、その都度必要な対応を考える。

それが、総務の一日のリアルです。

そう思う方もいるかもしれません。

しかし、専任の情報システム担当者がいない会社では、総務が情シス業務を兼任することがあります。

私も、もともとは総務として働いていました。

ところが、社内に専任担当者がおらず、パソコンに詳しい人もいなかったため、少しずつ情シス業務を担当するようになりました。

これまでに担当したのは、パソコンの初期設定やメールアカウントの発行だけではありません。

Microsoft 365の管理。

ネットワークやWi-Fiの対応。

サーバーの入れ替え。

VPNの構築。

システム導入。

Pマークの取得。

ホームページの改修。

気が付けば、総務という枠を大きく超える仕事を担当していました。

総務の業務範囲そのものについては、以下の記事で詳しく紹介しています。

総務の仕事内容とは？10年以上働いてわかった「本当の仕事」を現役総務が解説

この記事では、総務と情シスを兼任してきた実体験から、仕事内容、メリット、つらいところ、兼任の限界について解説します。

総務が情シスを兼任することになった理由

私が情シス業務を担当するようになった理由は、とても単純です。

社内に専任担当者がいなかった。

そして、パソコンに詳しい人もいなかった。

それだけです。

中小企業では、すべての業務に専任担当者を置けるとは限りません。

人事部。

法務部。

広報部。

情報システム部。

大企業では部署が分かれている仕事でも、中小企業では総務に集まることがあります。

「これ、誰がやるの？」

となった仕事を、総務が引き受ける。

情シス業務も、その一つでした。

私は最初からパソコンが得意だったわけではありません。

むしろ、全くできませんでした。

学生の頃、オンラインゲームをインターネットからダウンロードしたものの、ファイルを解凍することができず、パソコンを壊しかけたことがあります。

当時は、

「パソコンなんて、頭のいい人でなければ使えない」

と思っていたくらいです。

そんな私でも、必要に迫られて調べ、失敗しながら繰り返すことで、少しずつ仕事として対応できるようになりました。

総務兼任の情シスが担当する仕事内容

私がこれまで担当してきた情シス関連の仕事は、次のとおりです。

• PC・スマートフォンの購入、初期設定、入れ替え
• Microsoft 365の管理
• メールアカウントの発行
• ネットワーク・Wi-Fiの対応
• サーバーの管理・入れ替え
• クラウドとのデータ同期
• 複合機・プリンターの対応
• ソフトウェアライセンスの管理
• 社員からの問い合わせ対応
• ウイルス・セキュリティ対策
• システムの導入
• システム用サーバーの構築
• IT資産台帳の管理
• ベンダーとの調整
• Pマークの取得
• VPNの構築
• ホームページの改修

こうして並べてみると、かなり広いですよね。

ただし、最初からすべてを担当していたわけではありません。

社員から、

「パソコンが動かない」

「メールが送れない」

と相談される。

原因を調べる。

直せなければ業者に聞く。

次に同じことが起きたときには、自分で対応できるようになる。

その積み重ねでした。

社員から寄せられる相談は本当に幅広い

情シスを兼任していると、日々さまざまな相談が届きます。

よくあるのは、次のような内容です。

• パソコンが動かない
• メールを送受信できない
• パスワードを忘れた
• プリンターにつながらない
• ファイルが消えた
• Excelの使い方が分からない
• インターネットにつながらない
• パソコンが古いから交換してほしい
• 充電器をなくした

相談する社員にとっては、どれも今すぐ解決してほしい問題です。

パソコンが動かなければ、仕事が止まります。

メールが使えなければ、取引先へ連絡できません。

プリンターが使えなければ、必要な書類を出力できません。

一件ずつ見れば小さなトラブルでも、会社全体では大きな損失になることがあります。

そのため、総務の通常業務を進めている途中でも、問い合わせ対応を優先しなければならないことがあります。

総務と情シスを兼任するメリット

総務と情シスの兼任には、大変なことだけでなくメリットもあります。

社員の困りごとを把握しやすい

総務は、日頃から社員と接する機会の多い部署です。

労務。

備品。

設備。

社内制度。

職場環境。

さまざまな相談が総務に届きます。

そこへITの相談も加わることで、社員が普段どのようなことで困っているのかを、より深く把握できます。

システムを導入するときも、機能だけで判断するのではなく、

「実際に社員が使えるか」

「現場の負担は減るか」

という視点で考えられます。

入退社とアカウント管理を連動できる

社員を採用すると、働き始める日までに準備が必要です。

パソコン。

スマートフォン。

メールアドレス。

Microsoft 365のアカウント。

業務システムの権限。

総務が採用や入社手続きも担当していれば、入社情報を把握した段階で準備を始められます。

退職時も同様です。

アカウントを停止する。

パソコンを回収する。

必要なデータを関係部署へ確認する。

権限を削除する。

人事情報とIT管理を連動できるのは、兼任する大きなメリットです。

業者との窓口を一本化できる

IT関連の業者とのやり取りには、社内調整が欠かせません。

予算はいくらか。

誰が使うのか。

何を改善したいのか。

いつ導入するのか。

総務は、予算や契約、社員への周知を担当することが多いため、業者との窓口を一本化しやすい立場です。

単にシステムを導入するだけではなく、会社全体を見ながら進められます。

総務経験がシステム導入に活きる

私はこれまで、次のようなシステムやサービスの導入・運用に関わってきました。

• Microsoft 365
• kintone
• 勤怠管理システム
• 原価管理システム
• ファイルサーバー
• セキュリティソフト
• ANDPAD
• Jooto
• Microsoft Planner

システム導入で重要なのは、機能が多いことではありません。

現場の課題を解決できることです。

総務として普段から社員の相談を聞いていると、

「どこで時間がかかっているのか」

「どんなミスが起きているのか」

「どの作業を面倒だと感じているのか」

が見えてきます。

その情報をもとにシステムを選び、場合によっては自分で簡単な仕組みを構築します。

その結果、

• 作業時間を削減する
• 紙を減らす
• ミスを減らす
• 問い合わせを減らす
• 管理方法を統一する
• コストを削減する

といった改善につなげられます。

情シスの知識だけでなく、現場を知っていることが、システム導入では大きな強みになります。

総務と情シスの兼任は仕事が中断されやすい

兼任の大きなデメリットは、自分の予定どおりに仕事が進まないことです。

総務の仕事をしている途中で、

「インターネットにつながりません」

と連絡が来る。

採用の準備をしている途中で、

「メールが送れません」

と相談される。

月末の処理をしているときに、

「プリンターが動きません」

と呼ばれる。

このようなことが重なると、PC関連の相談と対応だけで一日が終わることもあります。

障害対応は、通常業務と違って後回しにしにくい仕事です。

ネットワークが不安定になれば、複数の社員の仕事が止まります。

その結果、原因が自分にあるわけではなくても、

「ネットワークが遅い」

「パソコンが使えない」

と総務へ不満が集まりやすくなります。

総務と情シスの兼任は、責任範囲が広く、業務量が見えにくい仕事でもあります。

ウイルス対策は厳しくすればよいわけではない

特に印象に残っているのが、世間でEmotetと呼ばれるウイルスメールが広がった時期です。

社内でも、不審なメールと思われるものが散見されました。

幸い実際の被害はありませんでしたが、社員への注意喚起には苦労しました。

不審な添付ファイルを開かない。

本文中のリンクを安易にクリックしない。

知っている人から届いたように見えても油断しない。

こうした内容を繰り返し周知しました。

一方で、セキュリティを厳しくすれば、すべて解決するわけではありません。

メールサーバーのフィルターを強化したところ、通常の一斉メールまで迷惑メールとして判定され、重要なメールが届かなかったことがあります。

安全性を高める。

しかし、業務を止めない。

このバランスを考える必要があります。

セキュリティは、設定を強くして終わりではありません。

社員教育、運用ルール、システム設定を組み合わせて考える必要があります。

すべてを自分で対応する必要はない

私は基本的に、社内で対応できることは自分で対応します。

ただし、何でも自分で行うわけではありません。

作業時間。

失敗した場合の影響。

必要な専門知識。

これらを考えて、外部業者へ依頼することもあります。

たとえば、

• サーバーの構築
• 旧サーバーから新サーバーへのデータ移行
• 事業に大きな影響を与えるネットワーク作業

などは、専門業者へ任せることがあります。

自分で対応した方が安く見えても、失敗によって社員全員の仕事が止まれば、結果的に高くつきます。

兼任情シスに必要なのは、すべて自分で直す能力ではありません。

自分で対応する範囲と、専門家に任せる範囲を判断する力です。

一人情シスで最も怖いのは属人化

一人で情シス業務を担当していると、設定や手順が本人しか分からない状態になりやすくなります。

特にブラックボックス化しやすいのが、

• サーバーのバックアップ先
• バックアップの保存世代
• システム構築時の設計
• 管理者アカウント
• ネットワーク構成
• ベンダーとの契約内容

などです。

担当者が休んだら分からない。

退職したら誰も設定を変更できない。

障害が起きても、どこを確認すればよいか分からない。

この状態は、会社にとって大きなリスクです。

そのため、少なくとも次の情報は残しておく必要があります。

• IT資産台帳
• 管理しているシステムの一覧
• 契約内容と更新時期
• ベンダーの連絡先
• バックアップの保存先
• 管理者権限の管理方法
• 入退社時の対応手順
• 障害発生時の連絡先

