備品管理を総務がラクにする方法｜在庫切れ・買いすぎを防ぐ発注ルール

備品管理というと、「減ったら買うだけ」と思われがちです。

でも、会議室管理や来客が多い時期は消耗品が想像以上に早く減ります。

ボールペン1本でも、なくなると契約書にサインできない、メモが取れない、宅配便の受領ができない。地味ですが業務を止めることがあります。

Contents

備品を重要度で分ける

コピー用紙、封筒、筆記具、清掃用品など、なくなったときの影響で分けます。

私はよく使う備品は少し余裕を持って在庫を持つようにしています。

「残り何個になったら発注するか」を決めると担当者の感覚に頼りません。

同じ物が複数の棚へ分散すると、実際の在庫数が分からなくなります。

複数人が自由に発注すると二重購入が起きやすくなります。

来客、会議、採用、繁忙期など、備品が減りやすいタイミングを記録します。

安い物でも毎月大量に使えば年間費用は大きくなります。

単純な消費なのか、各部署で余分に保管しているのか、規格変更で使われなくなったのかを見ます。

長期間使っていない備品、旧規格品、重複在庫を整理します。

管理しすぎて社員が毎回総務へ聞きに来ると別の工数が増えます。

日常品と管理品を分けます。

総務として在庫棚を確認するとき、単純に「少なくなったから買う」だけではありません。

私が見るのは、どれくらいのペースで減っているか、どの部署がよく使うか、代替品があるか、価格が上がっていないかです。

実際、夕方に在庫棚を確認しながら、ボールペンやコピー用紙を発注することがあります。どちらも高額な備品ではありませんが、なくなると確実に仕事へ影響します。

一方で、使用頻度が高く、切らすと困るものは少し多めに在庫を持つようにしています。逆に、ほとんど使わないものまで大量に持つ必要はありません。

私は備品を、価格だけでなく「なくなったときにどれくらい業務が止まるか」で見ています。

よく使うものだけ最低在庫を決め、使用量が少ないものは持ちすぎない方が管理しやすくなります。

備品管理をしていると、「ホチキスありませんか？」「この用紙ありますか？」と総務へ聞かれることがあります。

同じ問い合わせが何度も来るなら、在庫数だけでなく、保管場所が分かりにくい可能性もあります。

在庫切れを防ぐだけでなく、必要な人が迷わず取れる状態を作ることも備品管理の一部だと思っています。

備品管理は、最低在庫・発注点・保管場所・使用量・棚卸しを決めると、在庫切れと買いすぎを同時に減らせます。

総務のコスト削減も参考にしてください。