就活メールの書き方｜採用担当に伝わる件名・本文・返信の基本
就活メールを書くとき、「敬語を間違えたら落ちるのでは」と不安になる学生は多いと思います。
採用担当として実際にメールを受け取る側からすると、最も助かるのは誰から、何について、どうしてほしい連絡なのかがすぐ分かるメールです。
就活メールは「美しい文章」より用件が分かること
採用担当は、説明会、面接日程、応募書類、社内調整など複数の学生と同時にやり取りしています。
長い前置きより、用件が明確な方が確認しやすくなります。
件名だけで用件を分かるようにする
「ご連絡」「質問です」だけではなく、具体的にします。
- 一次面接日程のご連絡
- 会社説明会欠席のご連絡
- 面接日程変更のお願い
- 合同企業説明会のお礼
必要に応じて大学名・氏名を付けても構いません。
最初に自分が誰かを名乗る
大学名、氏名、何の選考に参加しているかを書けば、採用担当が応募者情報を探しやすくなります。
結論を先に書く
日程変更なら「変更をお願いしたい」、参加なら「〇日の面接に参加します」と最初に伝えます。
事情説明はその後で十分です。
面接日程の返信は候補を分かりやすくする
企業から複数候補を求められたら、日付と時間を箇条書きで出します。
「いつでも大丈夫です」より、具体的な候補がある方が企業側も調整しやすくなります。
返信を忘れていたら、気づいた時点で返す
返信が遅れたからといって、さらに何日も放置する方が問題です。
遅れたことを簡潔に詫び、必要な回答を伝えます。
欠席・遅刻・日程変更は早めに連絡する
体調不良や交通機関の影響など、予定どおり参加できないことはあります。
企業側が困るのは、開始時刻を過ぎても連絡がなく状況が分からないことです。
分かった時点で、メールまたは案内された連絡方法で伝えてください。
合同企業説明会で個別に話した場合のお礼
名刺をもらい、個別に質問へ丁寧に答えてもらった場合は、必要に応じて簡単なお礼を送っても構いません。
長文にする必要はなく、どの話が印象に残ったかを一つ入れるだけで十分です。
新卒の企業説明会は何を見る？も参考にしてください。
お礼メールは必須ではない
面接後に必ずお礼メールを送らなければ評価が下がる、という前提で考える必要はありません。
送る場合も、評価を上げる目的で長文を書くより、時間を取ってもらったことへのお礼を簡潔に伝えます。
内定辞退もメールを放置しない
辞退すること自体より、返答期限を過ぎても連絡がない状態の方が採用側は困ります。
意思が固まったら、企業から指定された方法で早めに伝えます。
新卒の内定承諾・内定辞退も参考にしてください。
会社名・担当者名のコピペミスに注意する
複数社とやり取りしていると、別企業の名前が残ることがあります。
送信前に、宛先、会社名、担当者名、添付ファイルを確認します。
添付ファイルは「付けたつもり」を防ぐ
履歴書や指定書類を添付する場合は、本文を書き終えたあとに一度添付を確認します。
ファイル名も「履歴書_氏名」のように、採用担当が見て分かる名前にすると扱いやすくなります。
難しい敬語を無理に使わなくていい
敬語が多少ぎこちなくても、意味が伝わり、相手への配慮があれば大きな問題にはなりません。
無理に難しい表現を使って意味が分からなくなるより、短く丁寧に書く方が伝わります。
就活メールの基本構成
- 件名
- 宛名
- 大学名・氏名
- 用件・結論
- 必要な補足
- お礼
- 署名
この順番を覚えておけば、多くの連絡に対応できます。
まとめ
就活メールは文章力を競うものではありません。
誰から・何の連絡で・相手に何を確認してほしいかを短く伝えることが大切です。
採用担当側も学生に完璧なビジネスメールを求めているわけではありません。迷ったら、相手が読んですぐ行動できる文章になっているかを確認してください。
新卒面接のマナーもあわせて確認できます。