一人で担当していても、仕事を一人だけのものにしてはいけません。

最低限守りたいセキュリティ

総務が情シスを兼任する場合、特に意識したいのは次の3点です。

退職者の権限を速やかに停止する

退職後もメールや社内システムへアクセスできる状態は避けなければなりません。

退職日、最終出勤日、引き継ぎ状況を確認し、関係部署と連携して権限を停止します。

管理者権限を安易に付与しない

管理者権限があれば、さまざまな設定を変更できます。

便利だからという理由で、必要以上に多くの社員へ付与すると、誤操作や不正利用のリスクが高まります。

業務上必要な範囲に限定することが重要です。

バックアップを取る

どれだけ対策をしても、障害や操作ミスを完全に防ぐことはできません。

そのため、問題が起きないようにするだけでなく、問題が起きたあとに戻せる状態をつくっておく必要があります。

バックアップは、作成して終わりではありません。

保存先。

保存頻度。

保存世代。

復元方法。

ここまで確認して、初めて意味があります。

一人情シスは何人規模まで対応できるのか

これは会社の状況によって大きく変わります。

私の経験では、社員数50名程度までであれば、総務と兼任しながら一人で対応できる可能性があります。

ただし、50名なら必ず一人で回せるという意味ではありません。

拠点が複数ある。

工場や店舗がある。

使用するシステムが多い。

ネットワーク障害で事業全体が止まる。

個人情報や機密情報を大量に扱う。

このような会社では、人数が少なくても一人での対応は難しくなります。

社員数が50名を超える場合や、複数拠点がある場合は、少なくとも補助できる担当者を一人置いた方が安全だと考えています。

大切なのは、社員数だけで決めることではありません。

障害が発生したときの事業への影響と、担当者が抱えている業務量を見て判断する必要があります。

最初に学ぶならPCとネットワークの基礎

これから情シス業務を担当する総務に、最初から難しい資格は必要ありません。

まず学ぶべきなのは、

• WindowsとPCの基本
• ネットワークの基礎

です。

パソコンがどのような部品で構成されているのか。

IPアドレスとは何か。

社内ネットワークとインターネットはどうつながっているのか。

Wi-Fiと有線LANは何が違うのか。

こうした基礎を知るだけでも、トラブルが起きたときに調べやすくなります。

資格よりも重要なのは、経験と調べる力です。

やってみる。

うまくいかなければ調べる。

業者へ聞く。

直った理由を記録する。

この繰り返しで、少しずつ対応できる範囲が広がります。

総務に役立つ資格と、資格以上に重要な能力については、以下の記事で詳しく紹介しています。

総務に資格は必要？総務歴10年以上が実務・転職で役立つ資格を本音で解説

情シス経験は転職で評価されるのか

採用担当として見ると、総務に加えて情シス経験がある応募者は評価材料になります。

ただし、

「情シスを担当していました」

だけでは、どこまで経験しているのか分かりません。

会社によって、情シスの守備範囲は大きく異なります。

パソコンの初期設定が中心だった人。

社員からの問い合わせに対応していた人。

ネットワークやサーバーまで担当していた人。

システムの選定や導入を行っていた人。

同じ「情シス経験」でも、内容は違います。

職務経歴書では、次のように具体的に書いた方が伝わります。

• 管理したPCやスマートフォンのおおよその台数
• 管理したアカウントやライセンス
• 導入したシステム
• 対応したトラブル
• 業務改善やコスト削減の実績
• ベンダーとの調整経験
• セキュリティ対策
• 手順書や台帳の整備

