備品管理を総務がラクにする方法｜在庫切れ・買いすぎを防ぐ発注ルール

備品管理は地味ですが、ルールがないと「ないから急いで買う」「誰かが買ったのにまた買う」が繰り返されます。

総務としては、在庫を増やすより、なくなる前に分かる仕組みを作る方が重要です。

備品を種類で分ける

コピー用紙、文房具、清掃用品、封筒など、消費量と単価が違います。すべて同じ方法で管理する必要はありません。

最低在庫を決める

「残り何個になったら発注するか」を決めます。担当者の感覚だけにすると、発注時期がばらつきます。

保管場所を固定する

同じ物を複数の棚へ置くと在庫数が分かりません。置き場所を決め、社員にも周知します。

発注担当を一本化する

複数人が自由に発注すると重複しやすくなります。申請→総務発注などルールを決めます。

単価より年間使用量を見る

安い備品でも大量に使えば費用は大きくなります。月ごと、年ごとの使用量を見ると見直し対象が分かります。

定期的に棚卸しする

長期間使っていない備品、規格変更で使えない物、重複購入品を整理します。

まとめ

備品管理は、在庫表を細かく作るより、保管場所・最低在庫・発注担当を固定する方が効果的です。

総務のコスト削減は何から始める？も参考にしてください。