社用車管理で総務が確認すること｜車検・保険・運転者・事故対応を漏らさない台帳

総務をしていると、営業車や工事車両の管理も仕事になります。

ある日は、朝から社用車の点検案内を出していました。

車両管理で怖いのは、「誰かが覚えているだろう」で期限を管理することです。

車両台帳を作る

• 車両番号
• 車種
• 使用部署・主な使用者
• 購入・リース区分
• 車検期限
• 保険期間
• 点検時期
• 契約先・整備先

点検案内は早めに出す

営業車は日常業務で使われているため、直前に「明日点検です」と言っても調整できないことがあります。

車検・保険・リース期限を一つのカレンダーで見る

車ごとではなく年間一覧にすると更新漏れを見つけやすくなります。

利用者を把握する

誰でも自由に使える状態より、主担当や利用ルールを決めます。

給油カード・ETCも車両と紐づける

カードの所在が分からなくならないよう、車両番号とセットで管理します。

事故時の連絡先を車内にも置く

会社、保険会社、警察、社内担当など、緊急時に確認できるようにします。

修理・傷の履歴を残す

いつ、どこを修理したか残しておくと、次回点検時や売却時にも役立ちます。

退職・異動時に利用者情報を更新する

車両台帳だけ古い担当者のまま、という状態を防ぎます。

点検を総務だけの仕事にしない

日常的に使う社員にも、異音や警告灯、傷など気づいた点を早めに連絡してもらいます。

まとめ

社用車管理では、車両・期限・利用者・カード・点検・事故対応を一つの台帳で追える状態にすると漏れを減らせます。

契約書管理もリース・保険更新に関連して参考になります。