採用時に確認したいのは、経験があるかどうかだけではありません。

その会社の環境や働き方に適応できるかどうかです。

総務に向いている人の特徴については、以下の記事でも詳しく解説しています。

総務に向いている人・向いていない人の特徴｜総務歴10年以上が実体験から解説

業務範囲に見合う評価はされるのか

総務と情シスを兼任すると、仕事の幅も責任も大きくなります。

その経験が給与や役職へ反映されるかどうかは、会社の評価制度によります。

実力や成果を評価する風土がある会社なら、加点される可能性があります。

一方で、

「パソコンに詳しいからやっているだけ」

「総務の仕事の一部」

と捉えられる会社では、負担に見合う評価を受けにくいこともあります。

担当者側も、自分が何を改善したのかを記録しておく必要があります。

問い合わせ件数を減らした。

ライセンス費用を削減した。

作業時間を短縮した。

紙の使用量を減らした。

システムを導入してミスを減らした。

こうした成果を可視化できれば、経営陣へ仕事の価値を説明しやすくなります。

経営者に理解してほしいこと

総務に情シス業務を任せること自体が、必ずしも悪いわけではありません。

総務だからこそ、現場の事情を理解しながらシステムを管理できるメリットがあります。

ただし、兼任には限界があります。

セキュリティやバックアップには、一定の費用をかける必要があります。

直接売上を生み出さないからといって、後回しにはできません。

一度大きな障害が起きれば、社員全員の仕事が止まる可能性があります。

また、担当者一人にすべてを依存する状態も危険です。

会社と担当者は定期的に意見交換を行い、

• 業務量は適正か
• 外部へ依頼すべき仕事はないか
• 補助できる社員は必要ないか
• セキュリティ上の課題はないか
• 必要な予算を確保できているか

を確認する必要があります。

まとめ

総務と情シスの兼任は、やりがいの大きな仕事です。

社員の困りごとを直接解決できる。

システムを使って業務を改善できる。

会社全体の仕組みを知ることができる。

総務だけを担当していたときよりも、見える範囲は確実に広がります。

一方で、責任と守備範囲も大きく増えます。

総務業務と障害対応が重なる。

問い合わせで仕事が中断される。

専門外の問題にも対応を求められる。

一人しか分からない仕事が増える。

こうしたリスクもあります。

総務と情シスの兼任は、やりがいは大きいものの、責任や守備範囲も大きく増える仕事です。

ただし、自分自身の成長には大きくつながります。

だからこそ、会社と担当者は定期的に意見交換を行い、どこまで社内で対応し、どこから外部へ任せるのかを整理する必要があります。

一人で抱え込むのではなく、会社全体でIT環境を守る。

それが、総務と情シスの兼任を続けるうえで最も重要なことだと思います。

採用担当をしていると、このような質問を受けることがあります。

総務は業務範囲が広い仕事です。

労務。

経理。

法務。

IT。

防災。

採用。

会社によっては、これらの業務を総務がまとめて担当していることもあります。

そのため、

「資格をたくさん持っていないと総務になれないのでは？」

と思う方もいるかもしれません。

しかし、総務歴10年以上、採用担当としても多くの応募者を見てきた私の結論は、次のとおりです。

資格がなくても総務にはなれます。
ただし、担当業務に必要な知識を学び続ける姿勢は必要です。

資格を持っているだけで、総務の仕事ができるわけではありません。

一方で、資格の勉強を通して身につけた知識が、仕事や転職で大きく役立つこともあります。

今回は、総務の実務や転職で役立つ資格について、総務歴10年以上の経験をもとに解説します。

総務が実際にどのような仕事を担当しているのかは、以下の記事で詳しく紹介しています。

総務の仕事内容とは？総務歴10年以上が実際の業務を解説

総務になるために資格は必須ではない

総務として働くために、絶対に必要な資格があるわけではありません。

私自身、総務の採用で資格だけを見て判断することはありません。

それよりも確認したいのは、

• なぜ総務をやりたいのか
• 総務をどのような仕事だと思っているのか
• どのような働き方をしたいのか

という部分です。

総務は、毎日決まった事務処理だけを行う仕事ではありません。

社員から突然相談を受けることもあります。

設備が故障することもあります。

社内制度を変えることもあります。

経営陣から、会社全体に関わる意見を求められることもあります。

資格を持っていることは評価材料になりますが、それだけで採用が決まるわけではありません。

資格を持っている人を評価する理由

資格が必須ではなくても、採用時に評価することはあります。

特に、衛生管理者や防火管理者など、企業によって選任が必要になる資格を持っている場合です。

会社として必要な資格をすでに持っていれば、入社後すぐに役割を任せられる可能性があります。

また、資格を取得したという事実から、

• 業務に必要な知識を学ぼうとした
• 自分で目標を決めて勉強した
• 継続して取り組んだ

という姿勢も確認できます。

ただし、資格を取得しただけで満足し、仕事で活用しようとしなければ意味はありません。

資格は、取得することが目的ではなく、仕事に活かすための手段です。

未経験から総務を目指す場合、資格以外にどのような点を採用担当が見ているのかは、以下の記事で詳しく解説しています。

未経験から総務に転職する方法｜採用担当が見るポイント

総務未経験者におすすめするなら日商簿記

未経験から総務を目指す方に、最初の一つとしておすすめするなら、私は日商簿記を挙げます。

総務は、経理や人事と連携する場面が多い仕事です。

予算を確認する。

請求書を処理する。

経費を管理する。

給与や社会保険に関する数字を見る。

設備や備品の購入について、費用対効果を考える。

総務自身が経理業務を担当していなくても、数字や会計の知識が求められる場面は多くあります。

簿記を勉強すると、会社のお金がどのように動いているのかを理解しやすくなります。

仕訳を完璧に覚えることだけが目的ではありません。

会社の数字を読めるようになることが、総務の仕事に役立ちます。

現役総務にはITパスポートもおすすめ

すでに総務として働いている方には、ITパスポートもおすすめです。

ITパスポートという名前から、

「パソコンやネットワークだけを勉強する資格」

と思われることがあります。

しかし、実際の出題範囲には、ITだけではなく経営や業務改善に関する内容も含まれています。

現在の総務は、パソコンやシステムと切り離して仕事をすることが難しくなっています。

Microsoft 365。

勤怠管理システム。

人事管理システム。

クラウドサービス。

情報セキュリティ。

社内ネットワーク。

こうした仕組みに関わる機会は増えています。

総務がシステムの専門家になる必要はありません。

ただし、基本的な用語や仕組みを理解していれば、業者や社内の情シス担当者とも話がしやすくなります。

ITパスポートは、総務だけではなく、ビジネスパーソンとして必要な基礎知識を広く学べる資格だと考えています。

管理職を目指すなら、会計と経営の知識が必要

総務課長や管理部長など、管理職を目指すのであれば、簿記に加えてFPやビジネス会計検定の知識も役立ちます。

管理職になると、自分の担当業務だけを処理すればよいわけではありません。

部門の予算。

人件費。

設備投資。

業務委託費。

会社の利益。

経営計画。

さまざまな数字を見ながら判断する必要があります。

私はFP2級を取得しています。

FPの知識が総務の通常業務で直接活躍する場面は、それほど多くありません。

それでも、社会保険、税金、年金、保険など、社員の生活に関わる制度を理解するうえでは役立ちます。

また、管理職や経営に近い立場を目指すのであれば、会社の数字を理解する力は欠かせません。

総務に役立つ資格を実務目線で評価

私が総務の実務を基準に評価すると、次のようになります。

S：総務の仕事にかなり役立つ

日商簿記

総務は経理、人事、経営陣と連携する機会が多いため、数字と会計の知識が役立ちます。

特に、予算管理や経費管理、設備投資を考える場面では、簿記の知識があると話を理解しやすくなります。

社会保険労務士

労働法、社会保険、就業規則、労務管理など、総務や人事と関係の深い知識を体系的に学べます。

難易度は高いですが、労務を深く担当する場合には非常に価値のある資格です。

中小企業診断士

会社全体を見て、経営や業務改善を考える力を身につけられます。

総務として経営陣に近い仕事をしたい方や、管理職を目指す方に向いています。

A：担当業務によって役立つ

衛生管理者

企業によっては選任が必要になります。

安全衛生委員会、健康診断、職場環境の改善などを担当する場合に役立ちます。

防火管理者

消防計画や防災訓練、建物の安全管理を担当する場合に必要になることがあります。

総務が防災を担当している会社では、取得を求められる可能性があります。

ITパスポート

IT、情報セキュリティ、ネットワークだけでなく、経営や業務改善に関する基礎知識も学べます。

総務と情シスを兼任している方にもおすすめです。

FP

総務の仕事に直接使う場面は限られますが、社会保険、税金、年金などの理解に役立ちます。

社員から制度について相談を受ける機会がある方には有効です。

B：知識は役立つが、資格取得の優先度は高くない

個人情報保護士

総務は社員情報、給与情報、採用情報など、多くの個人情報を扱います。

知識は重要ですが、一般的な総務では、資格取得そのものより社内ルールを理解し、適切に運用することが重要です。

C：一般的な総務では優先度が低い

MOS

WordやExcelを使う能力は必要です。

ただし、資格を持っていることよりも、実務でどの程度使えるかの方が重要です。

私は、Excelなどの実務能力を学ぶのであれば、日商PC検定のデータ活用も選択肢になると考えています。

ビジネス実務法務検定

契約や法務の知識は総務に役立ちます。

一方で、すべての総務担当者が法務を担当するわけではないため、担当業務によって優先度が変わります。

メンタルヘルス・マネジメント検定

社員の健康管理や休職対応を担当する場合には知識が役立ちます。

ただし、一般的な総務未経験者が最初に取得する資格としては、優先度は低いと考えています。

資格を取ることで仕事の幅が広がることはある

資格を取得すると、知識が増えるだけではありません。

私自身の経験では、資格や学習を続けることで、

• 新しい仕事を任される
• 社内で説明しやすくなる
• 転職で評価される
• 給与や手当につながる
• 自信がつく
• 社員から頼られる
• 経営陣から意見を求められる

といった変化がありました。

知識が増えることで、これまで分からなかった会議の内容が理解できるようになります。

業者から提案を受けたときにも、言われたことをそのまま受け入れるのではなく、

「本当に会社に必要なのか」

「費用に見合う効果があるのか」

と考えられるようになります。

資格取得の本当の価値は、肩書きが増えることではなく、仕事で判断できる範囲が広がることだと思います。

資格の勉強は仕事をしながらでもできる

本業や家庭がある中で、まとまった勉強時間を確保するのは簡単ではありません。

私も、通勤中や仕事の合間を使って勉強してきました。

毎日何時間も勉強できなくても構いません。

通勤中にテキストを読む。

昼休みに問題を解く。

仕事で分からなかった内容を帰宅後に調べる。

こうした小さな積み重ねでも、知識は増えていきます。

仕事をしながら学ぶメリットは、勉強した内容をすぐに実務で確認できることです。

本に書かれていた制度が、実際の会社ではどのように運用されているのか。

理論と実務の違いを確認しながら学ぶことができます。

資格取得費用は自分への投資

資格取得費用を会社が負担してくれる場合もあります。

もちろん、会社が負担してくれるのであれば、ありがたいことです。

ただ、私は基本的に、

資格は自分の付加価値になるもの

と考えています。

会社を辞めても、取得した資格や身につけた知識は自分に残ります。

そのため、会社負担を前提にするのではなく、必要だと思えば自己負担でも受験します。

会社が費用を出してくれたら、ラッキー。

それくらいの考え方でよいと思っています。

資格よりも大切な3つの能力

総務として働くうえでは、資格よりも重要な能力があります。

分からないことを調べ、実行する行動力

総務には、前例のない仕事が突然発生します。

そのときに、

「分からないからできません」

で終わるのではなく、調べて、相談して、実行できることが重要です。

会社や社員に本当にメリットがあるか見抜く力

総務には、さまざまな業者から提案が届きます。

新しいシステム。

福利厚生サービス。

設備。

保険。

研修。

提案されたものを導入することが仕事ではありません。

会社や社員にとって、本当にメリットがある提案なのかを判断する必要があります。

仕事の本質を考える力

決められた作業を続けるだけでは、会社は良くなりません。

なぜこの作業をしているのか。

もっと効率的な方法はないのか。

社員が困っていることは何か。

総務の仕事は、会社をより働きやすくすることです。

仕事の目的を考え続けることが大切です。

資格以外に、総務で求められる考え方や適性については、以下の記事でも詳しく紹介しています。

総務に向いている人・向いていない人の特徴とは？

資格があることと、仕事ができることは別

資格は、体系的な知識を身につけるために役立ちます。

しかし、資格で学ぶのは、あくまで学問や制度上の知識です。

実際の仕事では、教科書どおりに進まないことがあります。

社員一人ひとりの事情が違う。

会社ごとにルールが違う。

経営状況によって、取れる選択肢も変わる。

正しい知識を持っていても、相手に伝えられなければ仕事は進みません。

提案しても、実行しなければ会社は変わりません。

だから私は、

資格がある人＝総務の仕事ができる人

だとは考えていません。

資格がなくても、日頃から社員の困りごとに気付き、改善に向けて行動できる人はいます。

反対に、難しい資格を持っていても、知識を仕事に活かそうとしなければ価値は生まれません。

まとめ

総務になるために、資格は必須ではありません。

未経験から総務を目指すのであれば、まずは日商簿記がおすすめです。

現役総務として仕事の幅を広げたいのであれば、ITパスポートや衛生管理者、防火管理者なども役立ちます。

管理職や経営に近い立場を目指すのであれば、簿記、FP、ビジネス会計、経営に関する知識が必要になります。

ただし、最も大切なのは資格の数ではありません。

担当業務に必要な知識を学び続けること。

分からないことを調べ、行動すること。

日頃の小さな問題に気付くこと。

そして、会社や社員にとって何が必要なのかを考えることです。

資格は、総務として成長するための手段の一つです。

資格を取ること自体を目的にするのではなく、学んだ知識を実務でどう活かすかまで考えてみてください。

総務への転職を考えている方へ

資格は、総務への転職で評価される材料の一つです。

ただし、採用担当が見ているのは資格だけではありません。

未経験から総務を目指す場合に、どのような準備をすればよいのかは、以下の記事で詳しく解説しています。

未経験から総務に転職する方法｜採用担当が見るポイント

「営業しか経験していないけど、総務になれる？」

「総務になるには資格が必要？」

未経験から総務への転職を考えると、こんな疑問を持つ方も多いと思います。

私はこれまで3社で総務を経験し、採用担当として採用する側にも立ってきました。

その経験から最初に結論を言うと、

未経験からでも総務への転職は可能です。

むしろ私は、

営業や販売、現場などを経験していることが、総務として強みになる場合もある

と思っています。

総務は会社全体を支える仕事です。

だからこそ、

「実際に現場で働く人が何に困っているのか」

を知っていることは大きな武器になります。

ただし、

「総務って楽そうだから転職したい」

という理由だけで目指すと、入社後にギャップを感じるかもしれません。

今回は総務・採用などバックオフィスを10年以上経験してきた私が、未経験から総務を目指す方法について、総務側と採用側の両方の視点から紹介します。

結論、未経験からでも総務には転職できる

総務未経験だからといって、それだけで採用対象外になるとは限りません。

たとえば、

営業3年。

販売職5年。

こうした人でも、私は十分に採用対象になると思っています。

なぜなら、

現場を知っていること自体が、総務の仕事に活かせるからです。

総務の仕事は、総務部の中だけで完結するものではありません。

社員が使うもの。

社員が利用する制度。

社員が操作するシステム。

会社全体に関わるものを扱います。

だから、

「実際に使う人の気持ちが分かる」

ことは、とても大切です。

現場経験は総務の武器になる

たとえば社用車。

総務がリース車両を選定するとします。

カタログの数字だけを見て、

「これが安いから、この車にしよう」

と決めればいいわけではありません。

実際に営業社員が使うなら、

荷物はどのくらい積むのか。

一日にどのくらい走るのか。

狭い道を走ることはあるのか。

長距離移動は多いのか。

現場での使いやすさを考える必要があります。

PCも同じです。

価格だけで決めるのではなく、

どんなソフトを使うのか。

持ち運ぶのか。

画面サイズはどうするのか。

必要なスペックはどのくらいなのか。

利用する社員の業務を理解しなければ、本当に使いやすいPCは選べません。

「現場を知らない総務」には見えないことがある

経費精算システムを導入するときもそうです。

総務側から見れば、

「この入力方法で問題ない」

と思うかもしれません。

でも実際に使う営業社員からすると、

「外出先から入力しにくい」

「同じ情報を何回も入力している」

「この項目、本当に必要？」

ということがあります。

現場経験のない総務なら、社員にヒアリングして初めて気づくこともあります。

でも、自分自身に現場経験があれば、

「これ、現場では使いにくいんじゃない？」

と気づけることがあります。

だから私は、

未経験だから不利とは限らない

と思っています。

むしろ、

「前職の経験を総務でどう活かすか」

を考えることが重要です。

営業や販売経験は「採用」で活かせる

特に活かしやすいのが、

採用業務

だと思います。

営業経験者なら、人前で説明することに慣れている人も多いでしょう。

プレゼンテーション。

顧客とのコミュニケーション。

電話対応。

メール。

レスポンス。

相手の話を聞く。

こうした能力は採用でも使います。

会社説明会で学生に説明する。

応募者と連絡を取る。

面接をする。

人材紹介会社とやり取りする。

社内の面接官と調整する。

採用は、

かなり「人と関わる仕事」です。

販売職も同じです。

接客経験がある。

初対面の人と話せる。

相手に合わせて説明できる。

こうした経験は、十分に活かせます。

総務未経験者は「できないこと」より「持っているもの」を探す

未経験から総務を目指す人は、

「総務経験がありません」

ということばかり気にしてしまうかもしれません。

でも、私は逆だと思っています。

営業をしていた。

販売をしていた。

現場で働いていた。

店舗を運営していた。

後輩を教育した。

クレーム対応をした。

Excelで数字を管理した。

スケジュールを調整した。

取引先と交渉した。

これらの中には、総務で使える経験があります。

だから転職活動では、

「総務未経験です」だけで終わらせないこと。

前職で○○を経験した。
↓
その経験を総務の○○で活かせる。
↓
だから社員を支える総務になりたい。

ここまでつなげることが大切です。

「総務は楽そうだから」は少し危ない

一方で、総務を目指す理由が、

「楽そうだから」

だけなら、少し注意が必要です。

確かに、総務には営業のような売上ノルマが基本的にありません。

外回りも少なく、デスクワークが中心です。

肉体労働と比較すれば、身体的な負担が少ない職場もあるでしょう。

私自身、営業と比較すれば総務は働きやすいと感じています。

総務の働きやすさについては、「総務は楽な仕事？総務歴10年以上の私が『営業より楽』と思う理由」でも詳しく書いています。

ただし、

「楽＝簡単」ではありません。

総務は「広ーーく、そこそこ知っている」が必要

総務の難しいところは、

とにかく守備範囲が広いこと

です。

法律。

労務。

PC。

システム。

契約。

設備。

車両。

防災。

採用。

会社によって担当範囲は違いますが、さまざまな知識が必要になります。

もちろん、すべての専門家になる必要はありません。

でも、

「広ーーく、そこそこ知っている」

ことが求められます。

そして分からないことが出てきたら、

調べる → 考える → 相談する → 決める

この繰り返しです。

総務には「前例がない仕事」も多い

総務には、

「去年と同じようにやればいい」

という仕事もあります。

一方で、

前例がない仕事

も突然やってきます。

新しいシステムを導入する。

新しい制度を作る。

会社を移転する。

災害が起きる。

今までにないトラブルが起きる。

「マニュアルの42ページに答えがあります」

とは限りません。

やってみないと分からない。

調べても正解が一つではない。

そんなこともあります。

だから総務には、

分からないことに向き合える力

が必要です。

未経験なら中小企業を狙うべき？

未経験から総務への転職方法を調べると、

「まずは中小企業の総務を狙いましょう」

という話を見かけることがあります。

私は、

必ずしもそうとは限らない

と思っています。

むしろ、中小企業の方が難しいケースもあります。

理由は、

一人あたりの守備範囲が広くなりやすいからです。

中小企業ほど「オールラウンダー」を求められることがある

ある程度規模の大きな会社では、

人事部。

総務部。

情報システム部。

広報部。

法務部。

経理部。

と、それぞれ専門部署に分かれていることがあります。

すると、

「採用担当」

「給与担当」

「PC管理担当」

のように、担当業務が比較的明確になります。

一方、中小企業では専門部署をすべて設置できるとは限りません。

すると、

「管理部」

のような部署で複数の業務を担当することがあります。

総務。

採用。

経理。

情シス。

広報。

いろいろな仕事を少人数で担当することもあります。

だから、

「未経験だから、とりあえず中小企業」

とは限りません。

求人票をよく見て、

実際に何を担当するポジションなのか

を確認することが大切です。

未経験者は「前職×総務」で考えてみる

私がおすすめしたいのは、

前職の経験と総務を掛け合わせること

です。

たとえば、

営業経験 × 総務・採用。

経理経験 × 総務。

IT経験 × 総務・情シス。

広報経験 × 総務・広報。

こうすると、

「総務は未経験です」

だけではなくなります。

「総務は未経験ですが、この部分なら即戦力になれます」

と言えるからです。

求人を探すときも、

「総務」

だけで検索するのではなく、

「総務 採用」

「総務 経理」

「総務 情シス」

など、自分の経験と組み合わせて探す方法があります。

特に「総務＋簿記」「総務＋IT」は相性がいい

総務と相性がいい分野として、私は、

経理とIT

に注目しています。

総務と経理をまとめて、

「管理部」

としている会社もあります。

そのため、簿記の知識があれば、

「総務経理」

のような求人も選択肢になります。

また、総務がPC管理やシステム運用を担当する会社もあります。

ITに強ければ、

「総務＋情シス」

というポジションも狙えます。

「総務経験がない」

という弱みだけを見るのではなく、

自分が何を足せるのか

を考えてみると、求人の見え方が変わります。

未経験から総務を目指すなら資格は必要？

結論から言うと、

資格はあるに越したことはありません。

ただし、

「この資格を取れば総務になれる」

という絶対的な資格があるわけではありません。

その中で、私が一つおすすめするなら、

簿記

です。

私が簿記をおすすめする理由

理由はシンプルです。

会社とお金は切り離せないからです。

多くの会社には経理機能があります。

自社で経理をしている会社もあれば、一部を外部へ委託している会社もあります。

どちらにしても、

売上。

利益。

経費。

資産。

負債。

会社を経営する以上、お金の話は必ず出てきます。

簿記を勉強すると、

会社のお金がどう動いているのか

を理解する基礎になります。

総務も会社のお金を使います。

設備を購入する。

PCを買う。

リース契約をする。

システムを導入する。

予算を管理する。

だから経理担当にならなくても、簿記の知識が役立つ場面があります。

簿記から先の選択肢も広い

簿記を学ぶことで、キャリアの選択肢も広がります。

簿記の学習を深める。

会計について学ぶ。

経営について学ぶ。

さらに専門的な資格へ進む。

総務だけではなく、

経理。

財務。

経営企画。

管理部門。

さまざまな方向へ知識を広げられます。

そのため、

「総務を目指しているけど、何か一つ勉強したい」

と相談されたら、私は簿記を候補に挙げます。

総務におすすめの資格については、次の記事で詳しく紹介します。

ITパスポートも悪い資格ではない。ただし誤解には注意

最近はITパスポートも人気があります。

ITの基礎知識を幅広く学べるため、総務との相性も悪くありません。

ただし、少し注意があります。

ITパスポートという名前から、

「PCにめちゃくちゃ詳しい人」

「プログラミングができる人」

というイメージを持たれる可能性があります。

実際には、それだけを証明する資格ではありません。

ITだけでなく、企業活動やマネジメントなども含む幅広い基礎知識を扱います。

そのため履歴書に書くなら、

「資格を持っています」だけではなく、何を学び、総務でどう活かしたいか

まで説明できるといいと思います。

衛生管理者は会社によって活かしやすさが変わる

衛生管理者も総務と関係の深い資格です。

ただし、業種などによって必要となる資格区分が異なる場合があります。

そのため、

「とりあえず取得すれば、どの会社でも最強」

というものではありません。

応募したい会社や業界との相性も考えた方がいいでしょう。

資格については、

「何となく総務っぽいから取る」

のではなく、

「どんな会社で、どう使える資格なのか」

まで考えることをおすすめします。

※資格要件や選任要件などは、応募先の業種・事業場の状況や最新制度を必ず確認してください。

採用担当として「この人なら総務を任せられそう」と思う人

私自身、採用担当として採用する側も経験してきました。

もし未経験者を総務として採用するなら、資格だけを見るわけではありません。

私が重視したいのは、

• 分からないことを自分で調べられる
• 雑用を嫌がらない
• PCに抵抗がない
• 口が堅い
• 相手によって態度を大きく変えない
• 苦手なことでも「やってみよう」と思える

こういう人です。

特に、

好奇心

は大切だと思います。

「苦手だけどやってみます」と言える人は強い

総務をしていると、自分の得意分野だけを選べないことがあります。

「PCは苦手なので絶対無理です」

「法律は嫌いなのでやりません」

「人前では絶対話したくありません」

すべてを拒否してしまうと、総務では苦労するかもしれません。

苦手でもいいと思います。

私自身、最初からすべてできたわけではありません。

大切なのは、

「分からないけど、とりあえず調べてみます」

と言えること。

この姿勢がある人は、総務として成長できる可能性があると思っています。

総務に向いている人については、「総務に向いている人・向いていない人」でも詳しく紹介しています。

「人と話したくないから事務職」はおすすめしない

これは特に伝えておきたいことです。

もし、

「人と話すのが嫌なので、総務のような事務職に転職したいです」

という理由なら、私はあまりおすすめしません。

総務は意外と人と話します。

社員から問い合わせが来ます。

役員と話します。

業者と交渉します。

社労士や弁護士などの専門家と話すこともあります。

ときには社員からクレームを受けることもあります。

総務は、

PCとだけ会話する仕事ではありません。

むしろ会社全体と関わるからこそ、一定のコミュニケーション能力が必要です。

30代・営業職・総務未経験なら、私はこう転職活動する

では具体的に、

3０代・営業職・総務未経験

の人から、

「総務に転職したいです。何をすればいいですか？」

と相談されたとします。

私なら、次の順番で考えてもらいます。

STEP1　今まで「総務がいて助かったこと」を書き出す

まず、

今まで総務に助けてもらった経験

を思い出してみてください。

PCが壊れたとき。

入社したとき。

引っ越して住所が変わったとき。

経費精算が分からなかったとき。

社用車で困ったとき。

健康診断。

会社の制度。

何かあると思います。

そして、

「なぜ助かったのか」

まで考えてみます。

STEP2　「総務がいてくれたら助かったこと」を考える

もし総務に助けてもらった記憶がなければ、

逆に考えます。

「あのとき、こんな総務がいてくれたら助かったな」

という経験はありませんか？

使いにくいシステム。

分かりにくいルール。

壊れたままの設備。

面倒な経費精算。

誰に聞けばいいのか分からない問題。

現場で働いていたからこそ、見えるものがあります。

STEP3　「自分はそんな総務になりたいか」を考える

ここが重要です。

総務は、

社員を支える仕事

です。

目立たない仕事もあります。

雑用に見える仕事もあります。

自分の成果として名前が出ない仕事もあります。

それでも、

「人の役に立つことが好き」

「社員が働きやすくなるなら面白そう」

と思えるでしょうか。

もし、

「自分なら現場の気持ちが分かる総務になれるかもしれない」

と思えるなら、それは立派な志望動機の種になります。

STEP4　求人は最初から絞りすぎない

通勤時間。

年収。

休日。

どうしても譲れない条件。

まず最低条件を決めます。

その条件をクリアしたら、

最初から求人を絞りすぎない

ことも大切だと思います。

「総務」という名前だけでなく、

総務・人事。

総務・採用。

総務・経理。

管理部。

総務・情シス。

いろいろ検索してみます。

自分の前職経験を活かせる求人がないか探します。

未経験から総務を目指すなら、求人の探し方を一つに絞らない

未経験から総務を目指す場合、求人サイトだけを眺めていても、「自分の経験で応募できるのか」「どんな会社なら可能性があるのか」が分かりにくいことがあります。

特に20代であれば、求人を探すだけでなく、一度キャリアについて第三者に相談してみるのも一つの方法です。第二新卒や未経験転職を支援している転職エージェントなら、自分では気づかなかった選択肢が見つかることもあります。

【PR】20代で未経験から総務への転職を考えている方へ
自分の経験で応募できる求人があるのか、まずは無料で相談してみる方法もあります。

で無料相談する

未経験から総務を目指す場合、求人サイトで「総務　未経験」と検索するだけでは、見つけられる求人が限られることがあります。

私自身、採用する側と転職する側の両方を経験してきましたが、同じ「総務」という募集でも、会社によって仕事内容はかなり違います。

備品管理や庶務を中心に任せる会社もあれば、人事・労務・採用・情シスまで総務が担当する会社もあります。

そのため、私は一つの求人サイトだけで会社を決める必要はないと考えています。

特に20代や第二新卒で、未経験から総務などのバックオフィス職を目指す場合は、

• 求人サイトで自分で探す
• 企業の採用ページを見る
• 転職支援サービスで求人を紹介してもらう

といった方法を併用すると、選択肢を広げやすくなります。

大切なのは「転職エージェントを使えば転職できる」ということではありません。

自分では見つけられなかった求人や、自分の経験をどう伝えればよいかを考えるための一つの手段として使う。

私はこのくらいの距離感で利用するのがよいと思っています。

20代・第二新卒なら、若手向け転職支援も選択肢

20代や第二新卒の場合は、若手・未経験者向けの転職支援サービスもあります。

今回紹介するなら、私はまず次の2つを候補にします。

UZUZ第二新卒

UZUZ第二新卒は、第二新卒や未経験からの転職を考えている方向けの転職支援サービスです。

「今の会社を早めに辞めてしまった」「未経験の仕事に挑戦したい」といった場合に、求人を探す選択肢の一つとして利用できます。

第二新卒エージェントneo

第二新卒エージェントneoは、第二新卒だけでなく、既卒やフリーターなどから正社員を目指す方も対象とした転職支援サービスです。

職歴に自信がない場合や、未経験から正社員として働ける求人を探したい場合の選択肢になります。

STEP5　職務経歴書では「現場経験」を弱みにしない

営業から総務を目指すなら、

「総務未経験ですが、頑張ります」

だけでは弱いです。

たとえば、

営業として現場で業務を経験する中で、社内制度やシステムの使いやすさが業務効率に大きく影響することを実感しました。これまでの現場経験を活かし、実際に利用する社員の視点を持った総務として、働きやすい環境づくりに携わりたいと考えています。

こうすれば、

営業経験が「総務未経験」という弱みではなく、強みに変わります。

自分の経験を捨てて総務になるのではありません。

今までの経験を持って総務になる。

この考え方が大切です。

未経験だからこそ作れる総務がある

総務経験10年の人には、10年の強みがあります。

でも、

営業経験10年の人にも、その人にしかない強みがあります。

販売。

製造。

建設。

飲食。

IT。

それぞれの現場を知っているからこそ、

その現場で働く社員の気持ちが分かる総務

になれる可能性があります。

だから、

「総務経験がないから無理」

と最初から諦める必要はありません。

重要なのは、

これまでの経験を、総務でどう活かせるか。

ここを考えることです。

未経験から総務を目指す人へ

未経験から総務を目指すなら、最初から「自分には経験がないから無理」と決める必要はありません。

20代で転職を考えている方は、自分のこれまでの経験がどんな求人で活かせるのか、一度キャリア相談で整理してみるのも一つです。

で無料相談する

未経験から総務への転職は可能です。

ただし、

「楽そうだから」

「座っていられるから」

「人と話さなくてよさそうだから」

というイメージだけで転職すると、思っていた仕事と違うかもしれません。

総務は、

分からないことを調べる。

考える。

人に相談する。

決める。

社員に説明する。

そしてまた新しい問題が出てくる。

そんな仕事です。

でも、その分、

本当にいろいろな経験ができます。

現場経験も無駄ではありません。

営業経験も無駄ではありません。

販売経験も無駄ではありません。

今まで自分が働いてきた中で、

「こんな総務がいてくれたら助かったのに」

と思ったことを思い出してみてください。

そして、

自分がその総務になりたいと思えるか。

未経験から総務を目指すなら、私はまずそこから考えてみてほしいと思います。

私はこれまで3社で総務という仕事を経験してきました。

不思議なことに、3社すべてでこの言葉を聞きました。

確かに、総務の仕事を並べてみると「何でも屋」と言われる理由はよく分かります。

電球交換。

落とし物。

ゴミ。

席替え。

鍵の管理。

トイレ。

草むしり。

忘年会。

PCのトラブル対応。

契約書。

就業規則。

システム導入。

BCP。

同じ部署が担当する仕事とは思えませんよね（笑）

「総務って雑用係なの？」

と思う人もいるかもしれません。

私は、半分は正しいと思っています。

雑用だってやります。

でも、総務を10年以上経験して思うことがあります。

「何でも屋」と「雑用しかできない人」は、まったく違います。

むしろ私は、

いろいろな仕事を経験できることこそ、総務という仕事の面白さであり、強みなのではないか

と思っています。

今回は、総務・採用・情シスなどバックオフィスの仕事を10年以上経験してきた私が、「総務は何でも屋なのか？」について実体験から考えてみます。

総務は確かに「何でも屋」だと思う

最初に否定しておくのではなく、認めてしまいます。

総務は何でも屋です。

少なくとも、私が経験してきた会社ではそうでした。

総務の具体的な仕事内容については、「総務の仕事内容とは？10年以上働いてわかった『本当の仕事』」でも詳しく紹介していますが、本当に守備範囲が広い仕事です。

たとえば電球が切れた。

総務です。

落とし物が届いた。

総務です。

席替えをする。

総務です。

鍵がない。

総務です。

トイレで何か起きた。

総務です。

忘年会を開催する。

総務です。

会社によって担当部署は違いますが、

「これ、誰がやるの？」

となった仕事が総務にやってくることは珍しくありません。

「トイレの泡石鹸がないよ？」

実際にこんなことを言われたことがあります。

「トイレの泡石鹸がないよ？」

心の中では、

「洗面台の下の扉を開けたら、詰め替えボトルあるよ！！」

と思います（笑）

まあ、総務でやりますけどね。

こういう仕事もあります。

一つひとつを見ると、

「これって総務の仕事なの？」

と思うようなことも少なくありません。

でも、総務をやっていると、だんだん驚かなくなってきます。

「そもそも私はパソコン屋さんじゃない！！」

特に多いのがPC関連です。

会社によっては、

社員数よりPCの台数の方が多い

こともあります。

社員一人に1台。

場合によっては一人2台。

さらに、

受付用。

会議室用。

防犯カメラ用。

RPA用。

共有端末。

用途ごとにPCがあります。

すると当然、いろいろな問い合わせが来ます。

「PCがフリーズしました」

「上書きする前にデータを消しちゃいました」

「ネットにつながりません」

「PCを買い替えたら動きません」

「ライセンスを移行しないで古いPCを捨てちゃいました」

「スマホのバッテリーの持ちが悪いです」

総務や情シス側で状態を確認して、原因を調べます。

再起動したり。

設定を確認したり。

ネットワークを確認したり。

メーカーの情報を調べたり。

それでも直らないことがあります。

そんなとき、

「なんだよ、直らないのかよ」

みたいな空気を感じることがあります。

そのとき心の中で叫びます。

「そもそも私はパソコン屋さんじゃない！！」

……まあ、調べますけどね（笑）

総務と情シスの境界は曖昧になっている

本来、こうしたPCやネットワーク、システムの管理は「情報システム部」、いわゆる情シスが担当する領域です。

しかし、すべての会社に専任の情シスがいるわけではありません。

特に人員が限られている会社では、

総務が情シスを兼任している

ケースもあります。

PC。

スマートフォン。

Microsoft 365などのライセンス。

ネットワーク。

情報セキュリティ。

ウイルス対策。

個人情報保護。

SNSに関するリスク。

企業が対応しなければならないIT・セキュリティ分野は増えています。

だから今後は、

「総務だけどITのことは全く分かりません」

では難しい会社も増えてくるのではないかと思っています。

このテーマは「総務と情シスの兼任」として、別の記事でも詳しく書きたいと思います。

でも、総務は「Google」ではありません

総務をしていると、だんだん問い合わせ窓口のようになることがあります。

以前、

「取引先のECサイトのここって、どうやって変更するか分かりますか？」

と聞かれたことがあります。

分かりません（笑）

私はそのECサイトのメーカーでも、開発会社でもありません。

「こんなエラーコードが出たんですが……」

と言われることもあります。

これも、

先方の情シスかサポート窓口に聞いてください（笑）

という話です。

総務は幅広い仕事をします。

だからといって、

世の中のすべてを知っているわけではありません。

分からないものは分からない。

ただし、

「誰に聞けば解決できるのか」

を考える。

これも総務に必要な能力だと思っています。

年末調整で「妻に仕事するように言ってよ」

年末調整の時期には、さらにいろいろな相談が来ます。

以前、

「妻に仕事するように言ってよ（怒）」

と言われたことがあります。

いや、

そこまで総務の守備範囲ではありません（笑）

もちろん、扶養や税金に関する制度について説明することはあります。

でも、ご家庭の働き方まで総務が決めることはできません。

総務を長くやっていると、

「どこまで答えるべきなのか」

という線引きも大切になってきます。

何でも屋だからこそ身についたもの

私は「総務は何でも屋」という言葉を、ネガティブには捉えていません。

なぜなら10年以上総務を経験して、

本当にいろいろな能力が身についたからです。

PCに詳しくなりました。

法律を調べられるようになりました。

業者と交渉できるようになりました。

経営者とも若手社員とも話せるようになりました。

トラブルが起きても、以前より冷静に考えられるようになりました。

そして何より、

「分からないことを自分で調べる力」

が身についたと思っています。

壊れたPCをバラバラにしてみた

PCについても、最初から詳しかったわけではありません。

壊れて使わなくなったデスクトップPCがあれば、

バラバラにして構造を観察してみる。

部品を交換する練習台にしてみる。

そんなことをしていました。

すると、

「これはメモリか」

「ここにSSDがあるのか」

「この部品はこうやって交換するのか」

と少しずつ分かってきます。

今では、メモリやSSDの交換くらいなら自分でできるようになりました。

最初から知っていたわけではありません。

仕事で必要になったから、調べて、触って、覚えた。

総務では、こういうことがたくさんあります。

法律も「知っている」より「調べられる」が大事

法律も同じです。

総務は法律に関わる場面があります。

しかし、すべての法律を暗記することはできません。

大切なのは、

法改正があった。

↓

自社に関係があるのか。

↓

義務なのか。

努力義務なのか。

↓

いつまでに対応する必要があるのか。

↓

会社として何を変える必要があるのか。

こうやって調べることです。

法律や社会環境は変わります。

だから、

「一度覚えたから大丈夫」ではありません。

常に情報を更新する必要があります。

営業電話でも「本当に必要？」と考えるようになった

総務には営業電話もたくさん来ます。

飛び込み営業の対応をすることもあります。

「最新の○○です」

「今、多くの企業が導入しています」

「これから必須になります」

そんな話を聞くこともあります。

でも、すぐに、

「すごい！導入しましょう！」

とはなりません。

本当に自社に必要なのか。

オーバースペックではないか。

投入するコストに見合うのか。

既存サービスと重複していないか。

説明に矛盾はないか。

自然と考えるようになりました。

総務は会社のお金を使う側になることもあります。

だから、

「良さそう」ではなく「自社に必要か」

を考える力が必要です。

これも、何でも屋としていろいろなサービスや業者と関わってきたから身についた力だと思います。

何でも屋でも「何でもやる」わけではない

ここはとても重要です。

私は総務を何でも屋だと思っています。

でも、

何でも引き受ければいいとは思っていません。

明確に線を引いている仕事もあります。

給与に直結する入力を代行しない

たとえば勤怠。

経費。

本人が入力・申請すべきものを、総務が代わりに入力することは基本的にしません。

なぜなら、

給与やお金に直接影響するからです。

総務が入力を代行して間違えれば、

「総務が間違えた」

という話になります。

本人が確認すべきもの。

上司が承認すべきもの。

総務が確認すべきもの。

役割を分けることが大切です。

何でも屋だからこそ、

「これは誰が責任を持つ仕事なのか」

を曖昧にしてはいけないと思っています。

専門家に任せるべきことは専門家へ

就業規則の改定なども同じです。

社内で、

「こういうルールにしたい」

と検討することはあります。

総務が草案を作ることもあります。

しかし、最終的には社会保険労務士などの専門家に確認してもらってからリリースします。

法律に関わる仕事だからこそ、

総務だけで何でも判断しない。

これも大切です。

「何でもできる」と、

「何でも自分だけでやる」

は違います。

「雑用ばかりで辞めたい」と思ったら

若手の総務担当者から、

「コピー用紙を補充したり、会議室を片付けたり、雑用ばかりです」

と言われたら、私はこう伝えたいです。

意味のない仕事って、そんなにないと思います。

たとえば、トイレの泡石鹸。

ただ補充するだけなら、確かに雑用です。

でも少し考えてみます。

いくらで買っている？

月にどのくらい使う？

購入先は適切？

もっと安いところはない？

液体と泡ならどちらがいい？

香りは必要？

詰め替え方法は効率的？

一つの石鹸からでも、これだけ考えられます。

コピー用紙一つでも考えられることはある

コピー用紙も同じです。

毎月どのくらい使っている？

前年より増えている？

なぜ増えた？

ペーパーレス化できない？

購入単価は適切？

在庫を持ちすぎていない？

ただ、

「コピー用紙がなくなったから補充する」

で終わることもできます。

でも、

「なぜ？」

を一つ加えるだけで、仕事は変わります。

片付けをすると会社が見える

会議室を片付ける。

これも雑用に見えます。

でも、実際に片付けると気づくことがあります。

この備品、誰も使っていないな。

ここに置く必要ある？

椅子が壊れている。

このレイアウト、使いにくくない？

掲示物が古い。

片付けることで、

普段見えていなかった会社の問題が見える

ことがあります。

だから私は、

庶務に全力を注ぎましょう！

とまでは言いません（笑）

でも、

積極的に取り組んだ経験は、いつか自分に返ってくる

と思っています。

「雑用」を「仕事」に変えるのは自分かもしれない

同じ石鹸を補充する仕事でも、

Aさんは、

「なくなったから補充した」

で終わる。

Bさんは、

「毎月何個使っているんだろう？」

と考える。

さらに、

「まとめて購入したら安くならない？」

「在庫数を決めた方がよくない？」

と考える。

同じ仕事でも、得られる経験は変わります。

総務は小さな仕事が多いからこそ、

自分で考える練習ができる仕事

でもあると思っています。

そして総務は「最後の砦」になる

総務の仕事は幅広いです。

でも、その幅広さが最も必要になるのは、

会社で何か起きたとき

だと思っています。

たとえばBCP。

明日、震度6強の地震が起きたらどうするのか。

社員の安否を確認できるか。

会社の被害状況を把握できるか。

役員に正確な情報を伝えられるか。

社員に適切な指示を出せるか。

システムは動いているか。

建物は安全か。

誰が出社するのか。

誰が判断するのか。

その場になってから、

「どうしましょう？」

では遅いことがあります。

だから平時に考えます。

トラブルが起きる前も、起きた後も総務

私は総務という仕事を、

会社の最後の砦

だと思っています。

トラブルが起きる前に手を打つのも総務。

トラブルが発生したら対処するのも総務。

普段は、

「石鹸がないよ」

と言われているかもしれません。

PCが動かなければ、

「直して」

と言われます。

会議室の椅子が壊れれば交換します。

でも、会社に大きな問題が起きたときには、

社員の安全。

設備。

システム。

法律。

規則。

経営。

さまざまなことを考えながら動かなければなりません。

普段からいろいろな部署や仕事に関わっているからこそ、

会社全体を見ることができる。

それが「何でも屋」の強さなのかもしれません。

総務の専門性は「幅広さ」だと思う

一般的に専門性というと、

「一つの分野を深く知っていること」

をイメージするかもしれません。

もちろん、それも専門性です。

でも私は、

幅広い分野をつなげられることも専門性

だと思っています。

PCの話が分かる。

法律も少し分かる。

労務も分かる。

設備も分かる。

契約も分かる。

会社の組織も分かる。

そして、

自分で分からなければ、

「誰に聞けば解決できるのか」が分かる。

これが総務の強みです。

総務に向いている人・向いていない人については、別の記事でも詳しく紹介しています。

私は「総務は何でも屋」を誇りに思っている

総務を3社経験しました。

3社すべてで、

「総務は何でも屋だから」

という言葉を聞きました。

私は、この言葉が嫌いではありません。

電球を交換することもあります。

トイレの石鹸を補充することもあります。

PCを直すこともあります。

契約書を確認することもあります。

システムを作ることもあります。

災害への備えを考えることもあります。

ここまでいろいろな経験ができる仕事は、なかなかありません。

だから、

「総務＝雑用係」

と言われたら、少し違うと思います。

雑用もやる。

専門的な仕事もやる。

会社全体を見る。

そして、何か起きたら動く。

それが総務です。

私は、

「何でも屋」ではなく、「何でもできる屋」

くらいに思っています。

そして今日も、

「総務さん、ちょっといいですか？」

と呼ばれます。

今度は何でしょうね（笑）

それも含めて、私は総務という仕事を面白いと思っています。

「総務って普段、何してるの？」

総務として働いていると、一度くらいはこんなことを言われた経験があるのではないでしょうか。

私自身、これまで3社で総務を経験してきましたが、

「総務って何やってるの？」

と、本当によく聞かれます。

毎回すべてを説明するのも大変なので、最近は、

「なんでしょうね。色々です（笑）」

と答えることもあります。

ネットワークを触ったり。

システムを作ったり。

社内規則を変更したり。

もちろん備品や設備を管理することもあります。

しかも総務が扱う情報の中には、まだ社員に公開できないものもあります。

だから余計に、

「総務が何をしているのか分からない」

と思われやすいのかもしれません。

では、本当に総務は暇な仕事なのでしょうか。

総務・採用・情シスなどバックオフィスの仕事を10年以上経験してきた私なりに考えてみます。

結論、総務は「暇」というより「安定している」

私自身は、総務を単純に「暇な仕事」だとは思っていません。

どちらかというと、

仕事量を安定させやすい仕事

だと思っています。

たとえば営業や物流、製造、現場系の仕事では、

「午前中に受注が集中する」

「今日中に出荷しなければならない」

「○時までに現場調査を終わらせなければならない」

など、自分ではコントロールできない時間軸で仕事が動くことがあります。

もちろん総務にも締切はあります。

突発的な仕事もあります。

ただ、比較的、

自分で仕事の順番を組み立てられる業務が多い

と感じています。

健康診断。

契約更新。

法定の届出。

社内行事。

設備管理。

規程の改定。

年間スケジュールがある程度分かっている仕事も少なくありません。

そのため、

「来月これがあるから今週から準備しておこう」

と前倒しできます。

タスクマネジメントができれば、仕事量を平準化しやすい。

これが外から見ると、

「総務って暇そう」

に見える理由の一つなのかもしれません。

そもそも総務の仕事は外から見えにくい

総務が暇そうに見える最大の理由は、

何をしているのか分かりにくいから

だと思っています。

営業なら分かりやすいですよね。

お客様と商談している。

電話している。

外出している。

売上という数字もあります。

製造なら、製品を作っています。

物流なら、商品を運んでいます。

では総務は？

PCを見ています。

……。

これだけでは何をしているのか分かりません（笑）

でも、そのPCでは、

就業規則を確認しているかもしれません。

新しいシステムを構築しているかもしれません。

契約書をチェックしているかもしれません。

BCPを作っているかもしれません。

来期の組織変更に向けた準備をしているかもしれません。

総務の具体的な仕事内容については、「総務の仕事内容とは？10年以上働いてわかった『本当の仕事』」で、私が実際に経験してきた業務を詳しく紹介しています。

総務には「言えない仕事」もある

もう一つ、総務の仕事が見えにくい理由があります。

それは、

まだオープンにできない情報を扱うことがあるからです。

会社によって担当範囲は違いますが、総務は経営層や人事、法務などに近い情報を扱うことがあります。

組織。

人事。

規則。

契約。

経営に関する情報。

社員から、

「最近何やってるんですか？」

と聞かれても、

今はまだ言えない。

という仕事もあります。

だから、

「色々です（笑）」

としか答えられないこともあります。

本人は結構忙しくても、周囲から見ると、

「ずっとPC見てるけど何やってるんだろう？」

となるわけです。

総務が暇なのは悪いことなのか？

私は、

総務が暇なこと自体は、必ずしも悪いことではない

と思っています。

なぜなら、総務が突然大忙しになるときは、

会社で何か起きている可能性があるからです。

設備が壊れた。

PCが動かない。

ネットワークが止まった。

社員が事故に遭った。

災害が発生した。

労務トラブルが起きた。

こうしたとき、総務は一気に忙しくなります。

逆に言えば、

設備が正常に動いている。

システムも動いている。

事故もない。

災害もない。

大きな社内トラブルもない。

必要な手続きも予定通り終わっている。

そんな状態なら、総務が落ち着いているのは当然かもしれません。

だから私は、

総務に余裕がある＝仕事をしていない

とは思いません。

むしろ、

会社が平常運転できている証拠

でもあります。

総務が本当に忙しくなる時期

もちろん、一年中ずっと安定しているわけではありません。

私の経験では、特に忙しくなりやすいのが、

長期休暇の前後と年度末

です。

年末年始。

ゴールデンウィーク。

夏季休暇。

社員の皆さんは、

「休みだぁ！！」

という感じかもしれません。

総務ももちろんうれしいです（笑）

でも、その前にやることがあります。

会社を安全に止めなければいけません。

会社を「休ませる」にも仕事がある

会社は、

「明日から休みなので、みんな帰ってください」

だけでは終わりません。

たとえば、

ゴミは残っていないか。

サーバーやシステムのメンテナンスは必要ないか。

セキュリティは問題ないか。

休暇中に何か起きた場合の緊急連絡先は決まっているか。

設備は安全か。

植栽があるなら、水やりはどうするのか。

長期間誰も出社しないなら、普段とは違うリスクがあります。

総務は、

会社を動かす準備だけでなく、会社を安全に止める準備

もします。

そして休暇が終われば、

今度は会社を正常に動かさなければいけません。

こうした仕事は社員からは見えにくいですが、総務にとって長期休暇前後は意外と忙しい時期です。

暇なとき、総務は何をすればいい？

では、本当に仕事が落ち着いたら何をするのか。

私は、

「前から気になっていたこと」をやる時間

にしています。

総務には、

緊急ではない。

今日やらなくても困らない。

でも、いつかやった方がいい。

そんな仕事がたくさんあります。

古いPCやスマホを処分する

たとえば、

昔使っていたPC。

古いスマートフォン。

使わなくなったサーバー。

「そのうち処分しよう」

と思いながら、倉庫に眠っていることがあります。

こうしたものを整理します。

もちろんPCやスマートフォンには情報が入っている可能性があるため、適切なデータ消去や処分方法も確認する必要があります。

契約内容を見直す

リース車両などの契約も確認します。

今の契約内容は適切なのか。

もっと良い条件はないのか。

使われていない契約はないか。

普段は、

「契約が正常に続いているから問題ない」

と後回しになりがちです。

時間があるときだからこそ見直せます。

オフィスを歩いてみる

これもおすすめです。

普段働いているオフィスを改めて見てみます。

会議室の椅子が汚れている。

キャスターが壊れている。

壁に傷がある。

使われていない備品が置かれている。

掲示物が古い。

「あれ、前から気になってたんだよな」

というものが意外と見つかります。

緊急ではありません。

でも、こうした小さな改善を積み重ねることも総務の仕事だと思っています。

「総務なのに暇で不安」という人にやってほしいこと

もし若手の総務担当者から、

「仕事が暇なんです。総務ってこんなものなんでしょうか？」

と相談されたら、

私は一つおすすめしたいことがあります。

シミュレーションをしてみてください。

たとえば、

明日、震度6強の地震が起きたら？

総務として最初に何をしますか？

社員の安否確認は？

誰が経営者に報告する？

会社に出社する？

それとも自宅待機？

就業時間外だったら？

電車が止まっていたら？

非常食は何日分ある？

賞味期限は大丈夫？

社用車で事故が起きたら？

社員から、

「社用車で物損事故を起こしました」

と電話が来ました。

何を指示しますか？

警察への連絡は？

保険会社は？

リース会社は？

会社への報告は？

相手方への対応は？

すぐ答えられるでしょうか。

社員が仕事中に怪我をしたら？

救急車を呼ぶ？

病院は？

上司への報告は？

家族への連絡は？

労災は？

総務として、正しい初動を指示できるでしょうか。

こうやって考えていくと、

総務に本当の意味で「何もすることがない時間」は意外と少ない

と思います。

暇な総務ほど「有事の準備」をしておく

総務は不思議な仕事です。

何も起きていないと、

「暇そう」

に見えます。

でも、何か起きた瞬間、

「総務さん、どうすればいいですか？」

と人が集まってきます。

だから平時に準備します。

地震が起きたらどうする。

台風が来たらどうする。

事故が起きたらどうする。

システムが止まったらどうする。

社員が怪我をしたらどうする。

想定できることは、事前に想定する。

そして、

総務としての初動や会社としての方針を、あらかじめ関係者と打ち合わせておく。

これが大切です。

総務に向いている人の特徴については、「総務に向いている人・向いていない人」でも詳しく紹介しています。

総務は「暇」ではなく、余白をつくれる仕事

私は総務を、

暇な仕事というより、安定させやすい仕事

だと思っています。

自分でタスクを管理する。

期限から逆算する。

仕事を前倒しする。

トラブルを事前に想定する。

そうすることで、余裕を作ることができます。

そして、その余裕は悪いものではありません。

むしろ総務には、

余白が必要だと思っています。

なぜなら会社で何か起きたとき、対応するのが総務だからです。

普段から予定をぎっしり詰め込んでいたら、突発的なトラブルに対応できません。

何も起きていない。

仕事も予定通り進んでいる。

総務に少し余裕がある。

それなら、

会社としては良い状態なのかもしれません。

ただし、その時間に何もしなくていいわけではありません。

オフィスを見渡す。

古い契約を見直す。

備品を整理する。

そして、

「もし明日、何か起きたら？」

と考えてみる。

総務の仕事は、問題が起きてから始まるのではありません。

何も起きていないときに、何かが起きたときの準備をする。

それも総務の大切な仕事だと思っています。

オフィス勤務が中心で、営業のような売上ノルマや外回りも少ない。確かに、外から見ると「楽そうな仕事」に見えるかもしれません。

では、総務は本当に楽な仕事なのでしょうか。

総務・採用・情シスなどバックオフィスの仕事を10年以上経験してきた私の結論は、

「営業と比較すれば楽だと感じる。ただし、楽＝簡単な仕事ではない」です。

この記事では、総務が楽そうに見える理由と、実際に働いて分かった大変な部分を、実体験から紹介します。

総務は楽な仕事？結論、私は営業より「楽」だと思う

これは職種や会社によって大きく違うので、あくまで私個人の主観です。

それでも、営業職と比較するなら、私は総務の方が働きやすいと感じています。

理由の一つは、

売上ノルマが基本的にないことです。

営業であれば、

「今月あといくら売らなければならない」

「目標まであと何件契約が必要」

と数字を追うことがあります。

総務には基本的に、そのような売上目標はありません。

また、社外のお客様を直接担当する機会も営業ほど多くないため、お客様からクレームを受けることも比較的少ないです。

そして、基本的にはオフィスワークです。

夏の暑い日に外を歩き回ることも、それほどありません。

だから、

「営業と総務、どちらが楽ですか？」

と私が聞かれたら、

「私は総務の方が楽だと思います」

と答えます。

ただし、ここからが大事です。

総務が「楽そう」と言われる理由｜オフィス勤務が中心

夏になると、ときどき言われることがあります。

「総務は涼しい部屋にいられていいよな」

これについては、

半分正解ですし、半分異議ありです（笑）

確かに涼しいです。

外回りをする営業職や、暑い現場で働いている方と比べれば、身体的には恵まれた環境で仕事をしていると思います。

ただ、私はこう思っています。

総務は体から汗をかくことは少ないですが、脳みその汗をかいています。

総務は「考える仕事」が非常に多いからです。

総務は「頭脳労働」の側面が強い

たとえば、会社の規則を一つ作るとします。

単純に文章を書けば終わりではありません。

法律上問題がないか。

すでに存在している就業規則や社内規程と矛盾しないか。

実際に社員が運用できるルールなのか。

例外が発生した場合はどうするのか。

さまざまな角度から確認します。

一つの文章でも、

「この書き方をしたら、こう解釈される可能性があるな」

と考えることがあります。

総務の仕事には、表からは見えない「考える時間」がかなりあります。

社内システムも「簡単そうに見える」までが大変

私はこれまで、原価管理システムやkintoneなどの導入にも関わってきました。

システムを作るときに意識していることがあります。

それは、

社員ができるだけ直感的に使えること。

いわゆるUI、ユーザーインターフェースです。

理想は、詳しいマニュアルを読まなくても、

「たぶんここを押せばいいんだな」

と分かることです。

しかし、利用する社員から見て「簡単なシステム」を作るためには、裏側でかなり細かく設計する必要があります。

たとえば社員コード一つでもそうです。

適当に、

0001

0002

0003

と振ればいいとは限りません。

後からデータを集計するときはどうするのか。

人事異動があったらどうなるのか。

組織変更があっても正しく集計できるのか。

将来的に社員が増えても使えるのか。

いろいろ考えて設計します。

表面上は、

「ボタンを押すだけ」

のシステムかもしれません。

でも、そのボタン一つを簡単にするために、裏側ではかなりの仕組みや工夫が施されています。

そして、どれだけ立派なシステムを作っても、

社員に使ってもらえなければ意味がありません。

これも総務や情シスの難しいところです。

総務の具体的な業務については、「総務の仕事内容とは？10年以上働いてわかった『本当の仕事』」でも詳しく紹介しています。

総務は「間違えられない仕事」が意外と多い

総務が楽そうに見えるもう一つの理由は、

成果や仕事の難しさが外から見えにくいこと

だと思います。

たとえば勤怠管理。

社員から見れば、

「出勤時間と退勤時間を集計する仕事」

に見えるかもしれません。

でも実際には、それほど単純ではありません。

時間外労働とは何なのか。

休日労働をどう扱うのか。

法定休日と法定外休日の違い。

振替休日と代休の違い。

似たような言葉でも、意味や扱いが異なります。

そして勤怠データは、

社員の給与に直接影響します。

間違えてはいけません。

もちろん誤りがあれば訂正や精算が必要になりますが、「来月直せばいいから適当でいい」という仕事ではありません。

社員や協力会社から問い合わせを受けたときにも、

「たぶんこうだと思います」

ではなく、根拠を確認したうえで回答する必要があります。

そのためには、日頃から法律や制度、社内ルールについて情報を集めておく必要があります。

だから私は、

総務は「楽そうで、楽ではない仕事」

だと思っています。

総務は楽ではない？実際に大変だった仕事

総務を10年以上経験していると、さまざまな仕事があります。

その中から、特に印象に残っているものをいくつか紹介します。

150人を対象にした個人情報・コンプライアンス研修

社員約150人を対象に、個人情報とコンプライアンスに関する研修を実施したことがあります。

資料を作る。

会場を準備する。

現地参加とオンライン参加の両方に対応する。

参加者を管理する。

研修後のアンケートを回収する。

150人規模になると、

「当日考えればいい」

では対応できません。

オンラインに接続できなかったら？

音声が聞こえなかったら？

参加できない社員がいたら？

アンケートを提出しない人がいたら？

起こりそうなトラブルを事前に考えます。

私がこうした仕事で意識しているのは、

想定できるトラブルはできるだけ事前に予測して、「想定内」で終わらせること。

何もトラブルが起きなければ、

「普通に研修が終わった」

だけに見えます。

でも、その「普通」を作るために準備するのが総務の仕事でもあります。

年末調整は毎年大変

年末調整の時期も大変です。

期限までに必要な書類を集めなければなりません。

そのため、かなり余裕を持って社員に案内します。

それでも、

出張している。

休んでいる。

書類を忘れた。

まだ提出していない。

毎年、何かしらあります。

そのため、

「○日までにお願いします」

「締切が近づいています」

「まだの方は提出してください」

と何度もリマインドします。

そして社員の年末調整ばかり気にしていると、

自分自身の年末調整を忘れそうになります。

これ、総務あるあるだと思っています（笑）

健康診断も人数が増えるほど大変になる

健康診断も同じです。

社員数が少なければ管理できます。

でも人数が増えると、

誰が受診したのか。

誰がまだ受診していないのか。

期限はいつなのか。

結果は届いているのか。

必要な対応はされているのか。

管理する情報が一気に増えます。

総務にはこうした、

一つひとつは小さく見えても、人数が増えると一気に難しくなる仕事

がたくさんあります。

それでも総務は「働きやすい仕事」だと思う

ここまで読むと、

「やっぱり総務って大変なのでは？」

と思うかもしれません。

もちろん大変なことはあります。

それでも私は、総務は比較的働きやすい仕事だと思っています。

理由は、

自分でスケジュールをコントロールしやすい仕事が多いからです。

もちろん突発対応もあります。

PCが突然壊れる。

設備に不具合が起きる。

社員から急な問い合わせが来る。

そういったこともあります。

ただ、年間で発生する業務の中には、

健康診断。

年末調整。

契約更新。

法定の届出。

社内行事。

など、ある程度時期が分かっている仕事も多くあります。

そのため、

期限から逆算して早めに動く

ことができます。

私はできるだけ期日に余裕を持つようにしています。

余裕があれば、

確認する時間が取れる。

ミスを見つけられる。

漏れにも気づける。

急な仕事が入っても対応できる。

結果的に仕事が安定します。

この「自分で仕事を組み立てやすい」という部分は、総務の働きやすさだと思います。

総務への転職を考えている方は、まず「総務に向いている人・向いていない人」も確認してみてください。

「総務は楽そうだから転職したい」はおすすめしない

もし、

「総務って楽そうなので転職したいです」

と言われたら、私はこう伝えます。

確かに働きやすい部分はあります。でも、仕事の相性はかなりあります。

総務は基本的にデスクワークです。

一日中座っていることも珍しくありません。

モニターを見る。

資料を読む。

法律を調べる。

Excelを触る。

システムを設定する。

文章を書く。

数字を確認する。

またモニターを見る。

そんな一日もあります。

「ずっと座っているのが苦痛」

「同じ場所にいるとすぐ飽きる」

「外に出て人と会っていたい」

という人には、あまり向いていないかもしれません。

逆に、

調べることが苦にならない。

細かいところが気になる。

仕組みを考えるのが好き。

自分でスケジュールを組み立てたい。

誰かを裏側から支えることが好き。

そんな人にとっては、総務はとても働きやすい仕事になる可能性があります。

総務に向いている人の特徴については、「総務に向いている人・向いていない人」で、私自身の経験をもとに詳しく紹介しています。

総務は「楽」だけど「簡単」ではない

「総務は楽ですか？」

私の答えは、

営業と比較すれば、私は楽だと思います。

売上ノルマは基本的にありません。

お客様から直接クレームを受ける機会も少ない。

オフィスで働くことが多い。

自分でスケジュールを組み立てやすい。

そういう意味では、総務は比較的働きやすい仕事だと思います。

でも、

楽であることと、簡単であることは別です。

法律を確認する。

規則を作る。

勤怠を正しく管理する。

社員が使いやすいシステムを作る。

150人が問題なく研修を受けられるよう準備する。

期限までに全員から書類を集める。

何か起きる前に問題を予測する。

表から見えないところで、ずっと考えています。

だから、

「総務は涼しい部屋にいられていいよな」

と言われたら、

私は笑いながらこう思います。

確かに涼しいです。

でも、

今日も脳みそには、けっこう汗をかいています。

そんな仕事が、総務です。

未経験から総務を目指している方は、実際に転職するために必要な経験や求人の見方を「未経験から総務に転職できる？」の記事で詳しくまとめています。